Покупка ТМЦ подотчетным лицом: бухгалтерский учет, налог на прибыль, НДС

Рассмотрим, как правильно отразить в бухучете приобретение товарно-материальних ценностей подотчетным лицом. И как это показать в налоговом учете + НДС.

Бухгалтерский учет

Согласно правилам бухгалтерского учета, авансовый отчет, поданный сотрудником (или другой документ, утвержденный предприятием), становится основанием для отражения операций в учете после утверждения руководителем предприятия.

Утверждение отчета подтверждает целесообразность и обоснованность понесенных сотрудником расходов.

Если сотрудник приобрел товары или услуги для нужд предприятия (включая использование собственных средств в командировке), авансовый отчет подается по форме, утвержденной Приказом Минфина № 841 (консультация из категории 109.14 ЗІР ГНС).

Ключевое условие возмещения расходов — наличие подтверждающих документов, предоставленных вместе с отчетом после завершения операции (например, расходов на командировку или выполнение поручения).

Дата отражения подотчетных покупок в учете

• Подотчетные покупки обычно отражаются в учете на дату утверждения авансового отчета.
• До утверждения отчета предприятие не имеет оснований для признания расходов, так как отсутствуют документальные подтверждения факта приобретения активов или услуг.

Налог на прибыль

В налоговом учете расходы на подотчетные покупки учитываются при формировании бухгалтерского финансового результата, который является базой для расчета налога на прибыль.

• Специальных корректировок по подотчетным расходам Налоговый кодекс Украины (НКУ) не предусматривает.
• Эти расходы включаются в финансовый результат в общем порядке.

НДС

Условия для налогового кредита (НК) по НДС

Входящий НДС по подотчетным покупкам можно включить в налоговый кредит при выполнении следующих условий:

1. Наличие зарегистрированной налоговой накладной (НН) или ее заменителя (пп. 198.6, 201.11 НКУ).
2. НН должна быть выписана на предприятие-покупателя.

Рекомендации налоговиков

Налоговый кредит рекомендуется отражать на дату подачи авансового отчета сотрудником (консультация из категории 101.13 ЗІР ГНС), поскольку обычно товары или услуги поступают на предприятие вместе с отчетом и первичными документами.

Нетипичные случаи

• Если товары и первичные документы поступают раньше, чем авансовый отчет, а НН уже зарегистрирована, предприятие может признать НК.
• В отдельных случаях налоговики разрешали признавать НК до получения товаров (например, если товары в пути, письмо ГУ ГФС в г. Киеве от 11.05.2018 № 2094/ІПК/26-15-12-01-18).

Предостережение:

Не рекомендуется отражать НК до подачи авансового отчета без получения индивидуальной налоговой консультации (ИНК).

Налоговый кредит при оплате корпоративной картой

НК можно признать на дату оплаты с корпоративной карты, то есть по первой событии — списанию средств с банковского счета плательщика (п. 198.2 НКУ).

ВЫВОДЫ

1. Бухгалтерский учет: Расходы по подотчетным покупкам признаются после утверждения авансового отчета и получения подтверждающих документов.
2. Налог на прибыль: Подотчетные расходы включаются в финансовый результат без специальных корректировок.
3. НДС: Налоговый кредит отражается при наличии зарегистрированной НН, обычно на дату подачи авансового отчета.