Заява-розрахунок і Повідомлення про виплату лікарняних: нові правила від ПФУ у 2025 році вже діють!
📝 Пенсійний фонд України змінив порядок подання та обробки заяв-розрахунків і повідомлень про виплату страхових коштів. Тепер доведеться враховувати нові статуси, оновлені технічні вимоги до сканів документів і скорочені строки обробки.
Помилка або запізнення можуть призвести до затримки фінансування лікарняних і декретних, а в окремих випадках — навіть до позапланової перевірки.
🗂️ Порядок фінансування страхувальників від ПФУ: нарешті дочекалися
Що змінює постанова ПФУ № 28-1
Документ: постанова ПФУ від 19.08.2025 № 28-1
Набирає чинності: з дня опублікування
Постанова опублікована 07.11.2025 р. у виданні “Офіційний вісник України”, 2025, № 87.
📅 Отже, Постанова № 28-1 набрала чинності з 7 листопада 2025 року.
Постанова встановлює оновлені правила фінансування страхувальників за рахунок коштів соціального страхування — тобто тих, хто отримує кошти на виплату лікарняних, декретних, допомоги по вагітності та пологах.
Зміни стосуються двох ключових документів:
| Документ | Суть |
|---|---|
| Заява-розрахунок | Підстава для фінансування. Тепер має два окремі додатки: 1️⃣ для допомоги з тимчасової непрацездатності; 2️⃣ для допомоги по вагітності та пологах. |
| Повідомлення про виплату страхових коштів | Підтверджує виплату працівникам. У реквізиті 5 тепер потрібно зазначати РНОКПП (ідентифікаційний код) або серію й номер паспорта. |
Текст постанови ПФУ від 19.08.2025 № 28-1 можна скачати тут 👇
Вимоги до подання документів та сканкопій
💻 Подати заяву-розрахунок можна:
- у паперовій формі (з копією на електронному носії);
- або в електронному вигляді через портал ПФУ чи “Дію”.
🟡 Якщо дані у заяві не збігаються з державними реєстрами (наприклад, у реєстрі застрахованих осіб), необхідно додати скановані копії документів.
Технічні вимоги до сканів:
| Вимога | Пояснення |
|---|---|
| 📸 Формат | jpg або pdf |
| 🖨 Роздільна здатність | не менше 300 dpi |
| 🌈 Колір | кольорові копії обов’язково |
| 📄 Повнота | усі сторінки документа, серія і номер мають бути чітко видимі |
| 💾 Розмір файлу | не більше 1 МБ |
Порушення технічних параметрів може стати підставою для відмови у прийнятті заяви.
Чотири статуси заяви-розрахунку: як їх розуміти
🟢 Новий порядок вводить чотири статуси, за якими можна відстежувати рух заяви в системі ПФУ.
| Статус | Що означає | Дії бухгалтера |
|---|---|---|
| 1. Залишено без руху | Виявлено помилки або недостовірні дані. ПФУ надсилає повідомлення із зазначенням недоліків та строку їх усунення. | Уточнити, виправити і подати нову заяву-розрахунок. |
| 2. Прийнято | Документ перевірено, зауважень немає. | Чекати на фінансування — воно має відбутися протягом 3 робочих днів. |
| 3. Відмовлено | Виявлені грубі порушення (недостовірні дані, перешкоджання перевірці, нецільове використання коштів). | Можна оскаржити рішення в адміністративному або судовому порядку. Поновлення можливе після усунення причин. |
| 4. Оплачено | Кошти перераховано на рахунок страхувальника. | Протягом 30 календарних днів потрібно подати Повідомлення про виплату страхових коштів. |
⚠️ Якщо Повідомлення не надіслати протягом 3 місяців після зарахування коштів, ПФУ має право провести позапланову перевірку.
Строки подання та фінансування
| Етап | Строк |
|---|---|
| Подання заяви-розрахунку | не пізніше 5 робочих днів після рішення про призначення виплат |
| Фінансування ПФУ | протягом 3 робочих днів після присвоєння статусу «Прийнято» |
| Прийняття рішення про відмову | не пізніше 3 робочих днів після виявлення порушення |
| Подання Повідомлення про виплату | до 30 календарних днів від дати зарахування коштів |
Повернення невикористаних коштів
💰 Якщо після розрахунків залишились невикористані або надлишково отримані кошти, роботодавець повинен:
- повернути їх на рахунок ПФУ протягом 3 робочих днів;
- одночасно подати письмове пояснення з описом причин та сум.
Коли нові правила починають діяти
З моменту офіційного опублікування постанова № 28-1:
- скасовує дію старої постанови ФСС від 19.07.2018 № 12 (щодо фінансування матеріального забезпечення);
- скасовує і постанову ПФУ від 21.12.2022 № 28-3 (щодо соціальних послуг і страхових виплат).
Отже, відтепер діють єдині стандартизовані правила ПФУ щодо всіх видів соцвиплат — лікарняних, декретних, допомоги по нещасних випадках тощо.
Висновки
✅ Форми документів майже не змінилися, але порядок їх обробки став більш контрольованим і формалізованим.
✅ Заява-розрахунок тепер має окремі додатки для різних видів допомоги.
✅ Повідомлення про виплату подається швидше, із зазначенням податкового номера або паспорта працівника.
✅ Введено систему статусів, яка дозволяє відстежувати стан фінансування в реальному часі.
✅ Прострочка або помилка у сканах може призвести до затримки коштів або позапланової перевірки.