Бухгалтер, директор у відпустці: як підписувати електронну звітність?
У разі тимчасової відсутності керівника або головного бухгалтера (відпустка, декрет, лікарняний) податкову звітність в електронному вигляді все одно потрібно підписувати й подавати вчасно. Податкова деталізує, у якій послідовності накладаються кваліфіковані/удосконалені електронні підписи (КЕП/УЕП) і хто має право підпису, якщо директор чи бухгалтер тимчасово не працюють.
За матеріалами Бази знань ДПС, категорія 129.03
Тимчасово відсутній керівник (директор)
За наявності належним чином поданого до ДПС Повідомлення про надання інформації щодо КЕП/УЕП, де прописані особи з типами підпису «Директор» і «Бухгалтер», звітність підписують так:
Першим – КЕП головного бухгалтера.
Другим – КЕП особи, зазначеної у Повідомленні з типом підпису «Директор.
Третім – кваліфікована електронна печатка підприємства (за наявності).
Якщо строк дії КЕП особи із типом підпису «Директор» у Повідомленні закінчився, право підпису електронних документів втрачається до отримання нового КЕП і подання нового Повідомлення.
Тимчасово відсутній головний бухгалтер
У цьому випадку податкова звітність в е-формі підписується КЕП/УЕП керівника (директора) та електронною печаткою підприємства (за наявності).
Тобто на період відпустки/лікарняного головбуха директор може самостійно підписувати й подавати звітність (якщо це не суперечить внутрішнім правилам і немає інших обмежень), без обов’язкового залучення іншого бухгалтера.
Критичний момент: строк дії КЕП
Окремо ДПС наголошує: у разі закінчення строку дії КЕП/УЕП особи, зазначеної в Повідомленні з типом «Директор» або «Бухгалтер», ця особа втрачає право підпису е-документів. Поки не буде отримано новий сертифікат і подано нове Повідомлення, її підпис у системі е-документообігу не працює.
Вам будуть корисними статті «Дата первинки: коли можуть бути проблеми?» // «Податки & бухоблік», 2025, № 90, «Директор у відпустку, відрядження чи на лікарняний: хто за нього?» // «Податки & бухоблік», 2024, № 51, «Відправляємо директора або головбуха у відпустку: що врахувати?» // «Податки & бухоблік», 2024, № 33.
