Оформили електронну ТТН – паперова не потрібна?
Електронна товарно-транспортна накладна поступово набуває статусу повноцінної альтернативи паперовій формі при вантажних перевезеннях. Це породжує цілком практичне запитання для перевізників і водіїв: чи потрібно, маючи належним чином оформлену е-ТТН, додатково роздруковувати її паперовий примірник і возити з собою під час перевірок на дорозі?
Роз’яснення Мінінфраструктури базується на Порядку № 1491, який визначає роботу державної Системи е-ТТН: якщо електронну ТТН оформлено з дотриманням вимог цього Порядку і документ успішно зареєстровано в Системі, водій не зобов’язаний мати при собі її паперовий примірник чи копію. Під час перевірки водій лише пред’являє е-ТТН у візуальній формі — наприклад, відкриває накладну на смартфоні, планшеті або іншому електронному пристрої. Після цього інспектор Укртрансбезпеки перевіряє відповідність і статус документа безпосередньо в державній Системі е-ТТН через свій електронний кабінет. Для пошуку та перевірки достатньо державного номерного знака транспортного засобу. Таким чином, вимога надати паперову копію належним чином зареєстрованої е-ТТН законодавством не встановлена.
Цікаво, що таку можливість узаконили вже майже рік тому. Про це ми розповідали у статті «Е-ТТН: узаконено можливість роботи без паперової копії» // «Податки & бухоблік», 2025, № 101.
Важливо чітко розуміти різницю між електронною ТТН, паперовою ТТН та паперовою копією е-ТТН.
Електронна ТТН у розумінні Порядку № 1491 — це накладна, створена в електронному вигляді та зареєстрована в державній Системі. Лише в цьому випадку вона вважається офіційною е-ТТН, яку можна показувати інспектору на екрані. Якщо ж товарно-транспортну накладну сформовано лише у внутрішній комерційній системі електронного документообігу підприємства, але її не зареєстровано в державній Системі, такий документ не набуває статусу е-ТТН у розумінні законодавства.
Паперова ТТН — це окремий формат документа, традиційно оформлений у паперовій формі відповідно до Правил перевезень вантажів автомобільним транспортом № 363. Вона може використовуватися замість е-ТТН, якщо підприємство працює в паперовому форматі або якщо відбулася технічна проблема з електронною реєстрацією.
Законодавство також передбачає особливий режим дій, коли е-ТТН створено, але з технічних причин її не вдалося зареєструвати в державній Системі (наприклад, через збій зв’язку, відсутність електропостачання або інші перешкоди). У такій ситуації замовник або вантажовідправник може роздрукувати електронну ТТН і підписати її. Після цього документ фактично набуває статусу паперової ТТН і повинен відповідати вимогам Правил № 363 щодо форми та змісту. Для дорожніх перевірок у цьому випадку саме паперова накладна й буде тим документом, який пред’являється інспектору.
Відповідальність за реєстрацію е-ТТН у державній Системі, а також за контроль її статусу покладається на перевізника та інших учасників транспортного процесу. Перед виїздом у рейс перевізник повинен переконатися, що електронна накладна успішно зареєстрована і має чинний статус, або, у разі неможливості реєстрації, забезпечити наявність правильно оформленої паперової накладної.
Електронна та паперова форми ТТН мають однакову юридичну силу за умови, що кожна з них оформлена відповідно до встановлених для неї вимог.
