Акт наданих послуг: важливі аспекти та приклад складання

Акт наданих послуг – це важливий документ. Насамперед він слугує для підтвердження реальності операції. Тому важливо правильно його скласти. Сьогодні розглянемо головні аспекти цього процесу.

Акт – первинний документ

Мета акта – підтвердити господарську операцію, чітко ідентифікувати її суть, учасників тощо. Адже за договором надання послуг одна сторона (виконавець) зобов’язується надати послугу, що споживається в процесі певної дії або діяльності (ст. 901 Цивільного кодексу України). Інша сторона (замовник) зобов’язана оплатити цю послугу.

Типової форми акта законодавством не передбачено, тому суб’єкти господарювання (СГ) складають його в довільній формі.

Але для визнання його первинним документом (який підтвердить реальність операцій) документ має відповідати важливим умовам:

1. Містити обов’язкові реквізити, передбачені ст. 9 Закону про бухоблік № 996 і п. 2.4 Положення про документальне забезпечення записів у бухобліку № 88.
2. Підтверджувати реальну господарську операцію.

Акт, що оформлений формально і не підтверджує реальної операції, не визнається первинним документом. У разі перевірки це може призвести до:

• невизнання витрат;
• донарахування податків;
• штрафів згідно з п. 44.1 ПКУ.

Саме тому слід знати і пам’ятати, що податківці перевіряють операції на реальність. Як помічник у них є Методичні рекомендації з листа ДФС від 16.05.2016 № 16872/7/99-99-14-02-02-17. Тож давайте розглянемо, які методи визначення нереальних операцій використовують фахівці ДПС.

Методи виявлення нереальних операцій

Контролюючі органи аналізують, чи є операція реальним постачанням послуг. Основні критерії реальності:

1. постачальник послуг має трудові та матеріальні ресурси;
2. документи відповідають змісту операції;
3. інформація в акті не є загальновідомою або беззмістовною.

Ознаки фіктивності угоди:

1. Постачальник не здійснює відповідну господарську діяльність (наприклад, не подає відповідну статистичну або податкову звітність).
2. Відсутні підтвердження ресурсів для надання послуг.
3. Опис послуг є декларативним і не має господарської цінності.

Враховуйте це при складанні акта наданих послуг.

Форма складання акта

Як ми вже говорили, затвердженої форми акта наданих послуг немає. Його можна скласти в паперовій або електронній формі.

Електронний документ має юридичну силу, якщо:

• він містить усі обов’язкові реквізити;
• підписаний кваліфікованим електронним підписом (КЕП).

Електронний акт має свої особливості, зокрема дата складання визначається як дата в самому документі, незалежно від дати накладення КЕП. А датою відправлення документа вважається момент, коли документ уже може бути відкликаний.

Обов’язкові реквізити акта та правильність їхнього зазначення наведено в таблиці нижче. А на малюнку за нею – приклад складання акта наданих інформаційно-консультаційних послуг.

Обов’язкові реквізити акта та правила заповнення

Обов’язковий реквізит (ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік № 996)	Як заповнити
Назва документа	Акт надання послуг
Дата складання	Дата в тому звітному періоді, в якому послугу фактично надано. Якщо дата складання і надання послуги відрізняються, можна вказати обидві
Назва підприємства/підприємця	Найменування сторін (постачальника й одержувача) слід зазначати за даними ЄДР. Якщо це юрособа, вказують організаційно-правову форму (можна і скорочено) і назву підприємства. Для підприємців вказують ФОП і П. І. Б.
Зміст, обсяг і одиниця виміру госпоперації	Тут варто по максимум розписати суть наданих послуг. Це допоможе уникнути визнання їх нереальними. Одиницю виміру господарської операції визначають у грошовому та натуральних вимірниках (якщо можливо). Досить часто послуги вимірюються тільки в гривнях
Посади осіб, відповідальних за проведення госпоперації та правильність її оформлення	Підписують акт ті особи, які на це уповноважені. Тому тут мають бути вказані тільки вони. Наприклад, керівник, ФОП, бухгалтер тощо.
Особистий підпис або інші дані, що дозволяють ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні госпоперації	Підписуйте акт у робочі дні (щоб уникнути непотрібних запитань від контролерів). Поряд із підписом зазначають П. І. Б. підписанта або власне ім’я та прізвище. На електронний акт накладають електронний цифровий підпис. Якщо одна зі сторін відмовляється підписувати акт, про це зазначають у самому акті. визначити його недійсним може тільки суд

Особливі випадки

1. Транспортні послуги: разом з актом надання транспортних послуг складається товаро-транспортна накладна (ТТН).
2. Тривалі послуги (наприклад, оренда): акти оформляють періодично (місяць, квартал, півроку або рік) залежно від договору.
3. Акти в зовнішньоекономічній діяльності (ЗЕД): 1) Двомовний формат і переклад: акти, складені іноземною мовою, обов’язково перекладаються українською. 2) Перерахунок валюти: операції в іноземній валюті відображаються в гривнях за курсом НБУ на дату оформлення акта.

Рис. Приклад складання акта наданих інформаційно-консультаційних послуг

ВИСНОВКИ

• Акт наданих послуг – це первинний документ, якщо він складений згідно із законодавством і підтверджує реальну господарську операцію.
• Особливу увагу слід приділяти чіткості формулювань та відповідності змісту акта фактичній господарській діяльності.
• При використанні електронних документів важливо дотримуватися правил підписання.