Авансовий звіт на відрядження 2025: правила та приклад складання
Авансовий звіт після повернення з відрядження. Коли складати, як подати та в які строки – розкажемо і покажемо. А також маємо зразок заповнення та бланк для скачування.
Коли обов’язково складати авансовий звіт
Згідно з пп. 170.9.4 ПКУ, авансовий звіт обов’язковий у таких випадках:
1) Виникає оподатковуваний дохід:
- якщо працівник не повернув залишок невикористаних коштів;
- якщо добові перевищують неоподатковуваний ліміт (понад 0,1 мінімальної зарплати на день).
Також читайте статтю Як не оподатковувати добові 2025: граничні суми та документи
2) Використано готівку понад добові:
- неважливо, яким чином отримана готівка (з каси чи знята з картки);
- важливо, на що вона витрачена: якщо не лише на добові (а, наприклад, на проїзд, готелі тощо) — авансовий звіт обов’язковий.
Коли авансовий звіт НЕ потрібен?
❌ Авансовий звіт не подається, якщо:
- усі витрати працівник здійснює безготівково (наприклад, карткою);
- не виникає оподатковуваного доходу;
- готівка не витрачалася понад добові.
⚠️ Але навіть у цих випадках працівник має подати підтвердні документи, а керівник — їх затвердити. Без цього витрати не можна включити до бухгалтерського та податкового обліку.
Строки подання авансового звіту та підтвердних документів
🗓 Загальний строк – до кінця місяця, наступного за місяцем відрядження.
Наприклад:
Повернувся з відрядження 16.03.2025 — авансовий звіт і документи подати до 30.04.2025.
📅 Подовжений строк – якщо оплата проводилась платіжною карткою (особистою чи корпоративною) і списання коштів відбулося після повернення, — строк продовжується ще на один місяць.
Строки повернення коштів
| Тип витрат | Строк повернення |
|---|---|
| Без авансового звіту | До кінця місяця, в який мали подати підтвердні документи |
| З авансовим звітом | До або разом із поданням звіту |
📌 Мінфін поширює ці строки на всі форми розрахунків — готівкові та безготівкові.
Чи можна подавати авансовий звіт, якщо це не обов’язково?
✅ Так. Це допустимо і зручно, адже:
- полегшує облік для бухгалтера;
- упорядковує процедуру затвердження витрат керівником;
- дає чітку доказову базу для перевірок.
📌 Рекомендація: передбачити в Положенні про відрядження, що авансовий звіт подається завжди — незалежно від обставин.
Висновок для бухгалтера
| Питання | Відповідь |
|---|---|
| Чи завжди потрібен авансовий звіт? | Ні. Але краще мати, якщо були готівкові витрати або потенційно оподатковувані доходи |
| Коли точно потрібен? | Якщо: 1) є оподатковуваний дохід; 2) витрачена готівка не лише на добові |
| Коли не потрібно? | Якщо витрати — тільки добові, проведені безготівково, і не виникає доходу |
| Строк подання? | До кінця наступного місяця після відрядження |
| Строк повернення залишку? | До або разом з поданням звіту |
Корисна стаття на цю тему – Авансовий звіт щодо відрядження
Скачати бланк та заповнити бланк авансового звіту на відрядження можна тут.
