Бухгалтер за кордоном: як підписувати документи?

Бухгалтер працює дистанційно з-за кордону. Як він повинен підписувати документи (договори, накладні, звітність)?

Якщо бухгалтер знаходиться за межами України, він має право підписувати документи за допомогою кваліфікованого електронного підпису (КЕП). Відповідно до чинного законодавства, електронні документи прирівнюються до паперових за умови дотримання всіх встановлених вимог щодо їх оформлення та наявності необхідних реквізитів.

Для впровадження такої системи необхідно забезпечити електронний документообіг на підприємстві. Це передбачає розробку внутрішнього Порядку ведення електронного документообігу з урахуванням специфіки діяльності компанії та використання відповідного програмного забезпечення (наприклад, M.E.Doc, Вчасно або інші аналогічні сервіси).

📢 При цьому важливо пам’ятати, що всі учасники процесу, зокрема бухгалтер і директор, повинні підписувати документи за допомогою КЕП. Документація має бути повністю електронною або повністю паперовою – змішувати форми не можна. Оригіналом документа вважається саме електронний варіант, а роздрукована версія є лише його копією.

Виникає потреба передати повноваження підпису іншій особі, наприклад, начальнику фінансового відділу чи іншому відповідальному працівнику? Можна! За умови оформлення відповідних документів. Для цього необхідно:

• видати наказ про делегування права підпису;
• оформити доручення від імені керівника;
• внести відповідні зміни до посадової інструкції працівника;
• повідомити про зміну податкові органи.

Такі заходи дозволяють забезпечити безперервність ведення бухгалтерського обліку навіть у випадках, коли відповідальні особи знаходяться за межами України.