Чекліст для ФОПа: як оформити працівника чи родича

Якщо ви — ФОП і плануєте взяти на роботу родича чи іншого працівника маємо чіткий чеклист і відповіді на важливі питання, зокрема щодо військового обліку.

Які документи вимагати у працівника? 

Почнемо з документів при працевлаштуванні працівника.

Документи при працевлаштуванні:

• паспорт або інший документ, що посвідчує особу; 
• реєстраційний номер облікової картки платника податків;
• трудова книжка (у разі наявності) або відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб;
• у випадках, передбачених законодавством — документ про освіту (спеціальність, кваліфікацію), про стан здоров’я

А от заяву про прийом на роботу вимагати необов’язково.

Чи вимагати військово-облікові документи та вести військовий облік?

А тепер – про військовий облік. Чи треба ФОПу вимагати від майбутнього працівника – призовника, військовозобов’язаного чи резервіста  військово-облікові документи (такі як військовий квиток чи приписне посвідчення) під час прийняття працівника на роботу? 

Дивіться. Насправді такий працівник зобов’язаний надати військовий квиток або інший військово-обліковий документ при прийомі на роботу — так вимагає Кодекс законів про працю (ч. 1 ст. 24 КЗпП). В цій нормі є перелік документів, які потрібно надати працівнику при працевлаштуванні. І цей  перелік однаковий і для тих хто влаштовується до юрособи, і для тих, хто влаштовується до ФОП. 

Тому відповідь така: військові документи надати працівник зобов’язаний.

У той же час є одне але. Ніякої відповідальності за те, що ФОП такі документи не запитає, немає. Тому якщо шо, то ФОПу нічого не загрожує. 

Чи веде ФОП військовий облік?

Чи подає він списки призовників, військовозобов’язаних або резервістів до ТЦК?

Чи повідомляє ФОП ТЦК про прийняття або звільнення працівників?

❌ На всі ці три запитання відповідь – НІ. Такого обов’язку у ФОП немає. 

Йдемо далі. Усі необхідні документи від працівника ми отримали. Який крок наступний? Трудовий договір. 

Чи обов’язково оформлювати письмовий трудовий договір?

✅ Так, у деяких випадках, передбачених статтею 24 КЗпП, письмова форма трудового договору є обов’язковою. Один із таких випадків — коли роботодавцем виступає ФОП.

Щоправда, під час воєнного стану працівник і роботодавець мають право укладати трудовий договір усно. Однак ми все одно рекомендуємо укладати договір у письмовій формі — з практичних і правових причин.

До речі, реєструвати такий договір ніде не потрібно.

Чи можуть родичі допомагати ФОПу без укладання трудового договору?

❌ Ні, в Україні це заборонено. Ніхто, включаючи членів сім’ї ФОПа, не має права працювати у нього без трудового договору. Детально про цей момент ми розповідали у нашому відео, посилання на яке знайдете в описі. 

Чи можна укласти трудовий договір в електронній формі?

А ось щодо можливості укласти трудовий договір у електронній формі, то це дозволено. Головне, щоб на ньому були електронні підписи і працівника,  і ФОПа. 

Чи треба ФОПу видавати наказ про прийняття на роботу ? 

✅ Так, треба! Коли ФОП приймає працівника, потрібно видати наказ або розпорядження про прийняття на роботу. Працівник має його підписати, щоб підтвердити, що ознайомлений. Це вимагає стаття 24 КЗпП.

Навіть якщо ви домовилися усно, наказ все одно має бути.

Типова форма наказу (розпорядження) про прийняття на роботу № П-1 — наказ Держкомстату України від 05.12.2008 № 489.

Але ви можете трохи її змінити або зробити свій варіант, якщо хочете. Головне — щоб у наказі були всі обов’язкові реквізити, як у стандартній формі.

Чи треба повідомляти податківців про прийняття працівника? 

Ще один обов’язковий крок для роботодавця — це подати повідомлення про прийняття працівника на роботу. Подається воно за правилами, прописаними в постанові КМУ від 17.06. 2015 р. № 413.

Ось так воно виглядає. Повідомлення подають усі роботодавці без виключення.  ФОП – також, незалежно від того, приймають працівника за основним місцем роботи або за сумісництвом, на повну або неповну зайнятість. Коли його подавати? Повідомлення надсилаємо податківцям після формування розпорядження про прийом на роботу, але до фактичного допуску працівника до роботи. Зазвичай його подають напередодні першого робочого дня нового працівника.

Чи обов’язково заповнювати трудову книжку?

Заповнювати трудову книжку ФОП зобов’язан тільки на вимогу працівника. Якщо працівнику то не потрібно, то й ФОПу заморочуватись ні до чого. Але тут є одне суміжне питання. 

Якщо працівник вперше наймається на роботу і вимагає, щоб ФОП оформив йому трудову книжку. Чи можна відмовити працівнику?

Ні, не можна відмовити. ФОП зобов’язаний завести трудову книжку для працівника не пізніше ніж за 5 днів після його прийняття на роботу. Після внесення запису про прийом на роботу у трудову книжку, її потрібно повернути працівнику.

У працівника немає трудової книжки. Що робити?

А ось якщо у працівника немає трудової книжки, а потрібна інформація про трудову діяльність. Що робити в такій ситуації? У цьому випадку працівник може отримати інформацію про свою трудову діяльність з Реєстру застрахованих осіб. Ці дані можна замовити і завантажити через особистий кабінет на порталі Пенсійного фонду України. Важливо, що зробити це може лише сам працівник.