Чи буде штраф якщо не оновити номер телефону в ЄДР?

Новий номер телефону працівника чи підприємства: обов’язок оновлення даних у ЄДР та наслідки для працівників та роботодавців.

Дедлайн 13 серпня: що мають зробити роботодавці та працівники?

Чому важливо оновлювати контактні дані в ЄДР

З 13 серпня 2025 року набувають чинності зміни, передбачені Законом України від 01.05.2025 № 4412-IX. Однією з ключових новацій є посилення вимог до актуальності контактної інформації сторін трудових договорів.

Відповідно до ч. 3 ст. 7 Закону № 2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» кожна зі сторін трудового договору зобов’язана забезпечити можливість комунікації та невідкладно інформувати іншу сторону про зміну контактних даних (телефон, email тощо).

Також, згідно з п. 18 ч. 2 ст. 9 Закону № 755-IV «Про державну реєстрацію юридичних осіб, ФОП та громадських формувань», номер телефону та/або електронна пошта є обов’язковими реквізитами в ЄДР. Їх оновлення – це не рекомендація, а законодавчий обов’язок.

Що буде, якщо не оновити номер телефону в ЄДР

Прямих фінансових санкцій за Законом № 4412-IX не передбачено. Проте ч. 4 ст. 7 Закону № 2136 встановлює важливий наслідок:

якщо одна зі сторін трудового договору не оновила свої контактні дані, то будь-яка комунікація за останніми відомими реквізитами вважається належним виконанням обов’язку повідомлення.

Тобто, якщо працівник або роботодавець змінює номер телефону, але не вносить зміни до ЄДР і не повідомляє іншу сторону, всі листи, дзвінки чи повідомлення на старі контакти будуть вважатися законними і отриманими.

Висновки та поради бухгалтеру

• Оновлення номера телефону в ЄДР – це юридичний обов’язок для всіх суб’єктів господарювання та роботодавців.
• Невиконання цієї вимоги не тягне штрафу, але створює ризик відсутності належного зв’язку з контролюючими органами, контрагентами чи працівниками.
• Зміни слід вносити невідкладно, адже з 13.08.2025 року набирають чинності нові правила комунікації під час воєнного стану.
• Для уникнення непорозумінь варто паралельно оновлювати реквізити у всіх внутрішніх документах, договорах та у податковій.