Чи можна ознайомити працівника за наказом онлайн?
Дистанційне ознайомлення працівників із наказами: що дозволяє законодавство у 2025 році під час воєнного стану?
Норма закону
Стаття 29 Кодексу законів про працю України передбачає, що роботодавець може ознайомити працівників із наказами, розпорядженнями, повідомленнями та іншими документами, які стосуються їхніх прав і обов’язків, з використанням електронних комунікаційних мереж.
При цьому є дві ключові умови:
- у трудовому договорі має бути прямо передбачений такий спосіб ознайомлення;
- для підтвердження ознайомлення працівник накладає удосконалений електронний підпис (УЕП) або кваліфікований електронний підпис (КЕП).
Альтернативні способи ознайомлення
За згодою сторін у трудовому договорі можна передбачити інші способи ознайомлення (наприклад, через корпоративний месенджер або електронну систему документообігу). Але є виняток — певна інформація доводиться тільки під підпис.
Виняток: інформація, яка потребує особистого підпису
Тільки під власноручний підпис працівника доводиться інформація про:
- наявність на робочому місці небезпечних і шкідливих виробничих факторів, які ще не усунуті;
- можливі наслідки їх впливу на здоров’я;
- право на пільги та компенсації за роботу в таких умовах (відповідно до законодавства і колективного договору).
Що це означає для роботодавця та бухгалтера
Для впровадження дистанційного ознайомлення слід внести відповідні положення до трудових договорів або колективного договору.
Забезпечити працівників КЕП/УЕП (можна отримати у кваліфікованих надавачів електронних довірчих послуг).
Розробити внутрішню інструкцію про порядок ознайомлення працівників з документами онлайн.
Висновок
Так, дистанційне ознайомлення з наказами та розпорядженнями дозволене, але лише за умови, що це передбачено трудовим договором і підтверджується КЕП/УЕП. Виняток становить інформація про шкідливі чи небезпечні умови праці — її можна довести до відома лише особисто під підпис.
