Чи можна вести табель обліку робочого часу лише в електронному вигляді?

Ведення табелю обліку робочого часу лише в електронному вигляді – зручно, швидко та сучасно. Але чи можна обійтися без паперової версії?

Перш за все, варто згадати, що роботодавець зобов’язаний забезпечити достовірний облік виконуваної працівником роботи та бухгалтерський облік витрат на оплату праці. Цей обов’язок визначено статтею 30 Закону України «Про оплату праці» від 24.03.95 р. № 108/95.

Облік виконуваної роботи неможливий без обліку відпрацьованого робочого часу. Для цього використовують табель обліку використання робочого часу. Типова форма табеля (№ П-5) затверджена наказом Держкомстату від 05.12.2008 р. № 489.

Загальні правила ведення табеля

Форма табеля включає мінімальну кількість реквізитів та показників, рекомендованих для застосування. Зазначимо, що табель за формою № П-5 має рекомендаційний характер і складається з мінімально необхідних показників для заповнення форм державних статистичних спостережень. За необхідності цю форму можна доповнити іншими показниками, необхідними для обліку в установі. Також дозволено використовувати іншу форму табеля, за умови наявності первинного обліку показників щодо використання робочого часу, явок і неявок працівників, визначених формами державних статистичних спостережень з праці.

Табель відкривають щомісяця та заповнюють щодня на працівників структурного підрозділу, зазначаючи конкретну кількість фактично відпрацьованих (невідпрацьованих) годин.

Документ складають в одному примірнику за 2-3 дні до початку розрахункового періоду на підставі табеля за попередній місяць.

Включення працівника до табеля або виключення з нього (у зв’язку зі звільненням або внутрішнім переміщенням) здійснюють на підставі наказів (розпоряджень) про прийняття на роботу та про припинення трудового договору (контракту).

Відмітки в табелі про фактично відпрацьований час, причини неявок на роботу, роботу в надурочний час, скорочену тривалість робочого часу чи інші відхилення від нормальних умов роботи роблять лише на підставі належним чином оформлених документів щодо обліку особового складу. Це можуть бути накази про відрядження, надання відпустки, листки непрацездатності тощо.

Для відображення використаного робочого часу за кожен день у табелі відведено два рядки:

• верхній – для запису кількості відпрацьованих або невідпрацьованих годин за відповідними видами витрат робочого часу;
• нижній – для відмітки умовних позначень видів витрат робочого часу (надурочний, нічні години, робота у вихідні та святкові дні, відпустки, тимчасова непрацездатність, прогули, простої тощо).

У табелі фіксують і скорочений робочий час (наприклад, у передсвятковий день), і запізнення співробітників.

Ведення табеля обліку робочого часу лише в електронному вигляді можливе за умови дотримання всіх вимог щодо достовірності та повноти обліку, але при цьому слід враховувати, що електронні документи повинні бути належним чином захищені та відповідати нормативним вимогам щодо зберігання й обробки електронних документів.

Умовні позначення робочого часу в табелі

Умовні позначення відпрацьованого та невідпрацьованого часу (буквені та цифрові коди) наведено на титульному аркуші Табеля типової форми № П-5.

Табель ведеться протягом місяця, а наприкінці цього періоду в ньому підбивають підсумки щодо кількості годин, відпрацьованих кожним співробітником.

Табель складає уповноважений працівник, якого спеціально призначено наказом по установі.

Важливі моменти:

1. Посадова інструкція: Обов’язки щодо ведення табеля повинні бути зазначені в посадовій інструкції працівника, який несе персональну відповідальність за достовірність і правильність ведення табеля.
2. Підписи та перевірка: Заповнений табель підписує керівник підрозділу та перевіряє працівник кадрової служби.
3. Передача до бухгалтерії: Після перевірки табель передають до бухгалтерії для нарахування заробітної плати.

Частота заповнення табеля

Згідно зі статтею 115 КЗпП, заробітна плата виплачується працівникам регулярно в робочі дні у строки, встановлені колективним договором, але не рідше ніж два рази на місяць через проміжок часу, що не перевищує 16 календарних днів.

Відповідно, табель заповнюється двічі на місяць:

• за першу половину місяця — для нарахування авансових платежів;
• за весь місяць — для розрахунку заробітної плати за місяць.

Наприкінці місяця в табелі підраховують загальну кількість відпрацьованих днів і днів неявок на роботу.

Виправлення в табелі

Увага: виправлення та правки в табелі не допускаються.

Якщо табель заповнено і передано до бухгалтерії для розрахунку заробітної плати, виправлення в ньому вже не можна зробити. Проте на практиці часто виникають ситуації, коли необхідно відкоригувати дані, внесені до табеля. У таких випадках необхідно забезпечити правильність і повноту обліку з самого початку та уникати помилок під час заповнення.

Як внести правки?

1. Документальне підтвердження: Всі правки необхідно вносити тільки на підставі підтвердних документів.
2. Коригування в поточному місяці: Дані слід коригувати в поточному місяці, вказуючи період, за який їх коригують. Виправні дані слід вносити до окремого коригуючого табеля. У шапці документа зазначайте дату заповнення табеля та місяць (період), який коригуєте.
3. Передача в бухгалтерію: На підставі даних коригуючого табеля бухгалтер проведе коригування заробітної плати.

Електронний табель: що потрібно знати

Для ведення табеля в електронному вигляді необхідно дотримуватись норм Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 р. № 851-IV.

1. Електронний документ: Електронний документ – це документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа.
2. Збереження електронних документів: Електронні документи повинні зберігатися на електронних носіях у формі, що дозволяє перевірити їх цілісність. Оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов’язковими реквізитами, включаючи електронний підпис автора.
3. Цілісність документа: Для підтвердження цілісності електронного документа необхідно перевірити електронний цифровий підпис. Без такого підпису документ не вважається створеним та цілісним.

Умови для електронного табеля

Для складання табеля в електронному вигляді необхідно забезпечити:

1. Неможливість виправити інформацію, зазначену в табелі.
2. Наявність у табелі кваліфікованого електронного підпису відповідальних осіб.
3. Зберігання електронної форми табеля як мінімум протягом року.

Термін зберігання табеля

1. Загальний випадок: 1 рік (поз. 408 Переліку типових документів).
2. Працівники зі шкідливими умовами праці: 75 років (поз. 445 Переліку № 578/5).
3. Постраждалі внаслідок Чорнобильської катастрофи: 75 років (поз. 685 Переліку № 578/5).

Згідно з поз. 336 Переліку № 578/5, первинні документи, які стали підставою для записів у регістрах бухобліку та податкових документах, слід зберігати 3 роки, за умови завершення перевірки податковими органами або ревізії Держаудитслужбою. У разі спорів чи судових проваджень ці документи слід зберігати до ухвалення остаточного рішення.

Висновок

Табель можна вести одночасно в електронній та паперовій формі або лише в паперовій. Вести табель лише в електронній формі не можна.