Чи потрібна номенклатура справ?

Номенклатура справ — це обов’язковий документ для кожної юридичної особи. Вона являє собою систематизований список назв справ, що утворюються у процесі діловодства, із зазначенням строків їх зберігання. Таким чином, організація зберігання документів починається зі створення номенклатури справ.

Метою номенклатури є встановлення єдиного порядку формування справ в установі, незалежно від того, на якому носії зберігається інформація. Вона також полегшує облік, оперативний пошук документів, а також визначає строки їх зберігання. Номенклатура є основою для створення описів справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, а також для обліку тимчасових справ (до 10 років).

Складання номенклатури повинно відповідати вимогам Правил організації діловодства та архівного зберігання документів, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року №1000/5.

Номенклатура справ може будуватися на основі структурного або функціонального принципу:

• Структурний принцип застосовується в установах з чіткою структурою. У такому випадку розділами номенклатури є назви структурних підрозділів (канцелярія, кадровий відділ, плановий відділ тощо).
• Функціональний принцип використовується в установах без чіткої структури. Тут розділи відповідають функціям та напрямкам діяльності організації і розміщуються в порядку їх важливості (планування, фінансування тощо).

Номенклатура справ має бути розроблена до 15 листопада кожного року. Наприкінці року її обов’язково закривають підсумковим записом, який підписує керівник. Про наявність справ за рік звітує відповідальна за архів посадова особа.

Номенклатура справ судових установ щорічно переглядається, аналізується та уточнюється в листопаді-грудні. Документ підписується керівником і візується відповідальною за архів особою.