Чи потрібні документи на дохід ФОП на єдиному податку?

Сьогодні поговоримо про документи на дохід. Бо це питання залишається в тіні, в той час, як традиційно більше уваги приділяється документам на товар та на витрати ФОП. 

Принципово зрозуміти важливий нюанс. Дохід у ФОП — це зовсім не той класичний дохід за бухгалтерськими правилами. ФОП визнають дохід за касовим методом: тобто в момент отримання грошових коштів (готівкою або в безготівковій формі). Тобто коли ФОП отримав оплату (чи то готівкою, чи то безготівково), він записує ці доходи в обліковий регістр. І тут ви запитаєте, невже цього недостатньо? 

Насправді є і така позиція, що для ФОП-єдинників діють свої окремі правила обліку за ст. 296 ПКУ. І про первинні документи на дохід там — ані слова. Втім це для тих, хто ні в чому не звик поступатися фіскалам і готовий битися із ними у суді. 

Всім іншим слід виходити з того, що і податківці, і податковий комітет  ВРУ вважають інакше: документи на дохід ФОПам на єдиному податку все ж потрібні і посилаються на іншу норму —  п. 44.1 ПКУ. 

Лист Комітету ВРУ від 30.12.2021 № 04-32/10-2021/409504:

— «такі ФОП повинні підтверджувати факт включення або невключення певних доходів до загального складу доходу (стаття 292 Податкового кодексу України)»;

— документами, які підтверджують дохід ФОП, є документи, що підтверджують надходження коштів на поточний рахунок у банку або надходження готівкових коштів

До речі, Комітет прямо не каже про те, що у ФОП вся діяльність має бути перекрита первинкою, щоб податківці при перевірці мали можливість встановити, чи правильно ФОП облікував свій дохід.

На запис про отриманий дохід в обліковому регістрі та ЄП-декларації має бути документальне підтвердження.

 Комітет бачить це, як нам здається, в значно спрощеному варіанті: типу на запис про отриманий дохід в обліковому регістрі та декларації єдиноподатника  має бути документальне підтвердження. Це, власне, і буде виконанням вимог п.п. 44.1 ПКУ. 

А стосовно того, що це за документальне підтвердження, Комітет у згаданому листі наводить роз’яснення. Для кращого розуміння ми узагальнили їх у таблицю.

Як ФОП отримав дохід?	Яким первинним документом підтвердити?
На рахунок (безготівково)	Банківська виписка. Згідно з п. 63 Положення № 75* вона є первинним документом, який підтверджує факт зарахування коштів, якщо в ній зазначено: назву документа, дату його складання, П. І. Б. ФОП та найменування банку, зміст, обсяг та одиницю виміру кожної операції, а також особистий підпис особи, яка склала виписку.
* Положення про організацію бухгалтерського обліку в банках України, затверджене постановою Правління НБУ від 04.07.2018 № 75.

Якщо ФОП отримав дохід в безготівковій формі, який не проводиться через РРО/ПРРО (наприклад, отриманий за IBAN-реквізитами рахунку), то підтвердним документом є банківська виписка. 

Як ФОП отримав дохід?	Яким первинним документом підтвердити?
Готівкою, якщо ФОП використовує РРО/ПРРО	Звіти РРО/ПРРО
Готівкою, якщо ФОП не використовує РРО/ПРРО, але використовує РК з КОРО*	Записи в книзі КОРО (здійснені на підставі РК)
Готівкою, якщо ФОП не використовує ні РРО/ПРРО, ні РК з КОРО (звільнений, наприклад група 1)	Запис про доходи за місяць у Регістрі обліку доходів (довільної форми)
* Зареєстровані у податківців розрахункова книжка (РК), Книга обліку розрахункових операцій (КОРО)

Якщо ФОП отримав дохід готівкою і використовує РРО чи ПРРО, то підтвердними документами є звіти РРО та ПРРО. Якщо ФОП не використовує РРО, але використовує розрахункову книжку з книгою обліку розрахункових операцій, то підтвердними документами будуть записи в книзі КОРО, здійснені на підставі РК. Якщо ж мова про групу 1, то достатньо запису про доходи за місяць у регістрі обліку доходів (довільної форми).

Але ставити на цьому крапку зарано. Оскільки спрощенці не можуть займатися чим заманеться, а повинні здійснювати тільки ті виді діяльності, які попередньо внесли до Реєстру платників ЄП, податківці активно полюють на сторонні доходи. 

Тож дуже часто податківці однією лише випискою не задовольняються та вимагають документи, із яких видно, за що конкретно отримано відповідний дохід. Бо з виписки дійсно не завжди можна зрозуміти, хто і за що сплатив.

— договори з контрагентами;

— акти приймання-передачі виконаних послуг;

— накладні, ТТН; 

— рахунки-фактури (інвойси) тощо

Тож ми завжди рекомендували, окрім власне виписки, за можливості мати інші документи на безготівковий дохід, наприклад: договори з контрагентами; акти приймання-передачі виконаних послуг;  накладні, ТТН; рахунки-фактури (чи інвойси) тощо.

Ну, і нарешті такий практичний аспект — для тих, хто працює безготівково за авансовими рахунками і не оформлює накладні чи акти приймання-передачі робіт та послуг.

Такий рахунок, навіть оплачений, первинним документом не є. Втім вважаємо: якщо ФОП буде виписувати такі авансові рахунки, користь від цього все одно буде.

Зокрема, це допоможе доказати податківцям, що для оплати клієнтам надаються саме IBAN-реквізити банківського рахунку.

Отже, ми вважаємо:  якщо ФОП буде виписувати авансові рахунки замовникам, то це вже дасть певний захист від претензій податківців. При цьому в рахунку слід зазначати не абстрактного «кінцевого споживача», а саме дані платника, щоб було легше ідентифікувати, хто та за що сплатив. Бо клієнти не завжди зазначають реквізити рахунку в полі «призначення платежу».