Чи повинен ФОП на ЄП зберігати первинні документи?
Питання для ФОП на єдиному податку 1, 2 та 3 групи без ПДВ. Чи треба зберігати первинні документи у 2025 році під час воєнного стану: як довго, які штрафи?
У 2025 році питання зберігання первинних документів для ФОПів на єдиному податку першої, другої та третьої групи (без ПДВ) залишаються актуальними. Навіть якщо підприємець не веде облік витрат і не подає докладну звітність, обов’язок зберігати документи, що підтверджують дохід, не скасовано.
Які документи має зберігати ФОП-єдинник
Згідно з п. 296.1 ПКУ, ФОП 1 та 2 груп ведуть облік у довільній формі шляхом помісячного фіксування доходів. А ФОП 3 групи (без ПДВ) — облік доходів і витрат, окремо від сільськогосподарської діяльності.
🔍 Проте підставою для формування податкової звітності є первинні документи. Саме вони підтверджують:
- факт отримання доходу;
- право на застосування спрощеної системи;
- відсутність порушень, що могли б призвести до донарахувань.
Строки зберігання первинних документів
| Вид документів | Мінімальний строк зберігання | Норма ПКУ |
|---|---|---|
| Податкові документи, пов’язані з трансфертним ціноутворенням | 2555 днів (7 років) | п.п. 44.3.1 |
| Інші податкові документи (зокрема ФОП) | 1825 днів (5 років) | п.п. 44.3.2 |
| Інші документи, не зазначені вище | 1095 днів (3 роки) | п.п. 44.3.3 |
| Документи з інших законів під наглядом ДПС | 1095 днів (3 роки) | п.п. 44.3.4 |
📌 Початок обліку строку: з моменту подання звітності або останнього дня строку подання, якщо звіт не подано.
Що буде, якщо документи не зберігалися
📍 За незберігання первинних документів:
- 📎 1020 грн — перше порушення (п. 121.1 ПКУ)
- 📎 2040 грн — повторне порушення протягом року
❗ Виняток: штрафи не застосовуються, якщо документи підтверджують лише витрати на товари/послуги (а не дохід).
Спеціальні умови для територій бойових дій
🔸 Якщо ФОП працював на території активних бойових дій або тимчасово окупованій території, але втратив первинні документи, застосовується п.п. 69.28 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ:
- Підтвердження податкової інформації можливе альтернативно — без штрафів.
- Важливо обґрунтувати неможливість пред’явлення документів.
Висновки
- Так, ФОП-єдинники зобов’язані зберігати первинні документи на підтвердження доходів (у т.ч. акти, накладні, виписки банку, договори).
- Документи зберігаються від 3 до 7 років, залежно від типу.
- У разі перевірки відсутність первинки = штрафи.
- Винятки передбачені тільки:
- для документів, що стосуються витрат;
- для територій бойових дій (за підтвердженням неможливості зберігання).
📂 Консультація з категорії 107.01.06 ЗІР ДПС
