Ці помилки в табелі коштують вам штрафів — перевірте себе!

Які типові помилки в табелі обліку робочого часу можуть призвести до штрафів і як їх уникнути?

📋 Табель обліку робочого часу: важливий документ
📋 Табель обліку робочого часу: структура, умовні позначення, правила заповнення
📋 Табель обліку робочого часу: приклади заповнення
📋 Заповнюємо табель на відпускника

Табель обліку робочого часу — це як медкарта працівника на роботі. Тут важлива кожна позначка. Бо від нього залежить не лише зарплата і відпустки, а й… штрафи.

Сьогодні розберемо 5 найпоширеніших помилок у табелях, які можуть коштувати вам грошей, нервів і пояснень перед Держпраці.

Помилка 1. Не вести табель взагалі, бо у вас “маленьке підприємство”

Це — класика. Але навіть якщо у вас працює один працівник, і ви — ФОП, табель має бути!

Без нього — штраф:

• 1 мінімальна зарплата за ст. 265 КЗпП;
• 510–1700 грн адмінштрафу на посадову особу.

💡 Єдине виключення — якщо ви ведете облік робочого часу в інший спосіб і це можна довести.

Помилка 2. Один рядок у табелі на працівника—сумісника

Дуже часто кадровики плутають суміщення посад і внутрішнє сумісництво.
А це дві різні історії — і в табелі вони мають виглядати зовсім по-різному.

 📌 Суміщення — це коли працівник

• не укладає окремого договору, бо виконує іншу роботу в межах основної;
• є наказ, що він тимчасово виконує ще й інші обов’язки,
• і йому встановлено доплату.

Така робота виконується в межах основного робочого часу, тому в табелі — один рядок, за основною посадою. Бо це — не нове робоче місце, а додаткові обов’язки на своєму ж місці.

 А от внутрішнє сумісництво — це вже інша справа.

📌 Внутрішнє сумісництво:

• є окремий трудовий договір;
• окремий наказ про прийняття на роботу за сумісництвом;
• працює після основної роботи;
• зарплата нараховується окремо — пропорційно часу або виробітку.

Тому тут у табелі має бути два рядки: один — за основною посадою, другий — за сумісництвом. Інакше це — недостовірний облік. А далі вже можливі штрафи, або принаймні плутанина при перевірці, коли інспектор побачить, що облік не відповідає документації.

👆 Тож підсумуємо:

• Суміщення — один рядок.
• Сумісництво — два рядки.

Помилка 3. Не виправляти описки в табелі

Табель — це офіційний документ. Навіть якщо зарплата розрахована правильно, звичайні описки в табелі, які фактично ні на що не впливають — це вже підстава для інспектора зробити висновок: облік недостовірний.

В результаті навіть за правильного обчислення суми заробітної плати, контролери намагалися «повісити» на роботодавця штраф у розмірі 1 мінзарплати як за інші порушення трудового законодавства (абзац десятий ч. 2 ст. 265 КЗпП), а на його посадових осіб — адмінштаф (ст. 41 КУпАП).

Звісно, завжди можна звернутися до суду й оскаржити дії Держпраці (див, наприклад, постанову Верховного Суду від 11.07.2018 у справі № 821/789/17). Але навіщо вам той адреналін, якщо можна вже зараз зробити все красиво?!

Помилка 4. Табелювати виконання обов’язків колеги

Ця помилка трапляється частіше, ніж здається.  Наприклад, у вас Іванов —  аналітик. Але тимчасово він підхопив ще й обов’язки Петрова — інженера, який у відпустці.

📌 Що робити в табелі? Нічого зайвого!
Іванов працює в межах свого робочого часу — просто з додатковим навантаженням?
Тому в табелі жодних додаткових рядків!
Не потрібно вигадувати нові позиції, «другі посади» чи «тимчасові заміщення».

⚠️ У табелі фіксується тільки основна посада!

Помилка 5. Не табелювати дистанційників

Так, під час воєнного стану багато хто працює дистанційно — навіть з-за кордону.

Але це не означає, що табель можна ігнорувати! У Табелі відображайте фактично відпрацьований час згідно з режимом роботи установи та в межах нормальної тривалості (наприклад, 8 годин 5 днів на тиждень).

Чи завжди помилка в табелі — це автоматичний штраф?

Насправді — ні. Все залежить від того, яка це помилка і до чого вона призвела.

Якщо через помилку не нарахували працівникові виплати, які є держгарантіями, наприклад, мінімальна зарплата чи доплата за роботу в нічний час, то це

🔹 2 МЗП за кожного працівника

Якщо ж помилка свідчить про недостовірний облік робочого часу — навіть без впливу на зарплату

🔹1 МЗП (якщо це не повторно протягом року).

Але! Тут є приємний нюанс — частина 6 статті 265 КЗпП.

Вона дозволяє не накладати штраф, якщо роботодавець виконав припис Держпраці і усунув порушення у встановлений строк. Тобто, навіть якщо інспектор щось «відкопає» в табелі, у вас є шанс уникнути штрафу, якщо вчасно подати коригуючий табель і все виправити.

Єдине, що все ж «висить» — це адмінштраф на посадову особу: від 510 до 1700 грн. Його накладає вже суд. Але практика показує: якщо помилки незначні і виправлені — суд часто обмежується попередженням або мінімальним штрафом.

🔔 Тож висновок простий: ведіть табель уважно, перевіряйте його перед здачею і не бійтеся вносити виправлення. Це — краще, ніж потім спілкуватися з Держпраці у суді.