Де перевірити відскановану трудову книжку?
Як перевірити, чи відскановано трудову книжку працівника (інструкція для ФОП/роботодавця)?
Перевірка через портал ПФУ
- Зайдіть на сайт portal.pfu.gov.ua → авторизуйтесь за допомогою КЕП або Дія.Підпису.
- Перейдіть у розділ «Кабінет страхувальника» → «Комунікації з ПФУ».
- Оберіть пункт «Запит на отримання електронних документів».
- У формі запиту:
- вкажіть ПІБ працівника;
- РНОКПП (ідентифікаційний код);
- у полі Тип звернення виберіть «Витяг з електронної трудової книжки (ЕТК)».
- Підпишіть запит електронним підписом і відправте до Пенсійного фонду.
🗂️ Перегляд результатів перевірки
Через деякий час у розділі «Звернення» з’явиться відповідь із витягом із ЕТК.
У документі відображатимуться всі записи, які вже внесені до електронної трудової книжки працівника.
Ознака, що книжку відскановано:
заповнена графа 4 «Дата запису (за сканованими документами)» у витягу.
Це означає, що трудова книжка вже оцифрована та внесена до Реєстру застрахованих осіб.
Чи потрібно перевіряти кожного працівника окремо
✅ Так, перевірка здійснюється індивідуально — по кожному працівнику окремо.
Поки Пенсійний фонд не запровадив зведений перегляд для всіх працівників підприємства або ФОПа.
👉 Тому роботодавцю потрібно сформувати окремий запит для кожного співробітника.
Альтернатива — перевірка за відомостями працівника
Якщо працівник подає вам «Відомості про трудову діяльність» (з власного кабінету на порталі ПФУ), ви також можете побачити:
- чи є електронна книжка;
- які записи вже внесені;
- дату останнього оновлення.
Порада
📌 Ведіть внутрішній реєстр оцифрування трудових книжок (Excel або Google Sheet) — із зазначенням:
- ПІБ працівника;
- дати подання сканкопій;
- дати отримання витягу з ЕТК;
- примітки (чи всі записи внесені).
Це дозволить легко контролювати процес оцифрування і вчасно виправити недоліки до граничного терміну — 10 червня 2026 року.
