Де зберігаються заяви працівників?

Заяви працівників та інші документи, що є підставою для видання наказів з кадрових питань, зберігаються окремо від самих наказів. Ось як це організовано:

Особові справи

Особові справи формуються протягом всього часу роботи працівника в установі. Документи групуються в хронологічному порядку по мірі їх надходження. До складу особових справ входять такі документи:

• Заява про прийняття на роботу
• Письмовий трудовий договір (контракт)
• Копії або витяги з наказів (розпоряджень) про прийняття на роботу
• Особовий листок з обліку кадрів
• Доповнення до особового листка з обліку кадрів
• Автобіографія
• Копія паспорта
• Копія облікової картки платника податків
• Копія військового квитка (за наявності)
• Копії документів про освіту, науковий ступінь, вчене звання
• Заяви про переведення на іншу роботу (посаду), сумісництво, зміну біографічних даних
• Копії або витяги з наказів (розпоряджень) про переведення на іншу роботу (посаду), сумісництво
• Копії документів, що є підставами для надання пільг (за наявності)
• Копії документів про внесення змін до облікових документів у зв’язку зі зміною біографічних даних (прізвища, імені, по батькові)
• Характеристики
• Копії документів про підвищення кваліфікації, стажування, заохочення (нагородження, преміювання)
• Документи з атестації
• Заява про звільнення з роботи
• Копії або витяги з наказів (розпоряджень) про звільнення з роботи

Документи поза особовими справами

Якщо особові справи на деяких працівників не ведуться, заяви про прийняття на роботу та інші документи зберігаються в окремих папках. Ці папки можуть мати назву «Документи до наказів із кадрових питань (заяви, подання, доповідні та пояснювальні записки, довідки, копії довідок, обхідні листки та ін.), що не увійшли до складу особових справ».

Актуальна інформація

Враховуючи останні зміни в законодавстві та впровадження цифрових технологій, деякі підприємства переходять на електронний документообіг. Це дозволяє оптимізувати процес зберігання та обробки кадрових документів. Електронні документи мають таку ж юридичну силу, як і паперові, за умови їх належного оформлення та зберігання.

• Електронний підпис: Для забезпечення юридичної сили електронних документів необхідно використовувати електронний підпис.
• Системи електронного документообігу (СЕД): Використання спеціалізованих систем для управління електронними документами допомагає зберігати їх в упорядкованому вигляді та забезпечує швидкий доступ до необхідної інформації.
• Безпека даних: Важливо забезпечити захист персональних даних працівників відповідно до чинного законодавства.

Рекомендації

1. Ретельне ведення документації: Вести документацію відповідно до вимог законодавства, зберігаючи всі необхідні документи в особових справах.
2. Перехід на електронний документообіг: Розглянути можливість впровадження електронного документообігу для підвищення ефективності та зручності управління кадровими документами.
3. Забезпечення безпеки даних: Вжити заходів для захисту персональних даних працівників, зокрема використовуючи захищені системи зберігання інформації.