Декретні виплати для ФОП: оформлення

Ми підготували покроковий алгоритм (інструкцію) отримання допомоги по вагітності та пологах для жінки – підприємця.

1️⃣ Отримати підтвердження реєстрації електронного лікарняного

Згідно з Інструкцією МОЗ від 13.11.2001 № 455, лікар оформлює медичний висновок з причиною «Вагітність та пологи» починаючи з 30-го тижня вагітності. Стандартний період непрацездатності для вагітності та пологів становить 126 календарних днів. У разі ускладнених пологів або багатоплідної вагітності лікар оформлює продовження лікарняного ще на 14 днів.

Після отримання SMS-сповіщення про реєстрацію медичного висновку слід перевірити е-лікарняний у електронному кабінеті Пенсійного фонду України. Важливо виписати всі необхідні дані для подальшого оформлення документів:

✅ номер електронного лікарняного;
✅ дати початку та закінчення періоду непрацездатності.

2️⃣ Оформити рішення уповноваженого щодо призначення матеріального забезпечення

Якщо ФОП працює сам на себе, він є уповноваженою особою, яка приймає рішення про призначення допомоги. Згідно з чинним законодавством, таке рішення оформлюється у довільній формі, але можна скористатися зразком протоколу рішення уповноваженого, затвердженого постанови ФСС від 19.07.2018 № 13.

Важливо оформити рішення протягом 3 робочих днів після того, як лікарняний набуде статусу «Готовий до сплати» (цей статус з’явиться через 7 днів після відкриття е-лікарняного).

3️⃣ Отримати довідку про сплату ЄСВ або підготувати квитанції

ФОП повинен звернутися до ДПС за місцем реєстрації для отримання довідки, яка підтверджує сплату єдиного соціального внеску (ЄСВ). Це можна зробити одним із двох способів:

✅ подати заяву до ДПС та отримати офіційну довідку (безкоштовно);
✅ підготувати копії квитанцій про сплату ЄСВ за 12 місяців розрахункового періоду.

Заява на отримання довідки подається у довільній формі та може бути надіслана:
✔ особисто до ДПС;
✔ через електронний кабінет платника податків (сканована версія) за допомогою розділу “Листування з ДПС”.

Якщо ДПС виявить борг із ЄСВ, його потрібно сплатити, а потім повторно подати запит на довідку.

4️⃣ Подати до ДПС податкову декларацію з позначкою «Довідково»

ФОП має подати податкову декларацію з позначкою «Довідково», яка підтверджує, що внески до ЄСВ були сплачені до настання страхового випадку.

✅ У декларації вказується сума сплаченого ЄСВ у 2024 та 2025 роках.

✅ У полі «Місяць» зазначається номер місяця, в якому настав страховий випадок.

✅ Показники доходу заповнювати не потрібно.

5️⃣ Провести розрахунок декретних

Слід розрахувати суму допомоги по вагітності та пологах. Також варто скласти довідку у довільній формі.

Приклади розрахунку є у статті – Декретні виплати для ФОП: приклади розрахунку.

6️⃣ Відкрити спеціальний рахунок у банку

На спеціальний рахунок будуть зараховані декретні виплати з Фонду.

Якщо ФОП раніше не відкривав спецрахунок, необхідно звернутися до банку та оформити «Картку для соцвиплат». Якщо спецрахунок уже є (наприклад, використовувався для отримання лікарняних), цей крок можна пропустити.

7️⃣ Оформити заяву-розрахунок для ПФУ

Поки що діє форма заяви-розрахунку, затверджена постанови ФСС від 19.07.2018 № 12. Заповнити її можна електронно через веб-портал Пенсійного фонду, але скоріше за все для ФОП її доведеться подавати у паперовій формі, оскільки потрібно додавати інші паперові документи.

8️⃣ Подати пакет документів до ПФУ

Документи подаються у паперовій формі до органу Пенсійного фонду за місцем реєстрації ФОП.

📑 До пакету документів входять:
✔ заява-розрахунок (з електронною копією на носії);
✔ довідка з ДПС про сплату ЄСВ або копії квитанцій;
✔ копія паспорта;
✔ копія трудової книжки;
✔ копія ідентифікаційного коду;
✔ повідомлення про відкриття спецрахунку (або банківська заява на перерахування коштів);
✔ копія витягу з ЄДР (підтверджує статус підприємця);
✔ розрахунок допомоги (за потреби).

Рекомендується також мати при собі роздрукований е-лікарняний та рішення страхувальника.

9️⃣ Очікувати рішення Фонду

Фонд розглядає документи до 10 днів, однак на практиці цей термін може затягнутися через проблеми з казначейством або невідповідність поданих документів. У разі помилок або неповного пакета документів Пенсійний фонд може відмовити у виплаті.

Якщо ФОП паралельно працює найманим працівником, це не є причиною для відмови у виплатах.

1️⃣0️⃣ Вивести кошти зі спецрахунку

Отримані кошти не можна використовувати безпосередньо зі спецрахунку. Їх потрібно:

✔ зняти готівкою з картки для соцвиплат;
✔ перевести на особистий рахунок фізичної особи (не ФОП).

📌 Важливо! Не можна переказувати кошти на підприємницький рахунок, оскільки це створює оподатковуваний дохід для ФОП.

1️⃣1️⃣ Подати повідомлення про виплату до ПФУ

Після отримання коштів ФОП зобов’язаний подати повідомлення про виплату протягом 1 місяця з дня зарахування коштів на спецрахунок.

📌 Якщо повідомлення не подати протягом 3 місяців, Фонд може ініціювати перевірку.