Дії роботодавця при відсутності працівника на роботі під час воєнного стану

Рекомендації щодо дій роботодавця у випадку, коли працівник відсутній на роботі під час воєнного стану.

Як діяти, якщо роботодавець знаходиться в зоні спокою, а працівник не з’являється на роботі:

1. Фіксація відсутності:
   • Заповніть доповідну записку та акт про відсутність працівника на робочому місці.
   • В табелі обліку робочого часу зазначте «НЗ» — неявка з нез’ясованих причин.
   • Надішліть працівнику лист з повідомленням про вручення, в якому вимагайте письмові пояснення причин відсутності. Зберігайте копію цього листа.
2. З’ясування причин відсутності:
   • При появі працівника з’ясуйте причини його відсутності. Попросіть надати письмові пояснення. В разі відмови зафіксуйте це документально (складаючи акт).
3. Оцінка поважності причин відсутності:
   • Оцініть, чи є причини відсутності поважними, спираючись на конкретні обставини, оскільки трудове законодавство не містить вичерпного переліку поважних причин.
4. Дії у разі неповажних причин:
   • Якщо причини відсутності визнано неповажними, ви маєте право звільнити працівника з власної ініціативи на підставі п. 4 ч. 1 ст. 40 КЗпП. Дотримуйтесь строків накладення дисциплінарного стягнення: не пізніше місяця з дня виявлення прогулу (крім випадків тимчасової непрацездатності чи відпустки) і не пізніше 6 місяців з дня прогулу. Якщо працівник є членом профспілки, необхідна також згода профспілкових органів.
   • Внесіть зміни в табель обліку робочого часу, замінивши «НЗ» на прогульний код «ПР».
5. Дії у разі поважних причин:
   • Якщо відсутність визнана поважною, скоригуйте табель обліку робочого часу відповідно до причини відсутності. Використовуйте коди, наприклад, «ТН» для оплачуваних лікарняних, «НН» для неоплачуваних лікарняних, «ІН» для іншого невідпрацьованого часу, передбаченого законодавством, або «І» для інших поважних причин.

Особливості для працівників у зоні бойових дій:

• Якщо відсутність працівника викликана бойовими діями, така відсутність є поважною. Міністерство економіки України в роз’ясненні від 23.03.2022 підтвердило, що працівники, які не можуть виходити на роботу через бойові дії, не можуть бути звільнені за п. 4 ч. 1 ст. 40 КЗпП за прогул без поважної причини.

Призупинення дії трудового договору:

• Якщо ні роботодавець, ні працівники не працюють через бойові дії, можна розглянути можливість призупинення дії трудових договорів. Призупинення — це тимчасове припинення виконання трудових обов’язків, при цьому трудові відносини зберігаються. Сторони повинні повідомити одна одну про призупинення будь-яким доступним способом (ч. 2 ст. 13 Закону України від 15.03.2022 № 2136-IX).
• Призупинення трудового договору можливе з 24.03.2022 і може тривати до припинення або скасування воєнного стану. У табелі обліку часу можна ввести власну позначку, наприклад «ПД» — призупинення дії трудового договору, або використовувати код «І» для інших причин неявок.

Якщо підприємство працює, але працівники не можуть виходити на роботу через загрозу їхньому життю:

• У цьому випадку роботодавець фіксує неявки працівників у табелі обліку робочого часу буквеним позначенням «І» — інші причини неявок.