Для кого потрібна посадова інструкція у 2025 році?
Посадова чи робоча інструкція: для яких посад обов’язково оформлювати та як це зробити правильно у 2025 році
Обов’язок ознайомити працівника: інструкція чи трудовий договір?
Згідно зі ст. 29 КЗпП України, до початку роботи роботодавець зобов’язаний поінформувати працівника про його права, обов’язки та умови праці. Це можна зробити письмово через трудовий договір або посадову (робочу) інструкцію.
Однак лише трудовим договором складно охопити весь спектр функціональних обов’язків працівника відповідно до Довідника кваліфікаційних характеристик професій. Тому кадровикам рекомендовано розробити посадові / робочі інструкції для всіх посад, що внесені до штатного розпису.
🔹 Виняток — посада директора підприємства. Посадова інструкція для нього не є обов’язковою.
Для кого посадова, а для кого — робоча інструкція?
Тип інструкції залежить від коду розділу Класифікатора професій (КП):
| Категорія | Інструкція |
|---|---|
| Розділи 1 – 4 КП (керівники, професіонали, фахівці, техпрацівники) | Посадова інструкція |
| Розділи 5 – 9 КП (робітники, обслуговуючий персонал) | Робоча інструкція |
Як розробити посадову чи робочу інструкцію
1️⃣ Інструкція створюється на посаду, а не на людину.
Це типовий знеособлений документ, що не містить ПІБ працівників. Якщо з’являється нова посада в штаті — для неї розробляється окрема інструкція.
2️⃣ Орієнтуйтеся на професійні стандарти та Довідники.
Використовуйте:
- загальний та галузеві Довідники кваліфікаційних характеристик професій;
- професійні стандарти;
- локальні документи підприємства.
3️⃣ Оформлюйте інструкції за стандартом.
Дотримуйтесь вимог:
- ДСТУ 4163:2020 — щодо оформлення документів;
- Правил діловодства та архівного зберігання документів (наказ Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5);
- Збірника уніфікованих форм ОРД.
4️⃣ Робочі інструкції узгоджуються з профспілкою.
Посадові інструкції такого погодження не потребують.
Структура посадової / робочої інструкції
| Посадова інструкція (7 розділів) | Робоча інструкція (5 розділів) |
|---|---|
| 1. Загальні положення | 1. Завдання та обов’язки |
| 2. Завдання та обов’язки | 2. Права |
| 3. Права | 3. Відповідальність |
| 4. Відповідальність | 4. Повинен знати |
| 5. Повинен знати | 5. Кваліфікаційні вимоги |
| 6. Кваліфікаційні вимоги | |
| 7. Взаємовідносини (за потреби) |
Хто розробляє і затверджує інструкції
📌 Хто готує проєкт:
- Керівник структурного підрозділу.
- За потреби — відділ кадрів.
📌 Хто підписує:
- Керівник відповідного підрозділу.
📌 Хто затверджує:
- Керівник підприємства або його заступник (гриф затвердження – у правому верхньому куті, згідно з ДСТУ 4163:2020).
📌 Візування:
- Якщо потрібно, визначається в Інструкції з діловодства.
Реєстрація інструкцій
Інструкції реєструють у:
- Журналі реєстрації внутрішніх документів, або
- Журналі реєстрації посадових (робочих) інструкцій.
Закріпіть це в Інструкції з діловодства.
Ознайомлення працівників
Коли: до початку роботи.
Як:
- На останньому аркуші інструкції — підпис працівника.
- В аркуші/листі ознайомлення.
- У Журналі ознайомлення працівників з посадовими/робочими інструкціями.
📌 Формулювання: «З посадовою інструкцією ознайомлений(а)».
Висновки
✅ Посадові/робочі інструкції — не заміна, а доповнення до трудового договору. Вони потрібні для:
- чіткого опису посадових функцій;
- ознайомлення працівників із трудовими обов’язками;
- зниження ризиків претензій з боку Держпраці.
✅ Інструкції створюють на посади, а не працівників. Затвердження та реєстрація — за стандартами.
