Добові на відрядження: правила 2025

Розглянемо правила виплати та документального оформлення добових у 2025 році. Які граничні суми не оподатковуються. Оподаткування ПДФО, ВЗ та ЄСВ.

Основні особливості добових

• Не є зарплатою — це не частина фонду оплати праці (ФОП). При цьому оплата за час відрядженні здійснюється окремо і за вищою з двох сум:
  • середньою зарплатою за останні 2 місяці;
  • або фактичним денним заробітком у місяці відрядження.
• Не оподатковуються:
  • ❌ ПДФО (18%)
  • ❌ військовим збором (5%)
  • ❌ ЄСВ (22%)
• Не індексуються.

Якщо працівник у відрядженні — роботодавець повинен сплатити йому добові + оплату за відрядження.

❗️Розмір добових (у гривнях) — залежить від країни, куди направляється працівник, і може бути обмежений розміром, що не оподатковується (в Україні — 0,1 прожиткового мінімуму для працездатних осіб за кожен день).

Кому можна виплачувати добові

• Працівникам, з якими укладено трудовий договір;
• Працівникам, яких офіційно відряджає роботодавець (юрособа чи ФОП).

ФОП не може відрядити сам себе, тому добові собі він виплачувати не має права.

Кому добові не виплачуються

• ФОПам (навіть якщо вони їдуть у «справи»);
• Фізособам за ЦПД (цивільно-правовим договорам);
• Працівникам із роз’їзним характером роботи;
• Вахтовикам;
• Якщо поїздка в межах одного населеного пункту — це не вважається відрядженням.

Як компенсувати витрати без добових

Якщо потрібно відшкодувати працівнику витрати на ділову поїздку, оминувши добові, то можна виплатити?

• Премії, надбавки;
• Вища ставка оплати;
• Оплата фактичних витрат за квитанціями (проїзд, проживання тощо).

📢 У документах щодо ЦПД чи роз’їзного характеру не можна вказувати слова «відрядження», «добові» — це може призвести до штрафів від Держпраці за підміну трудових відносин.

Витрати на харчування

🔹 Якщо у рахунку за готель вже включене харчування (наприклад, сніданок), зменшувати добові не потрібно — принаймні для небюджетних організацій та ФОП.

🔹 Пункт 170.9.1 ПКУ дозволяє не обкладати ПДФО та ВЗ добові, навіть якщо в них частково входить оплата харчування.

Проте можна передбачити винятки:

У внутрішньому положенні про відрядження (або наказі по підприємству) ви можете встановити зменшення добових, якщо харчування вже включене в рахунок готелю. Це — право, а не обов’язок.

Якщо харчування не в готелі:

🔸 Обіди в кафе, ресторанах тощо не компенсуються окремо — вони мають бути оплачені працівником за рахунок добових.

🔸 Якщо ж ви все ж таки компенсували ці витрати — то це додаткове благо:

• оподатковується ПДФО (18%) та ВЗ (5%);
• нараховується ЄСВ (22%);
• включається до фонду оплати праці.

Максимальний і мінімальний розмір добових

✅ Рекомендований мінімум добових (за аналогією з бюджетниками):

• 300 грн/день — для відряджень в межах України;
• 56 – 80 євро/день — для відряджень за кордон, залежно від країни.

Менші суми можуть розглядатися Держпраці як порушення трудових прав (лист Мінсоцполітики № 1732/0/101-16/28).

💰 Максимум без оподаткування ПДФО та ВЗ (неоподатковуваний ліміт):

• 800 грн/день (тобто 10% від мінімалки 8000 грн) — для внутрішніх відряджень;
• 80 євро/день — для закордонних відряджень (перераховується за курсом НБУ).

Суми понад ці ліміти оподатковуються як додаткове благо:

• 18% ПДФО
• 5% військовий збір.

📖 Як не оподатковувати добові 2025: граничні суми та документи

Затвердження розміру добових

1. Положення про відрядження (найкращий варіант)

• Включає єдину фіксовану суму добових (наприклад, 400 грн/день).
• Визначає інші правила (порядок направлення, аванс, звітування тощо).
• Працівники ознайомлюються під підпис.
• Менше запитань від ДПС та Держпраці.

📝 Положення про відрядження: приклад і шаблон

📝 Наказ про затвердження Положення про відрядження

2. Окремий наказ про встановлення добових

• Простий варіант — затверджується один раз.
• Підходить, якщо відрядження бувають рідко.

3. Добові в наказі на конкретне відрядження

Розмір добових прописується в кожному наказі окремо.

Такий варіант використовується для індивідуальних або міжнародних поїздок.

Але він не рекомендований для регулярного використання, бо виникають ризики:

• Неоднакові суми — питання обґрунтованості;
• Можливі сумніви в об’єктивності з боку перевіряючих органів.

Добові в Положенні про відрядження

Варіант	Як реалізувати	Приклад суми добових
Єдиний базовий розмір	Один фіксований розмір добових для всіх відряджень	300 грн
Диференціація за регіоном	Вищі добові для «дорогих» міст (Київ, Львів тощо), нижчі — для інших регіонів	390 грн — міста-мільйонники 300 грн — інші міста
Зменшення добових через харчування в готелі	Добові знижуються, якщо готель включає харчування	240 грн (1 прийом їжі) 165 грн (2 прийоми) 105 грн (3 прийоми)
Міжнародні поїздки	Добові за країнами згідно з Порядком або за внутрішньою «сіткою»	56 – 80 € або власна норма
Без диференціації по посадах	Усі працівники отримують однакові добові, без поділу за посадою	—

🚫 НЕ рекомендується прописувати:

• Різні добові за посадами — це може викликати питання з боку Держпраці.
• Нестабільні добові у кожному наказі — краще закріпити основи в Положенні про відрядження.

Як використовувати норми Положення про відрядження:

У наказі про відрядження зазначаєте: «виплатити добові відповідно до п. 2 Положення про відрядження».

Працівник підписує ознайомлення з Положенням — це дає юридичне підґрунтя.

Які документи підтверджують добові

• Наказ про відрядження – обов’язковий;
• Квитки/транспортні документи – для підтвердження переміщення;
• Подорожній лист – якщо використовується службовий автомобіль;
• Відмітки прикордонної служби – для поїздок за кордон;
• Результати виконаного завдання (договір, акт тощо) – підтвердження господарської мети;
• Звіт працівника про відрядження – рекомендований;
• Посвідчення про відрядження – за бажанням підприємства.

⚠️ Коли добові стають понаднормовими:

1. Перевищено ліміт добових (800 грн — по Україні; 80 євро — закордон).
2. Добові нараховані за неоформлені дні (без наказу або підтверджень).
3. Відсутні документи, які доводять факт чи мету відрядження.
4. Звітність про відрядження не подана вчасно.

💸 Оподаткування понаднормових добових (2025):

• ПДФО = (добові – 800 грн) × 1,21951 × 18%
• ВЗ = (добові – 800 грн) × 5%
• ЄСВ = не нараховується

У Додатку 4ДФ понаднормові добові зазначаються під кодом “118”.

Основні правила розрахунку добових по Україні

1. Наказ про відрядження — головний документ, що визначає період;
2. Правило «24:00»:
   • Добовий термін вважається з 00:00 до 24:00.
   • Якщо відрядження почалося о 23:57, повністю зараховується поточний день.
3. Один день = добові:
   • Навіть якщо працівник пробув у відрядженні кілька годин, все одно зараховується повна доба.
4. Вихідні, святкові та неробочі дні також включаються до розрахунку добових, якщо вони вказані в наказі.
5. Продовження відрядження:
   • Якщо працівник затримався — потрібно видати новий наказ.
   • Інакше — дні затримки не оплачується як добові.
6. Накладка днів:
   • Якщо один день є днем повернення з попереднього та виїзду в нове відрядження — добові платяться лише один раз.
   • Вибір, до якого з відряджень віднести цей день, залишається за бухгалтером.

💡 Приклад розрахунку: працівник був у відрядженні з 7 по 10 квітня 2025 року, включно. Добові становлять 300 грн/день.

Кількість днів: 4
Сума добових: 4 × 300 = 1200 грн

Основні правила розрахунку добових закордон

1. Поділ на українську і закордонну частину маршруту:
   • Дні, що припадають на територію України — розрахунок проводять за 300 грн/день.
   • Дні перебування за межами України — згідно з нормою країни (до 80 євро/день).
2. Визначення моменту початку/завершення відрядження:
   • За нормами Інструкції № 59 (застосовується як рекомендація і для небюджетників):
     • Закордонні добові розраховуються з моменту посадки на транспорт, що прямує до іноземної держави.
     • Українські добові — до моменту пересадки на «закордонний» транспорт.
3. Правило “одного дня”:
   • Якщо пересадка в Україні та виїзд за кордон відбувається в один день, то добові повністю рахуються за закордонною нормою.

💶 Курсові різниці:

Якщо курс євро змінюється після видачі авансу, а звіт складається за нижчим курсом, різниця:

• повертається працівником, або
• оподатковується як додаткове благо (ПДФО + ВЗ, без ЄСВ).

💡Приклад розрахунку: працівник поїхав у відрядженні на 10 днів у Польщу (добові = 80 євро/день).

• Загальна сума добових = 10 × 80 євро × курс НБУ на кожен день
  (наприклад, курс = 46 грн → 10 × 80 × 46 = 36 800 грн)

Аванс = 800 євро = 800 × 45,96 = 36 768 грн

Якщо курс змінився — робимо перерахунок! Наприклад, новий курс = 45,06, тоді сума = 36 048 грн, і різницю в 720 грн працівник повинен або повернути, або вона оподатковується.