Електронні первинні документи: скільки зберігати без перевірки?

Як правильно та скільки років зберігати електронні первинні документи, якщо податкова перевірка давно не проводилася?

Законодавство висуває певні вимоги до зберігання електронних та паперових документів – з однаковими мінімальними строками, але з урахуванням специфіки електронного формату. Недотримання правил може створити ризики при перевірках ДПС.

Загальні вимоги до зберігання електронних документів (Закон № 851)

• 📂 Документи мають зберігатися на електронних носіях у формі, що дозволяє перевірити їхню цілісність.
• ⏳ Мінімальні строки зберігання електронних документів = мінімальним строкам зберігання паперових.
• 🛡️ Якщо неможливо надійно зберігати електронний документ на одному носії — потрібно дублювати на кількох носіях та робити резервні копії.
• 📑 Якщо технічно неможливо зберегти електронний документ у цифровому форматі — за відсутності паперового оригіналу дозволено зберігати паперову копію електронного оригіналу.

Обов’язкові вимоги:

1. Інформація має бути доступною для використання.
2. Можливість відновлення документа у форматі створення/надсилання/отримання.
3. Збереження даних про походження, призначення, дату й час відправки або отримання.

Вимоги ПКУ до мінімальних строків зберігання документів

Категорія документів	Мінімальний строк зберігання (п. 44.3 ПКУ)	Примітки
Первинні документи, регістри бухобліку, фінзвітність, інші документи, пов’язані з оподаткуванням	1825 днів (5 років)	Для юросіб, ФОПів, НПО
Інші документи (дозвільні, підтверджувальні)	1095 днів (3 роки)	Якщо немає довших строків зберігання
Документи, що стосуються предмета перевірки або судових спорів	До закінчення перевірки, строку оскарження та/або завершення судового розгляду	п. 44.4 ПКУ

⚠️ Воєнний стан: відлік строків давності проведення планових і позапланових перевірок зупинено (п.п. 69.36 п. 69 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ). Це означає, що строки зберігання документів автоматично продовжуються.

Практичні акценти для бухгалтера

Якщо перевірка ще не проводилася, платник податку зобов’язаний надати контролерам усі належні документи у повному обсязі на момент початку документальної перевірки (п. 85.2 ПКУ).

Архів електронних первинних документів має бути доступний і перевірений на цілісність.

Для надійності варто дублювати дані на кілька носіїв (хмарне сховище + локальні копії).

У випадку втрати електронного доступу обов’язково тримати паперову резервну копію.

Висновки

1. Електронні первинні документи потрібно зберігати не менше мінімальних строків ПКУ, як і паперові: 5 років для певних, 3 роки — для решти.
2. У період воєнного стану строки зберігання документів продовжуються через призупинення строків проведення перевірок.
3. Після початку документальної перевірки платник повинен надати всі належні документи, пов’язані з перевіркою.
4. Найбезпечніша практика зберігання електронних документів — дублювати на кількох електронних носіях і періодично перевіряти доступність архівів.