Електронні трудові книжки: 3 корисні кейси

Катерина Міщенко 3 Липня 2024 40

Нещодавно ми з вами говорили про те, чи можна віддати працівникам оцифровані паперові трудові книжки.

Сьогодні продовжимо тему електронних трудових книжок. І не будемо довго розтягувати теорію. А одразу перейдемо до конкретних запитань.

Запитання № 1. Роботодавець відправив відскановані паперові ТК на Портал ПФУ. Як перевірити, що вони успішно оцифровані?

Статус «Виконано» для перевірки завантаження даних з відсканованої паперової ТК

Для цього заходимо у «Відомості про трудові відносини» верхнього розділу кабінету страхувальника. Не плутайте його з «Відомостями про трудову діяльність робітника» що у розділі «Комунікації з ПФУ». Отже, заходимо до ВЕРХНІХ відомостей. Тут можна відфільтувати дані за часом, конкретним працівником, статусом. А можна просто натиснути на «Пошук» і побачити всі передані документи із присвоєними їм статусами. Саме статус «Виконано» свідчить про те, що передані до ПФУ дані успішно оброблено.

Статус «Виконано» для перевірки завантаження даних з відсканованої паперової ТК

А натиснувши на знак стрілочки в полі «Статус» можна розгорнути повідомлення та побачити усі завантажені документи. Ось як наприклад скан-копії паперової трудової книжки.

Є ще один спосіб пересвідчитись, що інформація потрапили до реєстру застрахованих осіб – отримати витяг з електронної трудової книжки.

Оформлення запиту на Витяг з ЕТК працівника

Ось тут вже йдемо до розділу «Комунікації з ПФУ» і обираємо «Запит на отримання електронних документів». Далі з переліку обираємо «Витяг з ЕТК», заповнюємо дані застрахованої особи і відправляємо до ПФУ.

Витяг з ЕТК у підрозділі «Звернення»

І буквально за хвилину вже можна іти за готовим документом. Він лежить у вкладці «Звернення». Там можна відфільтрувати, визначивши параметри пошуку за датою звернення, кодом платника та статусом обробки.

Витяг з ЕТК у форматі Відомостей про трудову діяльність з РЗО

У переліку шукаємо необхідний документ. Але дивіться, він має іншу назву, не Витяг з ЕТК, а «Відомості про трудову діяльність з РЗО».

Відомості з РЗО на працівника (за запитом Витяг з ЕТК)

Готовий документ можна завантажити у форматі PDF. Він має вигляд таблиці. Ось ви бачите, тут є інформація про періоди навчання, прийняття на роботу, переведення та звільнення, а також відпустки для догляду за дитиною.

Запитання № 2. Приймаємо працівника, який уже має електронну трудову книжку. Які документи він повинен надати? Чи треба вносити запис про прийняття на Портал ПФУ та до паперової ТК?

Давайте все по порядку. Які документи надає така особа при прийнятті на роботу?

Відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб

Якщо працівник уже має ЕТК, і НЕ НАДАЄ паперову книжку, то він надає ВІДОМОСТІ про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб. Також у певних випадках, передбачених законодавством, має бути документ про освіту (спеціальність, кваліфікацію), про стан здоров’я, відповідний ВІЙСЬКОВО-ОБЛІКОВИЙ ДОКУМЕНТ та інші документи.

Як звичайна людина може отримати відомості про трудову діяльність? Знову ж таки через портал ПФУ.

Відомості з РЗО на працівника (за запитом Витяг з ЕТК)

Це вже знайомих нам із першого запитання «Витяг з ЕТК» і у відповідь приходить знову ж таки знайомий документ під назвою «Відомості про трудову діяльність з РЗО».

Тепер щодо запису про прийняття працівника на Порталі ПФУ.

Запис про принйняття підтягнеться на Портал ПФУ з Об’єданого звіту

Його робити не потрібно. Уся інформація має підтягнутись після того, як роботодавець подасть Об’єднаний звіт із даними новачка.

І щодо запису до паперової трудової книжки.ЯКЩО ПРАЦІВНИКЦЬОГО ВИМАГАЄ,то рооботодавець записує до неї інформацію про прийняття на роботу, переведення та звільнення, заохочення та нагороди за успіхи в роботі. Але ж при цьому саму книжку на зберігання роботодавець НЕ БЕРЕ. Вона залишається у працівника.

До речі, аналогічна історія і з працівником, який іще ЗОВСІМ НЕ МАЄ ТРУДОВОГО СТАЖУ. Дані про прийняття підтягуються з Об’єднаного звіту. А якщо працівник-новачок цього вимагає, то перший роботодавець повинен завести (тобто заповнити) йому паперову трудову книжку.

Дані про звільнення підтягнуться на Портал ПФУ з об’єднаного звіту

І одразу скажу, що дані про ЗВІЛЬНЕННЯ окремо подавати також не потрібно. Вони теж підтягнуться з об’єднаного звіту.

Запитання № 3. Працівник звільняється. Його паперова трудова ТК знаходиться у роботодавця. Чи повинен роботодавець відскакувати та завантажити паперову ТК до ПФУ перед звільненням?

НІ, НЕ ПОВИНЕН.Такого обов’язку законодавство не містить.

Закон України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» від 05.02.2021 № 1217-IX

Пункт 2 розд. ІІ «Прикінцеві положення»: власник або уповноважений ним орган зобов’язаний у день звільнення видати належно оформлену ТК працівнику, працевлаштованого до 10.06.2021, та який звільняється до завершення процедури включення до РЗО відсутніх відомостей про трудову діяльність.

Прикінцевими положеннями Закону № 1217 передбачено, щовласник або уповноважений ним орган зобов’язаний У ДЕНЬ ЗВІЛЬНЕННЯ ВИДАТИ НАЛЕЖНО ОФОРМЛЕНУ ТРУДОВУ КНИЖКУ працівнику, який звільняється до завершення процедури включення до реєстру застрахованих осіб відсутніх відомостей про трудову діяльність.

Тобто, якщо паперова трудова книжка ще НЕ ВІДСКАНОВАНА, а працівник звільняється, то роботодавець має видати її в ЗАГАЛЬНОМУ ПОРЯДКУ. І нічого сканувати на скору руку не потрібно.

Ба більше: застрахована особа і САМА може відсканувати та завантажити свою трудову книжку через Портал ПФУ. Підкажіть, що подавати дані слід через вкладку Відомості про трудові відносини і далі там є підказки від ПФУ. А після цього перевірити готову ЕТК можна буде у вкладці Електронна трудова книжка.

Ще більше відповідей на запитання про електронні трудові книжки, а також наглядних інструкцій по їх заповненню є у тематичних статтях із журналу Оплата праці з номера 11 за поточний рік.

Попередній запис Наступний запис