ФОП не має первинних документів на товар: кого НЕ штрафують?

Чи повинен підприємець на єдиному податку мати первинні документи на товар та вести облік товарних запасів? Лист ДПС від 05.03.2025 № 211/2/99-00-07-03-01-02.

ФОПам на ЄП груп 1, 2 та 3 зі ставкою 5% – тобто ФОПам – НЕплатникам ПДВ – варто звернути увагу на свіжий лист – роз’яснення ДПС від 05.03.2025 № 211/2/99-00-07-03-01-02. Це роз’яснення викладає супер-лояльну позицію щодо НЕобов’язку таких ФОПів вести облік товарних запасів та зберігати первинні документи, підтверджуючі відповідні витрати ФОПа на придбання ним товарів чи послуг.

Щодо (не)обліку товарних запасів

Податківці цитують п. 12 ст. 3 Закону про РРО, частина перша якого власне встановлює обов’язок ФОПів – і зокрема платників ЄП – вести облік товарних запасів та надавати при перевірках первинні документи, підтверджуючі походження товарів. Ця норма відсилає до Порядку та Форми обліку товарних запасів для ФОПів – зокрема ФОПів на ЄП.

Податківці також цитують частину другу п. 12 ст. 3, яка заперечує вимогу вести облік товарних запасів для ФОПів на ЄП – не платників ПДВ (за певними виключеннями). Тобто ФОПів на ЄП груп 1, 2 та 3 зі ставкою 5% вести облік товарних запасів Закон про РРО не зобов’язує. Крім тих з них, які продають технічно складні побутові товари, що підлягають гарантійному ремонту, лікарські засоби, вироби медичного призначення, ювелірні та побутові вироби з дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння, дорогоцінного каміння органогенного утворення та напівдорогоцінного каміння.

Порядок ведення обліку товарних запасів та відповідну Форму обліку для ФОПів – зокрема ФОПів на ЄП – затверджено наказом Міністерства фінансів України від 03.09.2021 № 496.

Проте цей документ жодних вказівок на статус відповідних ФОПів щодо сплати чи несплати ними ПДВ не містить.

Щодо (не)зберіганні первинних документів податкового обліку

Податківці посилаються на ст. 44 ПКУ щодо обов’язку всіх платників податків без жодних винятків вести облік доходів, витрат та інших показників, що стосуються визначення об’єктів оподаткування на підставі первинних документів. А також обов’язку зберігання згаданих первинних документів протягом визначених законодавством строків.

І звісно нагадують про штрафи відповідно п. 121.1 ст. 121 ПКУ. Зокрема – і щодо ФОПів на ЄП – неплатників ПДВ.

Проте щодо ФОПів на ЄП – не платників ПДВ (тобто ФОПів на ЄП груп 1, 2 та 3 зі ставкою 5%) податківці розмежовують як два окремих і непов’язаних обов’язки:

а) обов’язок зберігати первинні документи, що підтверджують облік доходів ФОПа;

б) обов’язок зберігати первинні документи, що підтверджують придбання ФОПом товарів чи послуг.

До речі, двома абзацами вище податківці прямо заперечують зв’язок обов’язку «б» зі ст. 44 ПКУ. Тож очевидно визнають зв’язок обов’язку «б» тільки з п. 12 ст. 3 Закону про РРО.

Та і дійсно: показники «витратних» документів на податковий облік ФОПа на ЄП – неплатника ПДВ – жодним чином не впливають.   

Також читайте статті

• Облік залишків товарних запасів – обов’язок ФОП!
•  Облік товарних запасів у ФОП: «готуй сани влітку» 
•  ФОП і товарний облік запасів: хто та як веде?

Висновки з листа ДПС:

1. ФОПам на ЄП – неплатникам ПДВ (тобто ФОПам на ЄП груп 1, 2 та 3 зі ставкою 5%) податківці погрожують штрафами п. 121.1 ст. 121 ПКУ тільки за незберігання первинних документів, що підтверджують облік доходів ФОПа. А за незберігання первинних документів, що підтверджують придбання ФОПом товарів чи послуг – ні! Тож і вести облік товарних запасів такі ФОПи не зобов’язані.
2. Інші ФОПи – зокрема ФОПи на ЄП групи 3 зі ставкою 3%, ФОПи, які продають технічно складні побутові товари, лікарські засоби, ювелірку тощо, та ФОПи – загальносистемники (для підтвердження витрат) строго зобов’язані зберігати обидві категорії первинних документів: як таких, що підтверджують облік доходів ФОПа, так і таких, що підтверджують придбання ФОПом товарів з метою продажу. Підтверджуючі первинні документи на придбання товарів ФОП має надавати перевіряючим ти вести на їх підставі облік товарних запасів.
3. Судова практика демонструє, що ДПС намагається накладати штрафи на будь яких ФОПів – у тому числі ФОПів на ЄП без ПДВ – за відсутність первинних документів будь яких категорій.
4. Відповідно до ст. 102 ПКУ «податковий» строк зберігання ФОПом первинних документів – 3 роки (1095 днів) з моменту подання декларації за певний звітний період.
5. Якщо первинні документи ФОПом втрачені, їх треба відновити, адже втрата не є підставою для звільнення від штрафів.