Графік відпусток на 2025 рік: складати чи ні?

Дехто вважає, що планування відпусток заздалегідь є зайвою тратою часу та сил. Особливо під час воєнного стану, коли складно передбачити події на рік вперед. Однак складання графіка відпусток — це законодавча вимога, яка залишається чинною навіть під час війни.

Складання графіка регламентовано статтею 10 Закону України «Про відпустки». Ця норма поширюється на всіх працівників незалежно від форми власності, діяльності чи кількості працівників. Навіть якщо трудимось ти та я, та ми з тобою, все одно складати графік відпусток треба. До того ж Мінсоцпоілитики на цьому наполягає і зауважує, що за нескладання графіку загрожує штраф (лист від 29.07.2015 №191/10/136-15).

Що буде, якщо не скласти графік?

Відсутність графіка розглядається як «порушення інших вимог законодавства про працю». За це загрожує:

– фінансовий штраф — одна мінімальна зарплата (абзац десятий ч. 2 ст. 265 КЗпП). Це зараз у 2024 році та у 2025 року — 8000 грн;

– адміністративна відповідальність (ст. 41 КУпАП). Це 510 – 1700 грн.

Фінсанкцію накладає Держпраці. А тому штрафу можна уникнути, якщо виправити порушення у визначеному інспектором рядку. А от стосовно адмінштрафу такої поблажки немає.

Чому графік відпусток корисний?

Наявність узгодженого графіка дозволяє:

1. Організувати планування надання відпусток працівникам.

2. Запобігти накопиченню невикористаних днів відпусток, які можуть призвести до чималої суми відпускної компенсації при звільненні працівника.

3. Зменшити документообіг — якщо відпустка запланована за графіком, працівник не зобов’язаний писати заяву.

4. Планувати трудові ресурси, рівномірно розподіляючи відпустки протягом року.

Коли скласти графік відпусток?

За п. 20 Типових правил внутрішнього трудового розпорядку (затверджених постановою Держкомпраці СРСР від 20.07.84 № 213) графік складається не пізніше 5 січня поточного року. Проте найкраще підготувати його у грудні, щоб із січня працівники вже могли планувати свої відпустки.

Яку форму брати?

Законодавство не встановлює конкретну форму графіка, тож його можна оформити вільно. Але точно треба зазначити:

• найменування підприємства;
• період дії графіка;
• дані про працівників (ПІБ, посаду, підрозділ, табельний номер);
• вид відпустки;
• кількість календарних днів відпустки;
• її місяць спочатку (за можливості — конкретну дату);
• підпис працівника про ознайомлення;
• примітки щодо перенесення відпусток.

Дати початку й закінчення відпусток можна уточнювати пізніше. Але міс яць визначити обов’язково.

Можете скористатись формою, наведеною на прикладі нижче.

Рис. Приклад графіка відпусток для заповнення

Які відпустки включати до графіка?

КЗпП та Закон «Про відпустки» вимагають включати до графіка лише щорічні відпустки. Тобто це:

• основну (24 календарних дні або більше для окремих категорій);
• додаткову за роботу в шкідливих і важких умовах;
• додаткову за особливий характер праці;
• інші додаткові відпустки, передбачені законодавством.

Але ж це не всі види відпусток, на які можуть мати право працівники. Ще бувають додаткові соціальні на дітей, учасникам бойових дій тощо. Якщо вам так зручно, то можете і їх включати до графіку. Заборони на це немає. А можете надавати їх окремо через заяву + наказ.

Яких людей включати в графік?

Графік відпусток має охоплювати всіх працівників, які перебувають у трудових відносинах із роботодавцем, зокрема:

• Основних працівників.
• Сумісників (як внутрішніх, так і зовнішніх). До речі по врнутрішнії сумісниках відпустки треба визначати окремо (за основним місцем + за сумісництвом).
• Сезонних і тимчасових працівників.
• Працівників, із якими укладено строкові трудові договори.
• Дистанційників і надомників.

Особи, які працюють на підставі цивільно-правових договорів (в тому числі за гіг-контрактами), не включаються до графіка відпусток. Адже вони не є працівниками в розумінні трудового законодавства й не мають права на щорічні оплачувані відпустки.

Чи включати відпустки за минулі роки?

Все залежить від вашого підходу до використання відпусток під час воєнного стану.

За ч. 1 ст. 12 Закону № 2136, у період дії воєнного стану роботодавець має право відмовити працівнику в наданні невикористаних днів щорічної відпустки за попередні роки.

Якщо плануєте надати ці відпустки під час воєнного стану , включіть їх до графіка.

Якщо не плануєте, невикористані дні можна не відображати на графіку. Тоді вони залишаються доступними для використання після завершення воєнного стану.

ВИСНОВКИ

1. Планування відпусток заздалегідь є важливим, навіть під час воєнного стану, оскільки це законодавча вимога згідно з Законом України «Про відпустки».
2. За відсутність графіка відпусток на роботодавця можуть накласти фінансові та адміністративні санкції.
3. Графік відпусток дозволить ефективно організовувати процес надання відпусток, запобігати накопиченню невикористаних днів та зменшувати документообіг.
4. Формально скласти графік відпусток треба не пізніше 5 січня потрібного року, але рекомендуємо підготувати його у грудні попереднього року.
5. Конкретної форми графіка не затверджено, але важливо вказати основні деталі, такі як дані про працівників, види відпусток та підписи працівників.
6. Законодавство вимагає включати до графіка лише щорічні відпустки (освновні та додаткові). Але можна також включити інші відпустки, які можливо запланувати (соціальні на дітей, УБД тощо).
7. Графік відпусток має охоплювати всіх працівників, які перебувають у трудових відносинах з роботодавцем, включаючи основних, сумісників, сезонних і тимчасових, а також дистанційників і надомників.
8. Включення відпусток за минулі роки залежить від вашого рішення щодо їх надання під час воєнного стану.