14. Розрахунки з працівниками

Кожне  підприємство ,  що  має  найманих працівників, регулярно здійснює з ними певні розрахунки. Перш за все, це розрахунки за заробітною платою, виплата якої є обов’язковою. Крім того, працівники можуть бути направлені у відрядження, що зумовлює появу розрахунків за виданими підзвітними сумами (витратами на відрядження). Про ці та деякі інші розрахунки з працівниками поговоримо в цьому розділі книги.

14.1. Оплата праці

Для узагальнення інформації про розрахунки з персоналом Інструкцією № 291 передбачено рахунок 66 «Розрахунки за виплатами працівникам». На ньому ведуть облік розрахунків з оплати праці (за всіма видами заробітної плати, премій, допомог тощо), за не отриманою працівниками в установлений строк з каси підприємства заробітною платою, за іншими поточними виплатами. Зазначений рахунок має такі субрахунки:

— 661 «Розрахунки за заробітною платою». За кредитом субрахунку 661 відображають нарахування працівникам підприємства основної та додаткової заробітної плати, премій та інших виплат, що входять до фонду оплати праці. За дебетом цього субрахунку показують:

• виплату заробітної плати, премій, інших виплат, що входять до фонду оплати праці;

• вартість отриманих працівниками матеріалів,

продукції і товарів у рахунок заробітної плати;

• депоновані суми заробітної плати;

• суми утриманих податку на доходи фізичних осіб (далі — ПДФО) і військового збору (далі — ВЗ);

• суми утриманих платежів за виконавчими документами;

• інші утримання із оплати праці персоналу;

— 662 «Розрахунки з депонентами». Цей субрахунок використовується, якщо підприємство отримало готівку для виплати заборгованості працівникам через касу і не видало її в установлений строк із не залежних від нього причин. У цьому випадку роблять проводку: Дт 661, 663 — Кт 662. Видані суми відображають записом: Дт 662 — Кт 301, 311;

— 663 «Розрахунки за іншими виплатами».

За кредитом цього субрахунку відображають нарахування виплат, що не належать до фонду оплати праці (наприклад, за період тимчасової непрацездатності), за дебетом — їх виплату.

Аналітичний облік розрахунків ведуть за кожним працівником, за видами виплат та утримань.

Порядок нарахування виплат, що здійснюються за рахунок роботодавця, залежить від місця роботи персоналу підприємства. Таким чином, кредитується рахунок 66 у кореспонденції з дебетом рахунків 15, 23, 24, 91, 92, 93 або 94.

Якщо підприємство застосовує рахунки класу 8, нараховані суми спочатку відображають за дебетом рахунка 81 «Витрати на оплату праці».

При цьому залежно від виду виплат використовують такі субрахунки (див. табл. 14.1):

Таблиця 14.1. Субрахунки рахунка 81

Код субрахунку	Назва субрахунку	Витрати, що відображаються на субрахунку
1	2	3
811	«Виплати за окладами й тарифами»	Витрати на виплату основної заробітної плати персоналу відповідно до системи оплати праці, прийнятої на підприємстві
812	«Премії та заохочення»	Витрати на виплату додаткової заробітної плати (премії, заохочення тощо) персоналу відповідно до системи оплати праці, прийнятої на підприємстві

1	2	3
813	«Компенсаційні виплати»	Витрати на гарантійні та компенсаційні виплати персоналу,пов’язані з індексацією заробітної плати, компенсацієюу зв’язку із затримкою виплати заробітної плати тощо, у порядкута розмірах, передбачених законодавством
814	«Оплата відпусток»	Витрати на оплату щорічних відпусток персоналу підприємства або щомісячні відрахування на створення забезпечення майбутніх оплат відпусток*
815	«Оплата іншого невідпрацьованого часу»	Витрати на виплати персоналу підприємства за невідпрацьований час, передбачені законодавством
816	«Інші витрати на оплату праці»	Інші витрати, що визнаються елементами витрат на оплату праці
* Детально про облік створення забезпечення на оплату відпусток ви можете прочитати в цій книзі на с. 103.

Зібрані витрати на оплату праці списують залежно від місця роботи персоналу кореспонденцією: Дт 23, 24, 91, 92, 93, 94 — Кт 81.

Зауважте: у складі елемента «Витрати на оплату праці» (Дт 81) не відображають нараховану заробітну плату, що включається до первісної вартості необоротних активів (зокрема, при їх будівництві або поліпшенні). Адже при подальшій амортизації суму зносу (частину вартості таких активів) показують у складі елемента «Амортизація». Подвійне відображення таких витрат (перше — у складі елемента «Витрати на оплату праці», друге — у складі елемента «Амортизація») призведе до перекручення даних розділу III Звіту про фінансові результати (Звіту про сукупний дохід) за формою № 2. Більше про облік витрат при одночасному використанні рахунків класів 8 і 9 див. у підрозділі 2.6 на с. 24.

Зверніть увагу: при нарахуванні сум допомог, що виплачуються за рахунок Фонду соціального страхування (наприклад, допомоги по тимчасовій непрацездатності), рахунки витрат підприємства не зачіпають. У цьому випадку роблять проводку: Дт 378 «Розрахунки з державними цільовими фондами» — Кт 663.

Для відображення в обліку сум нарахувань єдиного соціального внеску (далі — ЄСВ) і утримань ПДФО і ВЗ використовують:

— субрахунок 641 «Розрахунки за податками». За кредитом цього субрахунку відображають утриманий із суми загального оподатковуваного доходу ПДФО (Дт 661, 663 — Кт 641/ПДФО), за дебетом — його сплату (перерахування) (Дт 641/ПДФО — Кт 311);

— субрахунок 642 «Розрахунки за обов’язковими платежами». За кредитом цього субрахунку відображають утриманий із суми оподатковуваного доходу ВЗ (Дт 661, 663 — Кт 642/ВЗ), за дебетом — його сплату (перерахування) (Дт 642/ВЗ — Кт 311);

— субрахунок 651 «За розрахунками із загальнообов’язкового державного соціального страхування». За кредитом зазначеного субрахунку відображають нарахування суми ЄСВ, за дебетом — її сплату (перерахування).

При використанні підприємством рахунків класу 8 необхідно суму нарахованого ЄСВ спочатку згрупувати на окремому субрахунку 821

«Відрахування на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» (Дт 821 — Кт 651). Зібрані витрати на соціальне страхування списуються залежно від місця роботи персоналу кореспонденцією за кредитом субрахунку 821 до дебету тих самих рахунків, що й нараховані доходи: 23, 24, 91, 92, 93, 94.

Підприємства, що застосовують тільки рахунки класу 9, ЄСВ нараховують проводкою за дебетом рахунків 15, 23, 24, 91, 92, 93, 94 з кредитом субрахунку 651.

Проілюструємо зазначене на прикладі (див. табл. 14.2 на с. 97). При цьому домовимося, що підприємство не застосовує рахунки класу 8.

Таблиця 14.2. Облік заробітної плати

№ з/п	Зміст господарської операції	Кореспонденція рахунків		Сума, грн.
		Дт	Кт
1	2	3	4	5
Нарахування заробітної плати та лікарняних
1	Нараховано заробітну плату	92 (15, 23,24, 91,93, 94)*	661	4500,00
* Залежно від місця роботи фізичної особи.
2	Нараховано оплату перших п’яти днів тимчасової непрацездатності	949	663	725,00
3	Нараховано допомогу по тимчасовій непрацездатності	378	663	435,00
Нарахування ЄСВ
4	Нараховано ЄСВ на суму заробітної плати (4500,00 грн. х 22 % : 100 %)	92 (15, 23,24, 91,93, 94)	651	990,00
5	Нараховано ЄСВ на суму лікарняних ((725,00 грн. + 435,00 грн.) х 22 % : 100 %)	949	651	255,20
Утримання ПДФО і ВЗ
6	Утримано ПДФО із суми заробітної плати (4500,00 грн. х 18 % : 100 %)	661	641/ПДФО	810,00
7	Утримано ПДФО із суми оплати перших п’яти днів тимчасової непрацездатності (725,00 грн. х 18 % : 100 %)	663	641/ПДФО	130,50
8	Утримано ПДФО із суми допомоги по тимчасовій непрацездатності (435,00 грн. х 18 % : 100 %)	663	641/ПДФО	78,30
9	Утримано ВЗ із суми заробітної плати (4500,00 грн. х 1,5 % : 100 %)	661	642/ВЗ	67,50
10	Утримано ВЗ із суми оплати перших п’яти днів тимчасової непрацездатності (725,00 грн. х 1,5 % : 100 %)	663	642/ВЗ	10,88
11	Утримано ВЗ із суми допомоги по тимчасовій непрацездатності(435,00 грн. х 1,5 % : 100 %)	663	642/ВЗ	6,52
Виплата заробітної плати та суми лікарняних
12	Отримано допомогу з Фонду соціального страхування на спеціальний рахунок	315	378	435,00
13	Перераховано ЄСВ (990,00 грн. + 255,20 грн.)	651	311	1245,20
14	Перераховано ПДФО із суми заробітної плати та оплати перших п’яти днів тимчасової непрацездатності (810,00 грн. + 130,50 грн.)	641/ПДФО	311	940,50
15	Перераховано ПДФО від суми допомоги по тимчасовій непрацездатності	641/ПДФО	315	78,30
16	Перераховано ВЗ із суми заробітної плати та оплати перших п’яти днів тимчасової непрацездатності (67,50 грн. + 10,88 грн.)	642/ВЗ	311	78,38
17	Перераховано ВЗ із суми допомоги по тимчасовій непрацездатності	642/ВЗ	315	6,52

1	2	3	4	5
18	Отримано до каси грошові кошти на виплату заробітної плати та оплати перших п’яти днів тимчасової непрацездатності	301	311	4206,12
19	Отримано до каси допомогу по тимчасовій непрацездатності	301	315	350,18
20	Виплачено заробітну плату працівнику(4500,00 грн. 810,00 грн. 67,50 грн.)	661	301	3622,50
21	Виплачено суму лікарняних (725,00 грн. + 435,00 грн. 130,50 грн. 78,30 грн. 10,88 грн. 6,52 грн.)	663	301	933,80
Депонування заробітної плати та лікарняних у разі їх невиплати з вини працівника
22	Депоновано суму лікарняних	663	662	933,80
23	Депоновано заробітну плату	661	662	3622,50

14.2. Розрахунки з підзвітними особами

Працівник підприємства може отримувати від роботодавця суми коштів на відрядження або під звіт. Під звіт видають кошти для виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, що надала кошти (тобто підприємства). Кошти, видані на відрядження, забезпечують поїздку працівника для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи.

Підприємство, що направляє працівника у відрядження, зобов’язане забезпечити його грошовими коштами (авансом) у розмірах, установлених нормативно-правовими актами про службові відрядження.

Аванс може бути видано готівкою або перераховано в безготівковій формі на відповідний рахунок для використання із застосуванням платіжних карток

Майте на увазі: аванс на відрядження або під звіт можна видавати тільки тим працівникам, які повністю відзвітували за попередній аванс.

Облік розрахунків з підзвітними особами в бухгалтерському обліку ведуть на субрахунку 372 «Розрахунки з підзвітними особами». За дебетом цього субрахунку відображають видачу грошових коштів під звіт, за кредитом — визнану суму витрачених підзвітною особою коштів, а також повернення невикористаних сум.

Сальдо субрахунку 372 може бути як дебетовим, так і кредитовим. Такі показники відображають у Балансі розгорнуто: дебетове сальдо — у складі оборотних активів, а кредитове — у складі зобов’язань.

При видачі готівки з каси на відрядження або під звіт субрахунок 372 кореспондує з кредитом субрахунку 301 або 302 залежно від того, в якій валюті (національній чи іноземній) видані грошові кошти. Якщо видача авансу здійснюється в безготівковій формі, облік розрахунків залежить від того, на яку картку його перерахували — на корпоративну чи особисту.

Як правило, для операцій з корпоративною платіжною карткою підприємства відкривають додатковий рахунок у банку. Саме на цей рахунок з поточного рахунка перераховують певні суми коштів, спеціально виділених держателю корпоративної платіжної картки на госппотреби або на відрядження. Грошові кошти на такому додатковому рахунку відображають на субрахунку 313 «Інші рахунки в банку в національній валюті» або 314 «Інші рахунки в банку в іноземній валюті».

При цьому пам’ятайте:

передача корпоративної платіжної картки підзвітній особі ще не означає передачу їй самих грошових коштів

Грошові кошти, що перебувають на поточному рахунку підприємства, є його власністю. Тільки списані з рахунка юридичної особи із застосуванням корпоративної платіжної картки грошові кошти вважаються виданими під звіт держателю такої картки.

Якщо ж підзвітні грошові кошти перераховують на особисту платіжну картку працівника, усі кошти вважаються виданими йому під звіт. Цю операцію відображають такою проводкою: Дт 372 — Кт 311.

Після повернення з відрядження або після закінчення виконання окремої цивільно-правової дії підзвітна особа повинна відзвітувати за отримані грошові кошти — подати Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт* (далі — авансовий звіт), у строки, установлені пп. 170.9.2 і 170.9.3 ПКУ.

* Затверджено наказом Мінфіну від 28.09.2015 р. № 841.

Залишок грошових коштів, не витрачений на відповідні цілі, має бути повернено до каси або перераховано працівником на банківський рахунок роботодавця. Зробити це потрібно до або під час подання авансового звіту. Інакше такі суми доведеться обкласти ПДФО і ВЗ на підставі п.п. 164.2.11 ПКУ.

Типові операції, пов’язані з розрахунками з підзвітними особами, для підприємств, що застосовують рахунки класу 8, наведемо в табл. 14.3.

Таблиця 14.3. Облік розрахунків з підзвітними особами

№ з/п	Зміст господарської операції	Кореспонденція рахунків
		Дт	Кт
1	2	3	4
Видача грошових коштів працівнику
1	Видано працівнику грошові кошти з каси підприємства під звіт	372	301 (302)
2	Підзвітні суми перераховано на особисту платіжну картку працівника	372	311 (312)
3	Підзвітні суми перераховано на корпоративну платіжну картку підприємства*	313 (314)	311 (312)
* При видачі корпоративної платіжної картки працівнику в аналітичному обліку роблять відповідний запис.
Використання підзвітних грошових коштів
1	Списано суму, отриману працівником готівкою в банкоматі із застосуванням корпоративної платіжної картки	372	313 (314)
2	Списано комісію банку	92	313 (314)
3	Оплата вартості ТМЦ (необоротних активів, робіт, послуг) безготівковими грошовими коштами із застосуванням корпоративної платіжної картки	372	313 (314)
4	На підставі затвердженого авансового звіту оприбутковано придбані підзвітною особою:
	— необоротні активи	15	372
	— виробничі запаси	20
	— МШП	22
	— товари	281
5	Витрати на відрядження працівника на підставі затвердженого авансового звіту включено до первісної вартості придбаних у відрядженні:
	— необоротних активів	15	372
	— виробничих запасів	20
	— МШП	22
	— товарів	281

1	2	3	4
6	Списано витрати на відрядження працівників:	84	372
	— апарату управління цехами, дільницями	91	84
	— адміністративно-управлінського персоналу	92
	— відділу збуту	93
	— зайнятих дослідженнями та розробками	941
	— зайнятих утриманням об’єктів житлово-комунальних господарств і соціально-культурної сфери	949
7	Відображено суму податкового кредиту з ПДВ, сплаченого у складі вартості ТМЦ і необоротних активів, придбаних підзвітною особою, а також у складі вартості витрат на проїзд і проживання у відрядженні (за наявності відповідних підтвердних документів)	641/ПДВ	372
Здійснення розрахунків між підприємством і працівником
1	Повернено до каси підприємства невикористаний залишок підзвітних сум	301 (302)	372
2	Утримано із заробітної плати працівника ПДФО у зв’язку з неповерненням залишку не використаних у відрядженні грошових коштів	661	641/ПДФО
3	Утримано із заробітної плати працівника ВЗ у зв’язку з неповерненням залишку не використаних у відрядженні грошових коштів	661	642/ВЗ
4	Підзвітній особі відшкодовано перевитрату грошових коштів	372	301 (311)

14.3. Позики працівникам

Порядок відображення операцій з видачі та погашення позики працівнику підприємства в бухгалтерському обліку залежить від строку погашення позики.

Пункт 4 П(С)БО 10 поділяє дебіторську заборгованість на довгострокову та поточну. У зв’язку з цим підприємство суму позики, строк повернення якої:

— не перевищує 12 місяців з моменту надання, — обліковує як поточну дебіторську заборгованість на субрахунку 377 «Розрахунки з іншими дебіторами». За дебетом цього субрахунку показують виникнення дебіторської заборгованості при видачі позики, а за кредитом — її погашення;

— перевищує 12 місяців з моменту надання, — обліковує як довгострокову дебіторську заборгованість на субрахунку 183 «Інша дебіторська заборгованість». При настанні строку погашення позики протягом 12 місяців з дати балансу заборгованість працівника перед підприємством необхідно перевести з довгострокової дебіторської заборгованості до складу поточної. У цьому випадку роблять запис: Дт 377 — Кт 183.

Розглянемо приклад відображення розрахунків за позиками працівникам в обліку (див. табл. 14.4 на с. 101).

Таблиця 14.4. Облік розрахунків за позиками

№ з/п	Зміст господарської операції	Кореспонденція рахунків		Сума, грн.
		Дт	Кт
Видача позики
1	Отримано до каси грошові кошти для видачі позики працівнику	301	311	12300,00
2	Видано працівнику довгострокову позику	183	301	12300,00
3	Частину довгострокової дебіторської заборгованості, що підлягає погашенню протягом 12 місяців з дати балансу, переведенодо складу поточної заборгованості	377	183	4100,00
Погашення позики шляхом утримання із заробітної плати
1	Нараховано заробітну плату	93*	661	4000,00
* За умовами прикладу позичальник є працівником відділу збуту.
2	Нараховано ЄСВ (4000,00 грн. х 22 % : 100 %)	93	651	880,00
3	Утримано ПДФО (4000,00 грн. х 18 % : 100 %)	661	641/ПДФО	720,00
4	Утримано ВЗ (4000,00 грн. х 1,5 % : 100 %)	661	642/ВЗ	60,00
5	Перераховано ЄСВ	651	311	880,00
6	Перераховано ПДФО	641/ПДФО	311	720,00
7	Перераховано ВЗ	642/ВЗ	311	60,00
8	Здійснено відрахування в рахунок погашення позики	661	377	500,00
9	Виплачено заробітну плату	661	301	2720,00

Висновки

• Витрати на оплату праці залежно від місця роботи персоналу відображають на рахунках 15, 23, 24, 91, 92, 93 або 94.
• Із заробітної плати  працівників в обов’язковому порядку утримують ПДФ і  ВЗ, а «зверху» на неї нараховують ЄСВ.
• Виданими під звіт держателю корпоративної платіжної картки вважаються списані з її застосуванням грошові кошти.
• Якщо строк погашення довгострокової позики настає протягом  12 місяців з дати балансу, заборгованість працівника перед підприємством необхідно перевести з довгострокової дебіторської заборгованості (субрахунок 183)  до  складу поточної (субрахунок 377).