Коли добові на відрядження оподатковуються?
У яких випадках добові, виплачені на відрядження, оподатковуються ПДФО, військовим збором та ЄСВ?
Поширені випадки
Добові на відрядження можуть оподатковуватися ПДФО (податком на доходи фізичних осіб) та військовим збором у кількох випадках:
- Непідтверджена службова поїздка: Якщо після повернення з відрядження працівник не надає звіт щодо використання коштів, виданих на відрядження, або не підтвердить документально, що перебував у службовій поїздці. Відсутні документи, що підтверджують факт перебування у відрядженні, таких як проїзні документи, рахунки на проживання або відмітки прикордонних служб про перетин кордону.
- Затримка без поважних причин: Якщо працівник затримується у відрядженні без об’єктивних причин, наприклад, на вихідні, і це не узгоджено з керівництвом. Загалом, у такому разі добові не відшкодовуються. Але якщо їх виплачено, то їх слід оподаткувати.
- Суми, що перевищують встановлені норми: Якщо добові перевищують 0,1 розміру мінімальної зарплати на 1 січня звітного року для відряджень по Україні (у 2025 році = 800 грн на день) або 80 євро для закордонних відряджень за кожен календарний день.
У цих випадках добові можуть визнаватися додатковим благом працівника і оподатковуються відповідно до законодавства.
Найбільш поширений випадок – це коли сума добових, що перевищує неоподатковувану межу, є оподатковуваним доходом працівника. Який саме це дохід?
Як не оподатковувати добові 2025: граничні суми та документи
ПДФО та ВЗ
Вважаємо, що йдеться про додаткове благо (оподаткування згідно з п.п. «г» п.п. 164.2.17 ПКУ). Причому в даному випадку слід застосовувати коефіцієнт (але не простий). Аргумент: зазвичай у документі про розмір добових зазначено “чисту” суму (яку виплачують на руки). Але щоб знайти суму доходу до нарахування, потрібно “накрутити” і ПДФО, і ВЗ на оподатковувану частину добових. Для цього потрібен коефіцієнт 1,242236. Його застосовують до “чистої” суми оподатковуваних добових і отримують суму до нарахування.
Але ДПС іншої думки. В консультації за категорії 103.17 ЗІР ДПС зауважують, що оподатковувана частина добових — це дохід у вигляді надміру витрачених коштів, отриманих платником податку на відрядження та не повернутих у встановлені законодавством строки (п.п. 164.2.11 ПКУ). В такому разі слід застосувати стандартний натуральний коефіцієнт, тобто лише в частині ПДФО (п. 164.5 ПКУ). При ставці ПДФО 18 % він = 1,219512.
А суму ВЗ слід розраховувати з фактичної суми оподатковуваних добових. Тобто без застосування будь-яких коефіцієнтів. При цьому сплатити його доведеться за рахунок інших доходів (наприклад, зарплати) працівника на підставі його заяви.
ЄСВ
Його на добові витрати незалежно від їх розміру не нараховуємо, оскільки сума добових не належить до фонду оплати праці відповідно до п. 3.15 Інструкції зі статистики заробітної плати, затвердженої наказом Держкомстату від 13.01.2004 № 5. Крім того, добові (у повному обсязі) зазначені серед виплат, на які не нараховують ЄСВ згідно з п. 6 розд. І Переліку, затвердженого постановою КМУ від 22.12.2010 № 1170.
