Компенсація за невикористану відпустку із запізненням

Розглянемо, яка відповідальність та оподаткування у разі, якщо компенсацію за невикористану відпустку виплачувати після звільнення.

Загальні правила

Якщо на дату остаточного розрахунку з працівником роботодавець не виплатив належні працівникові суми (у тому числі компенсацію за невикористану відпустку), це слід зробити якнайшвидше.

Важливо розуміти, що навіть складне фінансове становище роботодавця не звільняє його від відповідальності за несвоєчасний остаточний розрахунок із працівником.

Статтею 116 Кодексу законів про працю України (КЗпП) зазначено, що всі виплати, належні працівникові, мають бути здійснені у день звільнення. Якщо ж виплата з будь-яких причин відбувається пізніше, роботодавець зобов’язаний компенсувати працівникові втрачений час, виплативши йому середній заробіток за весь період затримки до дня фактичного розрахунку. Проте цей термін не може перевищувати шість місяців відповідно до положень статті 117 КЗпП.

⚠️ Вважаємо, що без припису фахівців Держпраці або рішення суду розраховувати, нараховувати та виплачувати середній заробіток за час затримки розрахунку при звільненні немає необхідності.

А от компенсацію за невикористану відпустку виплатити слід і якнайскоріше. Чим довше підприємство затримує виплату компенсації, тим більшу суму середньої заробітної плати доведеться сплачувати, що може значно збільшити фінансове навантаження на роботодавця.

Розрахунок

Для розрахунку відпускної компенсації застосовується Порядок обчислення середньої зарплати № 100.

При обчисленні середньоденної зарплати для компенсації невикористаних відпусток необхідно розділити дні невикористаних відпусток, на які працівник набув право до 31.12.2023, та після цієї дати.

Середньоденна зарплата зазвичай розраховується за 12-місячний період, що передує виплаті компенсації (абз. 1 п. 2 Порядку № 100).

❗При звільненні виплата компенсації повинна здійснюватися в день звільнення, навіть якщо її нарахування відбулося із запізненням. Тому розрахунковий період у даній ситуації визначаємо від дати звільнення, незалежно від моменту нарахування та фактичної виплати.

Якщо працівник не має 12-місячного розрахункового періоду або навіть одного повного відпрацьованого місяця, то середньоденну зарплату обчислюють виходячи з окладу або мінімальної заробітної плати (МЗП). Якщо працівник працював на умовах неповної зайнятості, оклад або МЗП коригується пропорційно зайнятості (п. 4 Порядку № 100).

💰Також важливо визначити, який оклад (або МЗП) слід використовувати: на день звільнення чи на день виправлення помилки. У цьому випадку застосовується оклад (МЗП), встановлений на день звільнення, незалежно від моменту нарахування.

ПДФО та ВЗ

Відпускна компенсація оподатковується ПДФО та ВЗ за стандартними ставками, незалежно від дати її нарахування (в день звільнення або після). На сьогодні це 18 % ПДФО та 5 % військовий збір.

У додатку 4ДФ до Об’єднаного звіту сума компенсації, нарахована після звільнення, відображається у місяці фактичного нарахування/виплати з ознакою доходу «127».

ЄСВ

Єдиний соціальний внесок (ЄСВ) на компенсацію, нараховану після звільнення, не нараховується, оскільки:

1. Це виплата за невідпрацьований час, яка не включається до бази нарахування внеску.
2. Підприємство не є страхувальником для працівника після його звільнення.

У додатку Д1 до Об’єднаного звіту така компенсація не відображається.

Штрафи

Несвоєчасний розрахунок із працівником може спричинити юридичні наслідки та накладення штрафів:

Адміністративна відповідальність для посадових осіб роботодавця відповідно до статті 41 Кодексу України про адміністративні правопорушення (КУпАП) у вигляді штрафу від 30 до 100 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (від 510 до 1700 грн).

Фінансові санкції для підприємства згідно зі статтею 265 КЗпП:

• При затримці виплат не більше одного місяця штраф становить 1 мінімальну заробітну плату (МЗП). У 2025 році = 8000 грн.
• При затримці більш ніж на один місяць штраф збільшується до 3 МЗП. У 2025 році = 24000 грн.

Воєнне звільнення

Під час воєнного стану можливе звільнення роботодавця від штрафних санкцій, якщо доведено, що затримка виплат відбулася внаслідок бойових дій або обставин непереборної сили (ст. 10 Закону № 2136). А це справа не з легких. Потрібні вагомі аргументи та підтверджуючі документи.

Проте навіть у такій ситуації роботодавець зобов’язаний виплатити всю належну суму працівникові.