Компенсація за невикористану відпустку: надання та оформлення 2025

Міщенко Катерина 17 Квітня 2025 26

Зміст

Коли компенсують відпустку? За які відпустки надають компенсацію? Які документи потрібні для оформлення? Оподаткування та бухоблік. Все це – у статті.

Правова база

Загальне правило

🔴 Компенсація без звільнення — НЕ дозволена
🟢 Виняток — якщо виконуються всі такі умови (ст. 24 Закону про відпустки):

Ініціатива працівника — він самостійно подає заяву.
Працівник старше 18 років.
Використано щонайменше 24 к. дні щорічної (основної та / або додаткової) відпустки.

У такому випадку можна компенсувати надлишок невикористаних днів грошима.

🪖 Також особливий випадок – компенсація відпустки працівнику, призваному або прийнятому на військову службу.

Працівник має право на компенсацію всіх невикористаних днів відпусток: щорічної (основної і додаткової) та додаткової соціальної на дітей.

Заява подається до останнього дня місяця, в якому працівника мобілізовано.

Компенсуються дні, накопичені до дати початку служби.

📖 Компенсація за невикористану відпустку перед мобілізацією

📖 Компенсація за відпустку мобілізованому з 2023 року

📖 Чи можна мобілізованому працівнику виплатити компенсацію за невикористану відпустку без звільнення?

Що підлягає компенсації

Щорічна відпустка (основна та додаткова)
Додаткова соціальна відпустка на дітей

На кого поширюється

Як на основних працівників, так і на сумісників.

Головні особливості під час воєнного стану

Вони передбачені Законом № 2136.

1. Мінімум — 24 календарні дні:

Тривалість щорічної основної відпустки залишається 24 к.д.
Усе, що понад 24 дні — роботодавець може обмежити або перенести.

2. Поділ відпустки:

Відпустку можна поділити, але одна частина має бути не менш ніж 14 к.д.

🎥 Як можна ділити відпустки у 2025 році?

3. Надання понад 24 днів:

Понад 24 дні можуть бути:

перенесені на післявоєнний час;
або надані як відпустка без збереження зарплати.

4. Можна не надати відпустку, але…

Компенсацію за дні понад 24 к.д. треба сплатити у разі:
- звільнення працівника;
- або за його заявою, якщо виконані умови з ч. 1 ст. 24 Закону «Про відпустки».

Звільнення під час воєнного стану:

«У разі звільнення працівника у період дії воєнного стану йому виплачується грошова компенсація»
— ст. 12 Закону № 2136

Розрахунок кількості днів

Що таке “робочий рік”?

Це період від дати початку трудового договору:

▶️ Наприклад, якщо працівник прийнятий 15.09.2022, то його робочі роки:

15.09.2022 – 14.09.2023
15.09.2023 – 14.09.2024
15.09.2024 – 14.09.2025 … і так далі.

Як рахувати дні невикористаної відпустки:

✔️ Відпустка заробляється щодня, тобто її кількість залежить від фактично відпрацьованого часу у кожному робочому році.

Вам стане у пригоді Формула розрахунку кількості днів відпустки

Поділ на два періоди: до та після 31.12.2023

📌 Якщо працівник має невикористану відпустку за період до 31.12.2023: Компенсацію за ці дні рахують із заробітку 2023 року.

📌 Якщо дні накопичено після 01.01.2024: Компенсацію рахують уже за новими правилами, із зарплат 2024 року.📩 Підтверджено у листі Мінекономіки від 26.02.2024 № 4707-05/14491-09.

Приклади компенсації щорічної відпустки

Приклад 1. Відпустка понад 24 дні — компенсація дозволена:

Працівник має 31 день невикористаної щорічної відпустки.
Мінімум — 24 календарних дні (ст. 6 Закону про відпустки).
Після надання 24 днів, можна компенсувати 7 днів грошима.

✔️ Умова: компенсація дозволена лише за дні понад 24 дні за кожен робочий рік.

Приклад 2. Відпустка рівно 48 днів за 2 роки — компенсація неможлива:

За 2 робочі роки працівник має 48 днів відпустки.
2 × 24 = 48 днів — це норма.
Компенсація не дозволена, бо понаднормових днів немає.

🚫 Пам’ятайте: компенсація можлива лише за надлишок понад 24 дні на кожен робочий рік окремо.

Додаткове застереження: заборонено не надавати щорічну відпустку більше ніж 2 роки підряд (ст. 80 КЗпП).

‼️ Виняток — під час воєнного стану це правило не діє, коли роботодавець може відмовити в наданні відпустки (ч. 1 ст. 12 Закону № 2136).

Можна не надавати відпустку більше 2 років під час воєнного стану

🚫 Не можна:

Погоджуватися на повну грошову компенсацію щорічної відпустки без звільнення працівника, навіть за його письмовим проханням. Це порушення трудового законодавства.

Відповідальність роботодавця

💰 Фінансова (ст. 265 КЗпП):

За порушення трудового законодавства, зокрема:

за виплату компенсації всупереч закону, затримку виплати компенсації менше ніж на місяць – штраф 1 мінімальна зарплата (на момент виявлення) – у 2025 році: 8000 грн;
за затримку виплати компенсації більше як на місяць – штраф у 3 МЗП (24000 грн).

📋 Адміністративна (ст. 41 КпАП):

За порушення вимог законодавства про працю

Порушення	Штраф
Перше	від 510 до 1700 грн
Повторне (протягом року)	від 1700 до 5100 грн

Компенсація при звільненні

🔹 У разі звільнення — роботодавець зобов’язаний виплатити компенсацію за всі:

невикористані щорічні основні відпустки
невикористані додаткові відпустки
відпустки на дітей (ст. 19, 24 Закону про відпустки, ст. 84 КЗпП)

❗️ Обмеження 24 дні не діє — компенсуються всі накопичені дні за всі попередні роки.

Відпустка перед звільненням — це право працівника:

Працівник може «відгуляти» відпустку перед звільненням.
День звільнення — останній день відпустки.
Відпускні виплачуються заздалегідь, як зазвичай.

Працівник сам вирішує:
🔹 або піти у відпустку → потім звільнитись
🔹 або отримати грошову компенсацію → у день звільнення

📖 Звільняємо працівника: відпустка чи компенсація?

🚫 Винятки, коли відпустка перед звільненням НЕ дозволена:

Звільнення за дисциплінарне порушення — тільки компенсація.
Воєнний стан — роботодавець може відмовити у понад 24 днях, щоби звільнити місце для нового працівника.

Компенсація і відпустка перед звільненням — рівнозначні: Сума виплати однакова, різниця лише у формі — чи у вигляді «відпускних», чи як компенсація при розрахунку.

‼️ Але це правило діє тільки якщо немає днів відпустки, зароблених до 31.12.2023. Якщо є, то пам’ятайте: відпускна компенсація для таких днів рахується з “заморожених” виплат за 2023 рік, а відпускні – за загальними правилами. Це може вплинути на різницю в сумах компенсації та відпускних.

📖 Компенсація за невикористану відпустку та відпускні 2025: чи брати виплати 2023 року?

Компенсація за відпустку на дітей

👶 Що таке додаткова відпустка на дітей? Вона надається за ст. 19 Закону про відпустки, зокрема:

одному з батьків, які мають дві і більше дітей до 15 років;
одному з батьків дитини з інвалідністю;
одинокій матері — незалежно від кількості дітей до 18 років.

‼️ Компенсація можлива тільки у разі звільнення. А також у разі прийняття або призову на військову службу.

Причина — соціальна відпустка не є щорічною, тому абз. 4 ст. 24 Закону про відпустки не дозволяє компенсацію без звільнення. Але для мобілізованих діють спеціальні норми.

Особливості відпустки:

Рахується за календарний рік, а не за робочий.
Немає терміну давності — компенсується за всі роки.
Якщо право виникло по кількох підставах (наприклад, багатодітність + інвалідність), можна отримати до 17 днів (10 + 7).
Потрібно мати довідку, що інший з батьків не використав відпустку на дітей і не отримував компенсації.

Приклади компенсації соцвідпустки

Приклад 1: Працівниця має право на 10 днів щороку (2023 – 2025). Їй компенсують 30 днів при звільненні у 2025.

Приклад 2: Працівниця має:

24 дні щорічної – хоче “відгуляти” 14 днів
10 днів на дітей – хоче “відгуляти” всі.
решту 10 днів – хоче забрати компенсацією.

❌ Так не можна! Закон вимагає відпочивати мінімум 24 дні саме щорічної відпустки, а відпустка на дітей не зараховується. Компенсація у такому разі не дозволена.

Відпустки, які не компенсуються

Компенсація НЕ нараховується за відпустки, які:

не накопичуються;
не є щорічними;
не належать до додаткових соціальних (на дітей).

До таких відносяться:

🎓 навчальні;
✍️ творчі;
🏆 для участі у змаганнях;
♿ для осіб з інвалідністю;
🪖 для учасників бойових дій;
☢️ «чорнобильські» — вони вважаються пільгою, а не видом відпустки у класичному сенсі (згідно зі ст. 20 і 21 Закону № 796-XII).

Компенсація — додаткові правила

Компенсація – тільки остаточний розрахунок.
Перенести її на нове місце роботи неможливо.
Відмова від компенсації – заборонена.
Працівник не може залишити її «на потім» — виплачується обов’язково при звільненні.
Компенсація має бути вказана окремо.
Повідомте працівника про її розмір окремо, не тільки в загальному розрахунковому листі (ст. 47 КЗпП).
У разі смерті працівника — компенсація виплачується:
- членам сім’ї (ч. 6 ст. 83 КЗпП),
- або входить до спадщини, якщо членів сім’ї немає.

Коли виплачується компенсація?

Ситуація	Термін
Без звільнення	будь-коли, за наказом
При звільненні	в день звільнення, або наступного дня після вимоги працівника (ст. 116 КЗпП)

Документальне оформлення

1. Якщо працівник продовжує працювати:

✍️ Заява працівника про бажання отримати грошову компенсацію за понаднормові дні відпустки (понад 24 к.д. за кожен робочий рік).
📑 Наказ роботодавця про виплату компенсації.

❗️Нагадуємо: компенсація можлива лише за дні понад 24, і тільки після фактичного використання цих 24 днів.

📝 Заява про виплату компенсації за невикористану відпустку у зв’язку з мобілізацією

📝 Наказ про виплату компенсації за невикористану відпустку у зв’язку з мобілізацією

Якщо працівник звільняється:

📑 Наказ про звільнення — він автоматично є підставою для розрахунку компенсації.
📊 Розрахунок невикористаних днів відпустки — бухгалтер має визначити кількість усіх днів, включаючи накопичені за попередні роки.

📝 Наказ про звільнення за угодою сторін

Якщо компенсується додаткова відпустка на дітей додатково вартує мати довідка або лист з місця роботи іншого з батьків про те, що він:

не користувався цією відпусткою;
не отримував компенсацію.

Форма довільна. Головне, щоби містила достовірну інформацію.

📢 Хоча маємо попередити: законодавство не зобов’язує працівника надавати такі документи і не дає право роботодавцю їх вимагати. Тому програма мінімум – працівник має вказати у заяві про виплату компенсації чи звільнення, що інший з батьків дитини (дітей) не використав додаткову соціальну відпустку на них за відповідний рік.

Оподаткування

✅ Податок на доходи фізичних осіб (ПДФО) – 18%

Утримується на загальних підставах.
Враховується при наданні податкової соціальної пільги.

✅ Військовий збір (ВЗ) – 5%

Станом на 2025 рік — 5%.
Утримується так само, як із зарплати.

📋 Звітність:
У Додатку 4ДФ компенсація показується під кодом доходу «101» — разом із зарплатою. ВЗ також зазначається у 4ДФ.

У додатку Д1 показується загальною сумою разом із зарплатою.

✅ Єдиний соціальний внесок (ЄСВ):

Нараховується, якщо компенсацію виплачують до звільнення (як частина зарплати).
НЕ нараховується, якщо компенсацію нараховують після звільнення, бо роботодавець уже не є страхувальником (листи ДФС № 956/6 та № 557/ІПК).

Бухгалтерський облік (приклад)

№	Госп. операція	Дт	Кт
1	Нарахували компенсацію	471	661
2	Утримали ПДФО (18%)	661	641
3	Утримали ВЗ (5%)	661	642
4	Нарахували ЄСВ (22%)	471	651
5	Виплатили працівнику	313	311

Попередній запис Наступний запис