Контроль ЄСВ в банку: довідка-розрахунок 2025
При виплаті зарплати банки контролюють сплату ЄСВ. Але є випадки, коли ЄСВ менше 22%. Тож треба заповнити довідку-розрахунок.
Що таке ЄСВ-контроль?
При здійсненні виплати заробітної плати, банк зобов’язаний перевірити:
- чи подано платіжну інструкцію на ЄСВ;
- чи відповідає сума сплаченого ЄСВ не менше 22% від суми заробітної плати до виплати.
Якщо ні — банк має право не виконати платіж, доки не буде надано довідку-розрахунок.
Коли обов’язково подавати довідку-розрахунок?
| № | Обставина | Чому потрібна довідка? |
|---|---|---|
| 1 | Працюють особи з інвалідністю | Для них ЄСВ — менше ніж 22% |
| 2 | Зарплата перевищує максимальну базу нарахування ЄСВ | ЄСВ утримується лише до максимуму (понад не оподатковується) |
| 3 | У платника є переплата ЄСВ | Сума на платіжці менша, бо перекривається переплатою |
Підстава: п. 3 Порядку № 291 (наказ Мінфіну від 16.09.2022 № 291)
Хто не зобов’язаний подавати довідку-розрахунок?
Банк не проводить перевірку ЄСВ, якщо роботодавець належить до таких категорій:
- 💰 Бюджетні організації
- 🏛 Пенсійний фонд України
- 🎧 УТОГ та 🧑🦯 УТОС
- 💻 Резиденти Дія.City
- 🌍 Іноземні представництва, дипломатичні та консульські установи
Умовно: банк не перевіряє — але роботодавець має сам підтвердити свій статус при відкритті рахунку або при зміні статусу.
Як виглядає довідка-розрахунок?
Це документ, що підтверджує правомірність зменшення (або відсутності) нарахування ЄСВ в сумі менше 22% від зарплати до виплати. Його необхідно завірити у податковому органі (ДПС) за місцем обліку платника ЄСВ.
🧾 Форма довідки — довільна, але має містити:
- назву платника;
- період;
- причину, чому сума ЄСВ менша 22%;
- обґрунтування (посилання на норму законодавства);
- підписи керівника, бухгалтера;
- реквізити контролюючого органу (з відміткою).
Як отримати довідку-розрахунок ЄСВ?
Довідку-розрахунок можна подати на затвердження до ДПС двома способами:
📄 у паперовій формі або 💻 в електронному вигляді через Е-кабінет.
📄 Варіант 1: Паперова довідка-розрахунок
- Складається у трьох примірниках за формою, наведеною в Додатку 1 до Порядку № 291.
- Погоджується у контролюючому органі (ДПС) за місцем реєстрації платника ЄСВ.
- Скачати форму довідки можна тут 👇
Розподіл примірників
| Куди подається | Кількість | Примітка |
|---|---|---|
| 📤 Банк | 1 | Подається з платіжкою |
| 🏢 ДПС | 1 | Залишається в податковій |
| 📁 Платник | 1 | Архівується у себе |
💻 Варіант 2: Електронна довідка-розрахунок
- Формується у Електронному кабінеті платника податків у розділі «Введення звітності».
- Обирайте відповідний ідентифікатор:
- J1330001 – для юридичних осіб;
- F1330001 – для ФОП.
Порядок подання:
- Створіть електронну довідку-розрахунок.
- Подайте її через Е-кабінет.
- Отримайте дві квитанції:
- Квитанція №1 — підтвердження перевірки (у разі помилок буде зазначено причину відмови).
- Квитанція №2 — підтвердження реєстрації документа в ДПС.
✅ Після успішної реєстрації погоджена довідка буде підписана КЕП/КЕПечаткою і надійде в Е-кабінет.
🔔 Нагадування:
Податкова служба має погодити електронну довідку-розрахунок або надати офіційну відмову з поясненням.
Причини відмови у погодженні довідки-розрахунку
| № | Причина відмови | Коментар |
|---|---|---|
| 1️⃣ | Невідповідність форми | Документ складено не за формою, визначеною у Додатку 1 до Порядку № 291 |
| 2️⃣ | Недостовірна інформація | Виявлено неправдиві або помилкові дані |
| 3️⃣ | Подання не за місцем обліку | Документ надіслано до податкової не за місцем реєстрації платника ЄСВ |
| 4️⃣ | Не всі поля заповнені | Зокрема, відсутність запису в полі «Інформація для надавача платіжних послуг» є підставою для відмови |
Довідка без ЄСВ-контролю: коли можна отримати?
Податківці при перевірці довідки-розрахунку можуть прийняти рішення про видачу довідки, яка звільнить його від проходження ЄСВ-контролю в банку.
Це документ, який дозволяє роботодавцю не подавати довідку-розрахунок ЄСВ при виплаті заробітної плати, навіть якщо сума ЄСВ менша за 22% нарахованої зарплати.
✅ Хто має право?
| Умова | Деталі |
|---|---|
| Причина заниженого ЄСВ | Зарплата працівника перевищує максимальну базу для нарахування ЄСВ |
| Вимога | Відсутність порушень із нарахування та сплати ЄСВ протягом останніх 12 місяців |
⏳ Термін дії довідки – 12 місяців з дати видачі.
Якщо виникли порушення
| Наслідки | Дії ДПС |
|---|---|
| ❗ Виявлені порушення законодавства про ЄСВ | 🔁 Довідку відкликають |
| 📬 Повідомлення | Надсилається платнику та банку |
| 🧾 Що далі? | Платник знову подає довідку-розрахунок при кожній виплаті зарплати |
Довідка-розрахунок ЄСВ: порядок заповнення
| Рядок | Що вказувати | Пояснення / приклад |
|---|---|---|
| 1 | Заробітна плата, зазначена в платіжці | Сума “чистої” зарплати (після ПДФО і військового збору), яку виплачують працівникам |
| 1.1 | Зарплата понад максимальну базу для ЄСВ | Сума перевищення 160000 грн (у 2025 році), з якої ЄСВ не нараховується. Показуєте “чисту” частину перевищення |
| 1.2 | Зарплата працівників з інвалідністю | Повна сума зарплати без утриманих податків для таких осіб |
| 2 | 22% × (р.1 – р.1.1 – р.1.2) | Автоматично або вручну розраховується сума ЄСВ за ставкою 22% |
| 3 | 8,41% × р.1.2 | Сума ЄСВ за пільговою ставкою для працівників з інвалідністю |
| 4 | Переплата ЄСВ | Переплата за поточний період, без авансів, здійснених у звітному місяці |
| 5 | (р.2 + р.3 – р.4) | Фактична сума ЄСВ, яку сплачуєте в банк |
📌 Інформація для надавача платіжних послуг (нижня частина довідки)
| Поле | Що зазначати |
|---|---|
| 1️⃣ | Сума зарплати з платіжної інструкції |
| 2️⃣ | Дата, номер, сума платіжки на ЄСВ (не менше суми з рядка 5). Якщо сума < 0 → зазначити платіжку, якою утворено переплату |
