Мінфін вніс зміни до Інструкції про службові відрядження

Мінфін наказом від 17 жовтня 2023 року №560 затвердив зміни до Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, які набули чинності 7 листопада 2023 року. Дещо пізніше ці зміни були додатково уточнені наказом Мінфіну від 31 жовтня 2023 року №608.

Уточнення щодо авансу та його видачі готівкою

Згідно з новими положеннями, аванс може бути виданий у готівковій формі для наступних категорій працівників:

• Державні службовці та інші особи, які направляються у відрядження Офісом Президента України, Апаратом Верховної Ради України, Секретаріатом Кабінету Міністрів України, Міністерством економіки України у складі закордонних делегацій на чолі з високопосадовцями (Президентом України, Головою Верховної Ради України, Прем’єр-міністром України, віце-прем’єр-міністрами, міністрами та їх заступниками). Також це стосується передових груп, які забезпечують підготовку закордонних візитів зазначених посадовців.
• Працівники державних органів і військових формувань, які спрямовані у відрядження відповідними органами та установами, що займаються розвідувальною, контррозвідувальною та оперативно-розшуковою діяльністю.

Документальне підтвердження витрат

У разі використання працівником платіжної картки під час службового відрядження для безготівкових розрахунків, витрати підтверджуються відповідними документами. Це може бути виписка банку-емітента платіжної картки або інші дані з рахунку, як у паперовій, так і в електронній формі. Головне, щоб ці документи містили всі необхідні відомості про виконані платіжні операції, відповідно до чинного законодавства.

Документи, що підтверджують витрати, можуть бути надані в паперовій або електронній формі. Електронний документ, оформлений згідно з вимогами законодавства, вважається офіційним підтвердженням, навіть якщо він відображений у візуальній формі на папері.

Порядок подання звіту про використання коштів

Працівник зобов’язаний скласти та подати звіт про використання коштів або електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт, у паперовій чи електронній формі. Звіт повинен бути поданий разом із документами, що підтверджують витрати, відповідно до законів України “Про електронні документи та електронний документообіг” та “Про електронні довірчі послуги”. Звіт подається за встановленою формою, затвердженою Міністерством фінансів.

Відшкодування добових витрат

Сума добових витрат не потребує додаткового документального підтвердження, проте необхідно надати хоча б один доказ перебування працівника у відрядженні. Якщо працівник не зміг отримати документи через обставини, незалежні від нього, підтверджувальні документи можуть бути замінені іншими доказами перебування.

Порядок відряджень в межах України

Фактична кількість днів перебування працівника у відрядженні визначається на підставі наказу про відрядження та наявності хоча б одного з документів, що підтверджують перебування (проїзні квитки, рахунки за проживання, довідка з місця відрядження або службова записка, погоджена керівником).

Добові витрати відшкодовуються лише за наявності наказу про відрядження, звіту про використання коштів та підтверджуючих документів. У разі відсутності таких документів компенсація добових витрат не надається.

Повернення авансу

Якщо працівник отримав аванс на відрядження у готівковій формі, він зобов’язаний подати звіт та повернути надмірно витрачені кошти до закінчення третього банківського дня після прибуття на місце постійної роботи.

Використання платіжних карток

Якщо під час службового відрядження працівник використовував платіжну картку для розрахунків у безготівковій формі, керівник може продовжити строк подання звіту про використання коштів до 20 банківських днів у разі наявності поважних причин або розбіжностей у звітних документах.

Непередбачувані обставини

Якщо під час відрядження виникли обставини, що унеможливили повернення квитків на літак або інший транспорт, витрати на ці квитки можуть бути відшкодовані за рішенням керівника. Керівники підприємств особисто приймають рішення щодо відшкодування витрат на квитки, якщо мають підтверджуючі документи. Міністри та керівники інших органів виконавчої влади можуть самостійно вирішувати питання відшкодування своїх витрат без звернення до вищих посадовців, якщо відрядження здійснювалося за кошти відповідного міністерства або органу.

Відрядження за кордон

У випадку закордонних відряджень, за одноденні відрядження добові витрати відшкодовуються як за повну добу. Відшкодування здійснюється згідно з наказом про відрядження, звітом про використання коштів та документальними підтвердженнями перебування за кордоном.

Добові витрати відшкодовуються за кожен день перебування у відрядженні, включаючи день вибуття та день прибуття. Якщо під час поїздки були пересадки або зупинки в інших країнах, добові витрати відшкодовуються за нормами цих країн. За день вибуття з України добові нараховуються за нормами першої іноземної держави, а за день прибуття в Україну – за нормами останньої іноземної держави.

У разі перетину декількох іноземних держав протягом доби, добові витрати розраховуються як середнє арифметичне від норм цих держав.

Якщо працівник отримав аванс у готівковій формі для закордонного відрядження, він також зобов’язаний подати звіт і повернути надмірно витрачені кошти. Якщо працівник використовував платіжні картки, керівник може продовжити термін подання звіту до 20 банківських днів у разі виявлення проблем у звітності.

Таким чином, ці зміни уточнюють порядок оформлення відряджень, процедури підтвердження витрат та правила повернення авансів, підкреслюючи важливість документального підтвердження витрат як у внутрішніх, так і закордонних відрядженнях.