Накази з кадрових питань: топ 8 помилок, яких варто уникати

Чи дійсно важливо правильно заповнювати накази з кадрових питань? Часто звучить питання, якось сприймаються помилки у номерах, строках зберігання чи нечітко прописаному змісті. Але насправді, це може мати серйозні наслідки.

Накази – це основа для прийняття на роботу працівників, їх звільнення, встановлення доплат і надбавок, нарахування відпускних, компенсацій та зарплати за дні відрядження. Вони є первинними документами для багатьох господарських операцій.

Не забувайте, що перевірки Держпраці не мають строку давності. Це означає, що всі допущені помилки або відсутність інформації в наказах можуть бути враховані інспектором праці при виявленні порушень, що може призвести до фінансових штрафів. Помилки в наказах не підлягають виправленню “заднім числом”.

Щоб уникнути типових помилок при складанні наказів, важливо ознайомитися з такими нормативними актами:

1. Перелік типових документів (наказ Мінюсту від 12.04.2012 № 578/5), що регулює терміни зберігання документів.
2. Правила організації діловодства (наказ Мінюсту від 18.06.2016 № 1000/5), які містять основи діловодства в державних органах та установах.

Обидва документи містять багато нюансів, тому дуже важливо їх уважно вивчити, щоб уникнути помилок.

Помилка 1: Неправильна нумерація та реєстрація

Багато підприємств нумерують всі накази з кадрових питань послідовно, використовуючи один індекс. Це призводить до трьох помилок: однаковий індекс для всіх наказів, відсутність різної нумерації для тимчасових та тривалих наказів, а також реєстрація в одному журналі.

Важливо розрізняти накази залежно від їх терміну зберігання: наприклад, накази про стягнення чи відпустки зберігаються 5 років, в той час як накази про надання додаткових відпусток зберігаються 75 років.

Помилка 2: Поєднання різних видів відпусток в одному наказі

Видача одного наказу, що містить інформацію про щорічну основну та додаткову відпустку, є неправильною. Це пов’язано з тим, що строки зберігання для цих наказів відрізняються (5 та 75 років відповідно), тож вони мають бути оформлені окремо.

Помилка 3: Неправильне формулювання матеріальної допомоги

У наказі про надання відпустки може бути вказано, що працівнику надається матеріальна допомога на оздоровлення. Однак такий наказ зберігається 5 років, а накази про матеріальну допомогу – 75 років. Це також свідчить про необхідність оформлення окремих документів.

Помилка 4: Кілька оригіналів наказу

На підприємствах часто видають кілька примірників одного наказу, проте оригінал документа має бути лише один. Він долучається до відповідної справи, а копії створюються за потреби для внутрішнього використання.

Помилка 5: Відсутність дієслова в наказі

У розпорядчих документах важливо починати з дієслова, яке визначає суть дії, наприклад: “ПРИЙНЯТИ”, “ЗВІЛЬНИТИ” тощо. Відсутність чіткої формулювання може призвести до неясності в розпорядчій частині документа.

Помилка 6: Неправильне формулювання умов праці

В наказі про прийняття працівника мають бути чітко вказані умови оплати праці, такі як посадовий оклад та надбавки. Невказання цієї інформації може призвести до порушень трудового законодавства.

Помилка 7: Використання довільних форм наказів

Використання форм, не затверджених на підприємстві, може призвести до штрафів. Рекомендується використовувати типові форми, затверджені відповідними наказами, щоб уникнути проблем під час перевірок.

Помилка 8: Неправильне зберігання документів

Документи, що є підставою для видання наказів, мають зберігатися окремо від самих наказів. Всі заяви та договори повинні бути організовані у відповідних особових справах працівників.