Облік товарів у ФОП: форма обліку та первинка

Розглянемо правила обліку товарних запасів у ФОП: хто зобов’язаний його вести, а хто – ні, яка форма обліку та первинні документи.

Вимоги Закону про РРО щодо обов’язку / не обов’язку вести облік товарних запасів

Частина 1 п. 12 ст. 3 Закону про РРО встановлює обов’язок ФОПів – і зокрема платників ЄП – вести облік товарних запасів та надавати при перевірках первинні документи, підтверджуючі походження товарів.

Ця норма відсилає до Порядку та Форми обліку товарних запасів для ФОПів – зокрема ФОПів на ЄП. Але тут є одне «але».

• Частина друга п. 12 ст. 3 Закону про РРО встановлює виключення із загальної вимоги вести облік товарних запасів та надавати при перевірках первинні документи, підтверджуючі походження товарів, – для ФОПів на ЄП – не платників ПДВ (за певними виключеннями щодо визначених категорій продаваних товарів).
• Тобто ФОПів на ЄП груп 1, 2 та 3 зі ставкою 5% вести облік товарних запасів та надавати при перевірках первинні документи, підтверджуючі походження товарів, Закон про РРО не зобов’язує.
• За винятком тих з них, які продають технічно складні побутові товари, що підлягають гарантійному ремонту, лікарські засоби, вироби медичного призначення, ювелірні та побутові вироби з дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння, дорогоцінного каміння органогенного утворення та напівдорогоцінного каміння.

Порядок ведення обліку товарних запасів та відповідну Форму обліку для ФОПів – зокрема ФОПів на ЄП – затверджено наказом Міністерства фінансів України від 03.09.2021 № 496.

Порядок не містить жодних вказівок на статус ФОПів, на яких він поширюється, чи виключень – зокрема щодо їх статусу платника / не платника ПДВ.

Хто з ФОПів зобов’язаний вести облік товарних запасів

Вести облік товарних запасів та надавати при перевірках первинні документи, підтверджуючі походження товарів, повинні ФОПи, які здійснюють розрахункові операції:

• перебувають на загальній системі оподаткування – незалежно від статусу платника/неплатника ПДВ;
• є платниками ЄП групи 3 зі ставкою 3% – тобто мають статус платника ПДВ;
• є платниками ЄП та не є платниками ПДВ, але здійснюють продажі:

• технічно складних побутових товарів, що підлягають гарантійному ремонту;
• лікарських засобів та виробів медичного призначення;
• ювелірних і побутових виробів із дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння, органогенного та напівкоштовного каміння.

Хто з ФОПів не зобов’язаний вести облік товарних запасів

Вести облік товарних запасів та надавати при перевірках первинні документи, підтверджуючі походження товарів, не повинні ФОПи, які:

• є платниками ЄП груп: 1, 2 чи 3 зі ставкою 5% – тобто не є платниками ПДВ та не здійснюють продажів технічно складних побутових товарів, що підлягають гарантійному ремонту, лікарських засобів, виробів медичного призначення, ювелірних та побутових виробів з дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння, дорогоцінного каміння органогенного утворення та напівдорогоцінного каміння.

Облік товарних запасів ФОПом

ФОП відповідно до свого обов’язку веде облік товарних запасів за кожним місцем їх реалізації:

• на підставі первинних документів, що підтверджують походження товару;
• шляхом безперервного заповнення встановленої форми – або в паперовому, або в електронному вигляді – щодо усіх товарів, набутих для продажу та реалізованих.

Первинні документи, підтверджуючі походження товарів

До первинних документів, підтверджуючих походження товарів, належать:

1. опис залишку товарів на початок ведення обліку. Складають у довільній формі, але обов’язково зазначати:

• назву товару;
• кількість;
• вартість.

2. накладні, акти закупівлі, митні декларації;

3. фіскальні або товарні чеки;

4. документи з інформацією про постачальника, датою операції, назвою, кількість і вартість товару.

Зберігання первинних документів податкового обліку

Стаття 44 ПКУ встановлює обов’язок платників податків без жодних винятків вести облік доходів, витрат та інших показників, що стосуються визначення об’єктів оподаткування на підставі первинних документів. А також обов’язок зберігання згаданих первинних документів протягом визначених законодавством строків.

Податківці застосовують ці вимоги і щодо первинних документів, підтверджуючих походження товарів ФОПа, зобов’язаного вести облік товарних запасів:

• підтверджуючі документи зберігаються в місці продажу до повного вибуття товару;
• у разі перевірки ФОП зобов’язаний пред’явити підтверджуючі документи контролерам разом з дійсними формами обліку товарних запасів;
• якщо облік товарних запасів ведеться в електронній формі – вони мають бути доступними для перегляду чи копіювання;
• за відсутності оригіналів у місці продажу дозволено надати копії первинних документів із подальшим пред’явленням оригіналів до завершення перевірки.

Висновки

1. Обов’язок обліку товарних запасів ФОПа включає два елементи:

• заповнення форми обліку в паперовому або електронному вигляді;
• надання контролерам при перевірці первинних документів, підтверджуючих походження товарів.

2. Обов’язок обліку товарних запасів та надання при перевірках первинних документів, підтверджуючих походження товарів, мають усі ФОПи, за виключенням ФОПів на ЄП груп 1, 2 та 3 зі ставкою 5% – тобто неплатників ПДВ, але окрім тих з них, які продають технічно складні побутові товари, що підлягають гарантійному ремонту, лікарські засоби, вироби медичного призначення, ювелірні та побутові вироби з дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння, дорогоцінного каміння органогенного утворення та напівдорогоцінного каміння.

3. Вимоги ПКУ щодо обов’язків та строків зберігання первинних документів податківці застосовують і щодо первинних документів, підтверджуючих походження товарів ФОПа, зобов’язаного вести облік товарних запасів.