Обов’язкові документи для РРО у 2025 році

Які документи повинні зберігатися на місці проведення розрахунків при використанні реєстраторів розрахункових операцій (РРО)? Чи потрібні копії довідок та Z-звіти на точці продажу?

Що говорить законодавство?

Відповідні вимоги встановлені в п. 4 розд. III Порядку № 547, затвердженого наказом Мінфіну від 14.06.2016 № 547, який регулює реєстрацію та застосування РРО.

Обов’язкові дії та документи при застосуванні РРО

Суб’єкт господарювання, який проводить розрахункові операції з використанням РРО, зобов’язаний:

№	Вимога	Форма / носій	Термін зберігання
1️⃣	Фіскальний звітний чек (Z-звіт) наприкінці кожної зміни / робочого дня	Паперова та/або електронна	–
2️⃣	Контрольна стрічка	Паперова та/або електронна	3 роки (обов’язково!)
3️⃣	X-звіти, Z-звіти, інші звіти, передбачені документацією до РРО	Паперові та/або електронні	Згідно з техдокументацією
4️⃣	Реєстраційне посвідчення РРО	Оригінал або копія на місці	Постійно на точці
5️⃣	Остання довідка про опломбування РРО	Оригінал або копія на місці	Постійно на точці

🔸 Виняток: Автомати з продажу товарів/послуг від обов’язку друку Z-звітів, контрольних стрічок та зберігання документів на місці розрахунку звільнені.

Часті запитання бухгалтера щодо РРО

Питання	Відповідь
Чи можна зберігати документи в електронному вигляді?	Так, якщо РРО це дозволяє (згідно з технічним паспортом).
Де зберігати реєстраційне посвідчення?	Тримати засвідчену копію на місці, оригінал зберігати в офісі.
Скільки зберігати контрольну стрічку?	3 роки, згідно з Порядком № 547.

Висновок

✅ Якщо ви використовуєте РРО, то на місці проведення розрахунків обов’язково мають бути:

• 📎 Реєстраційне посвідчення РРО (або копія)
• 📎 Остання довідка про опломбування РРО (або копія)
• 📄 Фіскальні звіти (Z-звіти), X-звіти — друковані або в електронному архіві
• 📄 Контрольна стрічка РРО — на накопичувачі / хмарному сервісі

Бажано мати 📘 Інструкцію до РРО — для обґрунтування дій у разі помилки або перевірки