Оцифровані трудові книжки: видати не можна залишити? Думка Держпраці

Ось уже 3 роки через Портал пенсійного фонду ми з вами переходимо від паперових до електронних трудових книжок. І формально процес триватиме ще 2 роки. Але багато роботодавців уже впорались із цією задачею.

Тож постає питання: чи можна віддавати працівникам паперові трудові книжки, які уже оцифрували і дані з них передали до Пенсійного фонду? Про це ми запитали у фахівців Держпраці. І вже готові поділитися з вами їх відповіддю. Але спочатку коротко нагадаю, чого ж таке запитання взагалі виникло.

Закону України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» від 05.02.2021 № 1217-IX

Пункт 2 розділу ІІ «Прикінцеві положення»: включення ПФУ до реєстру застрахованих осіб відсутніх відомостей про трудову діяльність працівників здійснюється протягом 5 років з дня набрання чинності цим Законом на підставі відомостей, поданих страхувальником або застрахованою особою. Після завершення цих робіт наявні трудові книжки видаються працівникам особисто під підпис.

Закон № 1217 набрав чинності 10.06.2021. Тож включення ПФУ даних до РЗО проводять до 10.06.2026.

Яблуком роздору стала законодавча норма закону № 1217. Вона передбачає наступне: включення ПФУ до реєстру застрахованих осіб відсутніх відомостей про трудову діяльність працівників здійснюється протягом 5 років з дня набрання чинності цим Законом на підставі відомостей, поданих страхувальником або застрахованою особою. Після завершення цих робіт наявні трудові книжки видаються працівникам особисто під підпис.

Закон № 1217 набрав чинності 10 червня 2021 року. Тож включення ПФУ даних до реєстру проводять до 10 червня 2026 року.

І ось тут ключове питання: що саме закладали законотворці у фразу «після завершення цих робіт»? Серед кадровиків, бухгалтерів та експертів у цій галузі існує 2 думки.

Що робити із оцифрованими ТК?

1. Відскановані (оцифровані) паперові ТК можна буде видати працівникам виключно після завершення п’ятирічного перехідного періоду — після 10.06.2026 року. А до цього дня вони мають зберігатись у роботодавця.

2. Відскановані (оцифровані) паперові ТК можна видавати працівникам після отримання підтвердження від ПФУ через Портал електронних послуг, що всі дані із ТК перенесені до РЗО. Тобто до 10.06.2026 року.

Одні вважають, що оцифровані трудові книжки можна буде видавати працівникам лише після того, як ПФУ повністю завершить п’ятирічний перехід на електронні рейки. Тобто, після 10 червня 2026 року. А до цього вони мають зберігатись у роботодавця.

Інші ж більш демократично допускають, що видати паперові трудові книжки можна уже зараз, не чекаючи закінчення перехідного періоду. Оцифрував, отримав від ПФУ підтвердження, що дані завантажено до реєстру, і роздав книжки працівникам під їх підпис. 

Лист Держпраці від 31.05.2024 № 2013/2/2.1-24а: якщо відсутні відомості про трудову діяльність внесено до реєстру застрахованих осіб, трудові книжки можна видати працівникам і до завершення п’ятирічного терміну.

Цікаво, якої думки фахівці Держпраці? Вони за демократію! У листі, який є відповіддю на наш запит, вони зауважили: якщо відсутні відомості про трудову діяльність внесено до реєстру застрахованих осіб, трудові книжки можна видати працівникам і до завершення п’ятирічного терміну.

Ми із цим повністю згодні. Адже беручи до уваги напружену ситуацію у всіх регіонах України через військову агресію росії, якнайшвидше видати працівникам їх оцифровані трудові книжки — ідеальний варіант для всіх. А який варіант обриєте ви?