Односторонній підпис первинних документів: що зміниться?
Кабмін пропонує дозволити односторонній підпис первинних документів. Акт виконаних робіт без підпису замовника стане спрощенням для бізнесу.
Бухгалтери часто стикаються з проблемою підписання актів наданих послуг, особливо при дистанційній роботі з клієнтами. Коли замовник затягує з підписом або взагалі не підписує документ, у постачальника виникають ризики — акт не визнається первинним документом, а отже, витрати та податковий кредит опиняються під загрозою. Кабмін пропонує змінити підхід і дозволити односторонній підпис первинних документів. Розглянемо, що саме передбачає законопроєкт, які є винятки та як до цього підготуватися бухгалтерам.
Що змінюється у підписанні первинних документів
Законопроєкт вносить дві ключові новації:
- Чітке визначення терміна «постачання послуг»
- У законодавство додається посилання на Податковий кодекс (пп. 14.1.185 ПКУ).
- Це виключає різночитання у бухгалтерському та податковому обліку.
- До «постачання послуг» належать інжиніринг, технічне проєктування, консультації, авторський нагляд та інші роботи, пов’язані з будівництвом чи впровадженням технологій.
- Односторонній підпис актів і первинних документів
- Документ буде дійсним за наявності підпису лише постачальника послуг.
- У документі обов’язково вказується посада та прізвище відповідальної особи постачальника.
- Винятки, де зберігається двосторонній підпис:
- договори будівельного підряду;
- договори на проєктні та пошукові роботи;
- підряди, що фінансуються за рахунок публічних коштів;
- договори оренди державного та комунального майна (якщо інше не визначено в договорі);
- якщо інше вказано у самому договорі.
Закон набере чинності наступного дня після офіційного опублікування. Протягом трьох місяців міністерства повинні оновити свої підзаконні акти.
Чому виникла потреба у змінах
Сьогодні абзац шостий ч. 2 ст. 9 Закону № 996-XIV вимагає підписів обох сторін. Це призводить до проблем:
- у дистанційних моделях бізнесу (онлайн-освіта, e-commerce, логістика);
- при масових послугах без фізичного контакту з клієнтом;
- у випадку використання електронних сервісів.
Фактично, акт без підпису замовника не визнається дійсним для бухгалтерії та податкової, що створює ризики перевірок і судових спорів.
📌 У міжнародній практиці (ЄС, США, Канада) достатнім доказом є лог-запис у системі, підтвердження у кабінеті клієнта або трек-номер доставки.
Порівняння «Було» і «Буде»
| Критерій | Було (чинна норма) | Буде після змін |
|---|---|---|
| Кількість підписів | Обов’язково 2 (постачальник і замовник) | Достатньо 1 (постачальник) |
| Відповідальна особа | Обидві сторони, не завжди чітко | Посада і прізвище відповідальної особи постачальника |
| Сфера застосування | Усі госпоперації | Лише послуги (крім винятків) |
| Визнання документа | Без підпису замовника – недійсний | Дійсний одразу після підпису постачальника |
| Вплив на бізнес | Бюрократія, затримки, ризики спорів | Швидший документообіг, менше витрат, цифрова адаптація |
Що це означає для бухгалтера
1. Оновлення шаблонів документів
У формах актів та рахунків потрібно залишити тільки поле для посади і прізвища постачальника, а підпис замовника — зробити необов’язковим (крім виняткових випадків).
2. Перевірка договорів з клієнтами
Деякі контракти можуть містити обов’язкову умову про двосторонній підпис. Таку умову слід або залишити (якщо контрагент наполягає), або змінити через додаткову угоду.
3. Урахування винятків
У будівництві, проєктних роботах, публічних закупівлях та оренді держмайна залишаються правила двостороннього підписання.
4. Формування доказової бази
Навіть за одностороннього підпису варто зберігати:
- електронні листи;
- скріншоти логів у CRM;
- підтвердження доставки чи отримання;
- фото/відео-докази.
Це зменшить ризики у випадку спору чи перевірки ДПС.
Висновки
- У 2025 році первинні документи на постачання послуг можуть визнаватися дійсними за підписом лише однієї сторони – постачальника.
- Винятки залишаються для будівництва, проєктних та пошукових робіт, договорів з публічним фінансуванням та оренди держмайна.
- Це рішення спрощує документообіг, прискорює розрахунки та відповідає міжнародним стандартам.
- Бухгалтерам слід завчасно підготувати шаблони документів, перевірити договори, налаштувати електронний документообіг і проінструктувати співробітників.
