Оподаткування зарплати українців-нерезидентів

Працівник виїхав, живе за кордоном, став податковим резидентом іншої держави. Але дистанційно працює на українську компанію. Що робити до роботодавця? Як сплачувати податки і зарплати?

Зараз практика така, що більшість компаній в цьому питанні працює, як і раніше. Тобто нараховує та утримує все, як з звичайними працівниками, включаючи утримання ПДФО. Але деякі все ж таки замислюються, а як же все має відбуватися в новій реальності для працівника. Особливо враховуючи, що за кордоном цю зарплату працівник має декларувати та сплачувати з неї податки за законодавством країни перебування.

Тобто, якщо робимо все, як і раніше, то насправді ніяких складнощів не виникає. Звичайно, можна продовжувати так і робити. Для роботодавців жодних податкових ризиків та жодних податкових порушень не бачимо. Але для тих, у кого таке питання виникає, все ж таки далі кілька слів про те, як воно має бути.

Резиденство

Починаємо з резидентства. Це головне питання, від якого залежить усе інше. Не буду втомлювати черговим переказом усіх деталей визначення резидентства.

Це точно не тема сьогоднішньої доповіді. І ви, напевно, вже багато чули на цю тему. Окреслю лише загальну логіку.

Наш орієнтир – багатоступеневий тест з Податкового кодексу. Спочатку визначаємо місце проживання, далі постійне місце проживання, потім центр життєвих інтересів. Якщо і це не спрацювало, рахуємо 183 дні в Україні за календарний рік. Є, окремо, ознака резидентства, статус ФОБ в Україні.

Звучить на папері більш-менш просто, але на практиці кожен кейс має свої особливості. І головна проблема в тому, що не існує офіційної довідки, в якій було б написано «Пред’явник цього документа – не резидент України».

Чи можна отримати індивідуальну податкову консультацію, де напишуть, що конкретна особа – не резидент? Практично ні. Максимум отримуєте загальні критерії, переписані з ПКУ і висновок, що якщо особа не відповідає цим критеріям, то не може вважатися резидентом України.

Звісно, якщо отримана ІПК нам не сподобалася, то можна піти шляхом її судового скарження. Але залишається питання – навіть за наявності рішення суду, яке нас повністю влаштовує, чи надасть податкову потрібну консультацію як документ, що фіксував би нерезидентський статус відповідної особи? Скоріш за все – ні. Що ж реально може спрацювати? Чи достатньо довідки про резидентство, яку працівник надасть з країни проживання?

Звісно, це абсолютно необхідний документ для використання конвенції про уникнення подвійного оподаткування. Вона підтверджує, що людина – резидент іншої країни. Але фішка в тому, що вона не доводить, що людина автоматично перестала бути резидентом України. Податківці не сперечатуються з тим, що працівник є резидентом, наприклад, Польщі.

Для них важливі ще інше. А чи не є ця людина ще й резидентом України? Адже одне одному не заважає. Теоретично у людини може бути колекція довідок про податкове резидентство з різних країн. Тому рішення, чи вважати працівника нерезидентом для цілі українського обліку – це відповідальність компанії.

Так, бухгалтерія і менеджмент ухвалюють це рішення на власний ризик. Щоб цей ризик був розумним, збирайте доказову базу. Нехай працівник надасть копію договору оренди житла за кордоном, підтвердження проживання разом з сім’єю, звісно, довідку про резидентство, перевіряє відсутність зареєстрованої в Україні ФОП.

На випадок спорів працівник може замовити довідку про перетинання державного кордону та надати роботодавцю. Так можна буде побачити, що насправді працівник вже давно не проживає на території України.

Далі виходимо з того, що мова йде про працівника, який вже довгий час перебуває за кордоном. Там має орендоване житло, не зареєстроване як ФОП в Україні, проживає за кордоном разом з дітьми та надав довідку з країни перебування. На підставі цих даних роботодавець ухвалив рішення. “Добре, будемо вважати тебе нерезидентом.” Що далі?

ПДФО

За замовченням українські доходи на резидентів, а в цьому випадку заробітна плата підпадає під визначення оподаткованого в Україні. Але ми маємо право звернутися до відповідних конвенцій про уникнення подвійного оподаткування.

Базова логіка більшості конвенцій така – оподаткову зарплату там, де людина фізично працює. Не там, де розташована компанія, а там, де стоїть ноутбук працівника або його диван. Наприклад, якщо працівник-резидент Польщі працює з Польщі, за конвенцію ПДФО має сплачувати саме в Польщі. Відповідно, в Україні маємо право застосовувати звільнення за конвенцію.

Але звільнення не вмикається з силою думки. Потрібен документ про резидентство іншої держави, поданий податковому агенту до виплати доходу. Плюс формальності – переклад, а постіль, якщо потрібно. Формальності тут дуже важливі. Є міждержавні договори, наприклад, про правову допомогу, які спрощують засвідчення та навіть звільняють не тільки від консульської легалізації довідки, а й від апостілювання.

Але, враховуючи практику, навіть у таких випадках, зокрема, якщо казати про Польщу, ми рекомендуємо отримувати все ж таки апостюлювану довідку з натуральним перекладом. Отримувати до застосування звільнення. Тобто довідка має бути до виплати зарплати без ПДФО.

І пам’ятаємо про 4ДФ. Звільнення від ПДФО за конвенцію не звільняє нас від розкриття зарплати в 4ДФ. Інша справа, що графи з ПДФО лишаються порожніми.

Формально це нормально, але треба бути готовими до того, щоб податківці поцікавляться – а чому у вас зарплати немає ПДФО?

Військовий збір

Податківці зазвичай кажуть, конвенції про уникнення подвійного опитування стосуються лише ПДФО з фізичних осіб. Отже, не звільняють від військового збору. Тому навіть якщо немає ПДФО, треба сплачувати військовий збір.

Логіка бізнесу може бути інша. Конвенції поширюються не лише на податок з доходів, а й на аналогічні за змістом податки. Зокрема на податки на заробітну плату.

Якщо подивитися на військовий збір, то він по суті близнюк ПДФО. Платник той самий, база така ж, процедура сплати теж аналогічна.

Тобто військовий збір має покриватися конвенціями. Тому на папері є аргументи за звільнення від військового збору. На практиці стабільна позиція ДПС проти звільнення означає високий ризик донарахування. Принаймні, поки податкова не змінить свою позицію з цього приводу.

Тому кожна компанія обирає власну стратегію. Консервативно отримувати військовий збір, спати спокійно. Агресивніше – не отримувати і бути готовими сперечатися.

ЄСВ

Тут резидентство в ролі, на жаль, не грає, та податкові конвенції не допоможуть.

Оскільки ЄСВ навіть не частина податкової системи. Як це не дивно?

Логіка податків – це проста. Маємо громадянина України, особу застраховану в системі страхування. Є український роботодавець, наявні трудові відносини з українським роботодавцем, є базова оподаткування, та сама зарплата. Тому на зарплату нараховуємо ЄСВ на загальних підставах. ЄСВ з точки зору податковий не мігрує за працівником в країну проживання.

Гарна новина тут хіба що з точки зору взаємодії з банком. Коли ЄСВ сплачено, питань у банку щодо повноти перерахування ЄСВ точно не виникатиме.

Що має мавському залишку? Питання резидентності – основне. Якщо компанія готова визнати працівника нерезидентом, то ПДФО не отримує. Звісно, за наявності засвіченої та перекладеної довідки. Податок сплачується працівником там, де людина фізично працює. Військовий збір – предмет вибору стратегії. У базовому сценарії, за наявними роз’ясненнями, військовий збір потрібно сплачувати. ЄСВ також сплачуємо.