Основні правила реєстрації документів

Службовий документ, отриманий або створений підприємством (включаючи документи для внутрішнього користування), вважається зареєстрованим з моменту його внесення до документаційного фонду.

Реєстрація документа — це фіксація факту створення, відправлення або отримання документа, що здійснюється шляхом проставлення реєстраційного індексу та внесення до облікових форм стислих відомостей про документ.

Процес реєстрації документів має на меті забезпечення їх обліку, контролю виконання та оперативного використання інформації, що міститься в документах.

Під час реєстрації документів в установі необхідно дотримуватися наступних вимог:

• Реєстрація документів проводиться незалежно від способу їх доставки, передачі або створення.
• Документи реєструються за категоріями: вхідні, вихідні, внутрішні.
• Кожен документ реєструється лише один раз (вхідні — в день надходження або не пізніше наступного робочого дня; створювані — у день підписання або затвердження).
• При передачі зареєстрованого документа між структурними підрозділами новий реєстраційний індекс не проставляється.
• Документи реєструються за групами відповідно до назви виду, автора та змісту.
• Окремо реєструються:
• Акти органів державної влади та доручення вищих посадових осіб.
• Розпорядчі документи з основних питань діяльності.
• Розпорядчі документи з адміністративно-господарських питань.
• Розпорядчі документи з кадрових питань.
• Рішення колегіальних органів.
• Акти ревізій фінансово-господарської діяльності.
• Бухгалтерські документи.
• Заявки на матеріально-технічне постачання.
• Службові листи.
• Звернення громадян.
• Запити на інформацію.
• Факсограми та документи, передані електронною поштою в сканованій формі.

Реєстрацію документів проводить централізовано служба діловодства, в той час як структурні підрозділи можуть реєструвати створені ними доповідні та службові записки.

Документи, що не підлягають реєстрації службою діловодства:

1. Графіки, наряди, заявки, рознарядки.
2. Зведення та інформація, надіслані для відома.
3. Навчальні плани, програми (копії).
4. Рекламні повідомлення, плакати, програми нарад і конференцій.
5. Прейскуранти (копії).
6. Норми витрати матеріалів.
7. Вітальні листи та запрошення.
8. Друковані видання (книги, журнали, бюлетені).
9. Наукові звіти.
10. Місячні, квартальні, піврічні звіти.
11. Форми статистичної звітності.
12. Договори.

Внутрішні розпорядчі документи реєструються відповідно до їх видів і строків зберігання.

Додаткова інформація
Строки зберігання наказів з кадрових питань (особового складу).

При реєстрації документа присвоюється умовне цифрове (літерно-цифрове) позначення — реєстраційний індекс. Цей індекс складається з порядкового номера документа в межах групи, доповненого індексами, що застосовуються в установі, такими як індекси за номенклатурою справ, структурного підрозділу, кореспондентів, посадових осіб, виконавців тощо.

Для вхідних документів реєстраційний індекс формується з порядкового номера та індексу за номенклатурою справ, наприклад: 123/01-12 (де 123 — порядковий номер, 01-12 — індекс справи).

У вихідних документах реєстраційний індекс може бути у зворотному порядку, наприклад: 02-10/457 (где 02-10 — індекс справи, 457 — порядковий номер).

Для розрізнення груп документів до реєстраційного індексу додається відповідна відмітка.

Якщо документ підготовлений кількома установами, реєстраційний індекс включає індекси кожної з них, розташовані через правобічну похилу риску в порядку підписання документа його авторами, наприклад: 51/82 для спільних документів.

Реєстраційний індекс для розпорядчих документів складається з порядкового номера у межах року. Для розрізнення груп наказів з кадрових питань до порядкового номера може додаватися літерний індекс, що розробляється установою.

Розташування реєстраційного індексу на документі залежить від виду бланка та типу документа.