Особова картка працівника НЕ обов’язкова

Є лист Мінекономіки. Типова форма особової картки працівника № П-2 — наказ Держкомстату і Міноборони від 25.12.2009 № 495/656

Серед безлічі кадрових форм є один документ, який потрібно було вести абсолютно на кожного працівника завжди і неважливо постійний це працівник,  тимчасовий або сезонний, сумісник він  або основний працівник. Мова  – про особову картку. Типова форма цього документа, його номер П-2, затверджена наказом Держкомстату і Міноборони.

Заповнити особову картку не було ділом двох хвилин: треба було взяти в працівника паспорт, військово-обліковий документ, дипломи (свідоцтва) про закінчення навчального закладу та купу інших документів. Також в особовій картці робились записи щодо призначення або переведення працівника, а також зазначалися відомості про відпустки. 

І ось у нас з’явилися гарні новини щодо  цього документу. 

Ми надіслали запит до Мінекономіки із запитанням, чи обов’язково вести ці особові картки на кожного працівника. 

Справа в тому, що нашому запиту передувала досить обнадійлива відповідь Держпраці на ідентичне питання. І Держпраці відповіло, що  роботодавець має право сам собі визначити необхідність ведення кадрового обліку з використанням особової картки працівника за формою № П-2. Тобто Держпраці змінило свою точку зору, бо раніше вони наполягали, що особова картка це – обов’язковий документ.

Ми звісно ж такому роз’ясненню зраділи, але сприйняли його, на всяк випадок, з настороженістю.  Краще запитаємо і в Мінекономіки, подумали ми, щоб спати спокійно, щоб було надійніше.  

Лист Мінекономіки від 25.09.2024 № 4701-05/70518-09

1. Наказ Мінстату від 27.10.95 № 277, який згадується у п. 2.5 Інструкції № 58, втратив чинність у частині затвердження типової форми № П-2.

2. Наказ № 495/656, яким визначено чинну на сьогодні форму № П-2, не зареєстрований у Мін’юсті. Крім того, названий наказ не встановлює прямого обов’язку вести особові картки працівників за цією формою.

3. Порядок організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затверджений постановою КМУ від 30.12.2022 № 1487, не вимагає застосовувати особові картки працівників. Військовий облік зараз ведуть у Списках персонального військового обліку

Отже, Мінекономіки, як і їх колеги з Держпраці, теж вважають, що роботодавець має право сам вирішувати, вести йому форму № П-2 чи ні. Їх аргументи ви бачите на екрані. Тобто ви можете запросто відмовитись від ведення Особових карток. 

Але зі свого боку дамо вам декілька порад щодо цієї форми.

1. Якщо ви вирішите керуватися листом Мінекономіки та відмовитеся від ведення особових карток за формою № П-2, не знищуйте / не викидайте ті картки, які велися раніше. Вони повинні зберігатися протягом 75 років після звільнення працівників. У разі ліквідації підприємств особові картки працівників слід здавати до архівних установ як документи, пов’язані із забезпеченням соцзахисту громадян.
2. По-друге, подбайте про виконання вимог ч. 12 ст. 10 Закону України «Про відпустки» від 15.11.96 № 504/96-ВР. Цією нормою встановлено обов’язок роботодавця вести облік використаних працівниками відпусток. Нині така інформація відображається лише в особовій картці 

По перше, якщо ви вирішите керуватися листом Мінекономіки та відмовитеся від ведення особових карток за формою № П-2, не знищуйте / не викидайте ті картки, які велися раніше. Вони повинні зберігатися протягом 75 років після звільнення працівників . У разі ліквідації підприємств особові картки працівників слід здавати до архівних установ як документи, пов’язані із забезпеченням соцзахисту громадян.

По друге, подбайте про виконання вимог ч. 12 ст. 10 Закону України «Про відпустки». Цією нормою встановлено обов’язок роботодавця вести облік використаних працівниками відпусток. Нині така інформація відображається лише в особовій картці. 

Що стосується іншої інформації з форми № П-2, то вона дублюється, наприклад, в особових листках з обліку кадрів та доповненнях до них.

Ну і на закінчення додамо,  якщо ви морально не готові відмовитися від особових карток, ніхто вас до цього не примушує. Можете як і раніше це робити. Тут навіть знайдете посилання на рекомендації з їх ведення.