Особова картка працівника П-2: правила 2025
На кого та як заповнювати особову картку у 2025 році? Маємо інструкцію та зразок заповнення. А також можна скачати бланк.
Особова картка працівника є ключовим кадровим документом, який відображає основні відомості про особу, з якою укладено трудовий договір. Її ведення є обов’язковим для всіх роботодавців, незалежно від форми власності чи організаційно-правового статусу, включаючи навіть фізичних осіб-підприємців, які використовують найману працю. Такий обов’язок закріплено, зокрема, в Інструкції зі статистики кількості працівників, затвердженій наказом Держкомстату України від 28.09.2005 № 286.
Хоча у фахівців Мінекономіки вважають, що роботодавці можуть самі визначити, чи потрібна вести кадровий облік з використанням особової картки працівника за формою № П-2, чи ні.
📖 Особова картка працівника не обов’язкова: думка Мінекономіки
Хто має заповнювати особову картку
Заповненням особової картки займається відповідальний працівник кадрової служби підприємства — зазвичай це інспектор з кадрів або інший працівник, уповноважений вести кадрову документацію. У випадку, якщо кадрова служба в організації відсутня, ведення особових карток покладається на посадову особу, яка виконує адміністративно-управлінські функції, наприклад, директора або бухгалтера.
Якщо ж мова йде про фізичну особу-підприємця, то особову картку може заповнювати або сам підприємець, або уповноважена ним особа.
На кого оформлюється особова картка
Особова картка оформлюється на кожного працівника, з яким укладено трудовий договір, незалежно від:
- форми працевлаштування (основне місце роботи чи сумісництво);
- тривалості трудових відносин (постійна, тимчасова, сезонна робота);
- віку, статі, освіти тощо.
Таким чином, особова картка має бути заведена як на основних працівників, так і на внутрішніх та зовнішніх сумісників, а також на тих, хто прийнятий за строковими трудовими договорами, наприклад, для заміщення тимчасово відсутнього працівника.
Яку форму особової картки використовують
Традиційно роботодавці користуються формою П-2, затвердженою наказом Держкомстату України та Міноборони України від 25.12.2009 № 495/656.
📢 Однак, як зазначено в листі Мінекономіки України від 25.09.2024 № 4701-05/70518-09, застосування саме цієї форми не є обов’язковим. Роботодавець може використовувати іншу форму, якщо в ній містяться всі необхідні реквізити, передбачені для обліку персоналу.
Незважаючи на це, форма П-2 залишається найпоширенішою через зручність структури та відповідність типовим вимогам кадрового обліку.
Скачати бланк особової картки П-2 можна тут 👇
Особлива увага — трудова книжка
Заповнення особової картки також тісно пов’язане з веденням трудової книжки. Відповідно до Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мінпраці, Мін’юсту та Мінсоцзахисту від 29.07.1993 № 58, працівник зобов’язаний підписом в особовій картці засвідчити ознайомлення з кожним записом, який вноситься до його трудової книжки. Це є однією з головних причин, чому особова картка вважається невід’ємною частиною особової справи працівника.
Форми особових карток залежно від статусу працівника
Звичайні працівники (не держслужбовці)
Для переважної більшості працівників, які не є державними службовцями або посадовими особами місцевого самоврядування, використовується типова форма П-2.
📄 Форма П-2 була затверджена спільним наказом Держкомстату України та Міністерства оборони України від 25.12.2009 № 495/656.
Це найпоширеніша форма, яка охоплює всі необхідні розділи для збирання даних про працівника: паспортні дані, освіта, досвід роботи, кваліфікація, військовий облік тощо.
Державні службовці
Для осіб, які займають посади державної служби, передбачена інша форма — Особова картка державного службовця.
📄 Цю форму затверджено наказом Національного агентства з питань державної служби (НАДС) від 19.05.2020 № 77-20.
Вона враховує специфіку роботи держслужбовців і вимоги до кадрового обліку, зокрема структурована відповідно до класифікацій посад, рангу, умов проходження державної служби.
Посадові особи органів місцевого самоврядування (ОМС)
Для посадовців, які працюють в органах місцевого самоврядування, використовується особова картка за формою П-2ДС.
📝 Ця форма не була скасована, хоча наказ Міністерства статистики України від 26.12.1995 № 343, яким її було затверджено, втратив чинність.
Проте нова форма особової картки для держслужбовців, затверджена НАДС, не поширюється на посадовців ОМС. У зв’язку з цим НАДС у листі від 09.06.2017 № 5263/13-17 рекомендувало й надалі використовувати форму П-2ДС, як чинну та актуальну для обліку таких працівників.
Коли НЕ потрібно оформлювати особову картку П-2
🔹 Під час проходження виробничої або навчальної практики
Якщо на підприємстві або в установі тимчасово перебувають учні професійно-технічних закладів чи студенти вищих навчальних закладів, які проходять практику, особова картка П-2 не ведеться. Практиканти не є працівниками, а тому не укладають трудового договору, що й виключає необхідність оформлення картки.
🔹 При виконанні робіт за цивільно-правовими договорами
У разі, коли фізична особа виконує роботи або надає послуги на підставі цивільно-правового договору (ЦПД) (наприклад, договору підряду), особову картку також не заводять.
⚠️ Увага! Якщо на такого виконавця ви заведете П-2, це може сприйматись як підміна трудових відносин цивільно-правовими, а отже — потенційне порушення трудового законодавства. Такі ситуації можуть стати підставою для штрафу за ст. 265 КЗпП, який накладається за використання праці без належного оформлення трудових відносин.
Де взяти бланк особової картки П-2?
Хоча типова форма картки затверджена, готовий бланк можна знайти не лише у форматі Word чи Excel, а й у вигляді надрукованої форми:
- 📌 У магазинах канцтоварів або через інтернет;
- 🖨 У типографіях та поліграфічних компаніях, які надають послуги друку офіційних форм.
Чи можна роздрукувати особову картку самостійно?
Так, можна, але варто дотримуватись певних умов:
- Принтер має підтримувати друк на щільному папері.
- Рекомендована щільність паперу — від 160 до 225 г/м².
- ❌ Стандартний офісний папір на 80 г/м² (так званий «вісімдесятка») не підходить, оскільки картка повинна бути зносостійкою, адже зберігається в особовій справі протягом багатьох років.
Документи, на підставі яких заповнюється картка
- паспорт громадянина України;
- ідентифікаційний номер (реєстраційний номер облікової картки платника податків);
- військово-обліковий документ (військовий квиток або приписне посвідчення);
- диплом або інший документ про освіту;
- трудова книжка (якщо ведеться в паперовій формі);
- документи про підвищення кваліфікації (за наявності).
Структура особової картки П-2
Особова картка складається з п’яти основних розділів, які мають бути заповнені у міру виникнення відповідної інформації:
- Загальні відомості
Тут зазначають особисті дані працівника — прізвище, ім’я, по батькові, дату народження, місце народження, громадянство, паспортні та контактні дані, відомості про сімейний стан, наявність дітей тощо. Також у цьому розділі фіксується податковий номер, стать, освіта, спеціальність, рік закінчення навчального закладу. - Відомості про військовий облік
Містить інформацію щодо відношення працівника до військової служби — статус (призовник, військовозобов’язаний, резервіст), назва військкомату, група обліку, склад, категорія обліку, військова спеціальність, дата взяття на облік тощо. - Професійна освіта на виробництві
Заповнюється у разі, якщо працівник проходив навчання, перепідготовку чи підвищення кваліфікації за кошти роботодавця. - Призначення і переведення
Фіксуються всі кадрові зміни протягом перебування працівника на підприємстві: призначення, переведення, зміни посади чи структурного підрозділу. - Відпустки
Відображаються щорічні, додаткові, соціальні, навчальні, без збереження заробітної плати та інші відпустки, надані працівнику з відповідними реквізитами: підстава, номер і дата наказу, період відпустки.
Порядок заповнення при прийомі на роботу
Приклад заповнення особової картки П-2 можна знайти тут 👇
При первинному оформленні особової картки:
- зазначається назва установи або підприємства, код ЄДРПОУ;
- дата заповнення — день прийому на роботу;
- присвоюється табельний номер працівника;
- вказується вид роботи (основна або за сумісництвом);
- заповнюються розділи 1 та 4, а також довідкові відомості, якщо така інформація вже наявна.
📎 Якщо впродовж трудової діяльності змінюються анкетні дані працівника, наприклад — прізвище чи паспортні дані, — в особовій картці вносяться відповідні зміни, із зазначенням дати та підстави (наказ, копія документа).
Розміщення фотокартки
У верхній частині особової картки передбачено спеціальне місце для розміщення фотокартки працівника. Зазвичай це кольорове фото стандартного розміру — 3 × 4 см, яке вклеюється після прийняття працівника на роботу. Фотокартка не є обов’язковою вимогою, однак її наявність сприяє точній ідентифікації особи в кадровій документації.
Розділ І «Загальні відомості»
Цей розділ містить усю базову інформацію про працівника, яка вноситься на підставі оригіналів документів, наданих під час прийняття на роботу. Зокрема, це паспорт, ідентифікаційний номер, диплом, трудова книжка, військовий квиток тощо.
У таблиці нижче представлено прикладовий перелік даних, що вносяться, та відповідні документи:
| Інформація | Документ-джерело |
|---|---|
| Прізвище, ім’я, по батькові | Паспорт або ID-картка |
| Дата і місце народження | Паспорт |
| Громадянство | Паспорт або ID-картка |
| ІПН | Картка платника податків |
| Освіта | Диплом, сертифікати |
| Сімейний стан, діти | Заява працівника, свідоцтва |
| Адреса проживання | Паспорт або документ з адресою |
| Телефон, електронна пошта | Заява або анкета працівника |
Важливо! Дані мають бути достовірними, виправлення не допускаються, усі записи здійснюються розбірливо, з урахуванням вимог ділового мовлення.
Розділ ІІ: Відомості про військовий облік
Цей розділ призначений для внесення інформації, що стосується військового обліку працівника. Згідно з раніше чинними вимогами, саме тут вносилися дані з військового квитка або приписного свідоцтва.
Однак ситуація змінилася: з 5 січня 2023 року діє Порядок № 1487, затверджений постановою КМУ від 30.12.2022 № 1487, який не містить вимоги ведення військового обліку через особову картку П-2.
Що це означає на практиці?
Заповнення другого розділу не є обов’язковим. Замість нього на підприємстві ведеться персональний військовий облік у вигляді окремих списків за затвердженою формою (додаток 5 до Порядку № 1487).
🟡 Якщо все ж таки вносите відомості до цього розділу, пам’ятайте:
Це має суто інформаційний характер (наприклад, можна зазначити категорію обліку, військове звання, склад, придатність тощо).
Розділ ІІІ: Професійна освіта на виробництві (за рахунок роботодавця)
У цьому розділі фіксується інформація про професійне навчання працівника, яке проводилося за кошти роботодавця. Йдеться як про внутрішні тренінги чи інструктажі на підприємстві, так і про навчання в зовнішніх організаціях (наприклад, у навчальних центрах або закладах професійної освіти).
📄 Які дані вносяться:
- найменування структурного підрозділу (якщо навчання проводилось у межах підприємства);
- період навчання (дати початку і завершення);
- вид навчання (напр., інструктаж, підвищення кваліфікації, перенавчання);
- форма навчання (денна, вечірня, дистанційна тощо);
- реквізити документа, що підтверджує проходження навчання: назва, серія, номер, дата видачі, ким видано.
Цей розділ не є обов’язковим для кожного працівника — він заповнюється лише за наявності відповідної інформації.
Розділ IV: Призначення і переведення
Цей розділ документує усі ключові кадрові рішення, пов’язані з рухом працівника в межах підприємства: від прийняття на роботу до переведення на інші посади або у структурні підрозділи.
Перший запис у розділі — це прийняття на роботу.
🖊️Що вказується:
- Дата (прийняття/переведення);
- Структурний підрозділ;
- Назва посади та код професії згідно з Класифікатором професій ДК 003:2010;
- Розмір посадового окладу (без надбавок);
- Номер та дата наказу, на підставі якого працівника прийнято або переведено.
Важливо! Працівник повинен ознайомитися з кожним записом у цьому розділі під підпис. Це підтвердження того, що він повідомлений про кадрові рішення, які його стосуються.
Розділ V «Відпустки»
Облік відпусток є обов’язком роботодавця відповідно до статті 10 Закону України «Про відпустки», тому у п’ятому розділі особової картки фіксуються всі види відпусток, що були надані працівникові впродовж усього часу його роботи на підприємстві. Це не лише щорічні основні, а й додаткові, соціальні, навчальні, відпустки без збереження зарплати, відпустки за «чорнобильським» статусом тощо.
У цьому розділі зазначають:
- вид відпустки (наприклад, щорічна основна);
- кількість днів наданої відпустки;
- період, за який вона надана (для щорічних – це робочий рік від дати прийняття на роботу, для соціальних – календарний рік);
- дати початку та закінчення відпустки;
- реквізити наказу, на підставі якого відпустка була оформлена.
Додаткові відомості
У цьому полі кадровий працівник вносить інформацію, яка може вплинути на права працівника чи передбачає надання пільг. Наприклад, якщо особа має інвалідність, є учасником бойових дій, одинокою матір’ю, чорнобильцем або має інші підтверджені статуси — це обов’язково вказується з посиланням на відповідний документ.
Дані про звільнення
У нижній частині картки передбачено поле, яке заповнюється при звільненні працівника. У цьому розділі зазначають:
- дату звільнення;
- причину звільнення (наприклад, «за власним бажанням», «за угодою сторін», тощо);
- обов’язково посилання на відповідну статтю Кодексу законів про працю України (КЗпП);
- номер і дату відповідного наказу.
Після внесення цієї інформації працівник має ознайомитися із записом та поставити особистий підпис, що засвідчує його поінформованість про причини звільнення. Підпис також ставить кадровик або інша уповноважена особа.
Ця вимога прямо передбачена пунктом 2.5 Інструкції № 58: усі записи, що вносяться до трудової книжки на підставі наказу, мають повторюватися в особовій картці, і працівник зобов’язаний ознайомитися з ними під підпис.