Перевикористані відпускні при звільнені: утримання та розрахунок

Працівник звільняється і при цьому відгуляв відпустки більше, ніж заробив. Тобто є зайво використані відпускні. Як порахувати кількість днів та відпускні? Як утримати?

Ситуації, коли працівник звільняється після того, як уже скористався більшою кількістю днів щорічної відпустки, ніж “зароблено” на момент звільнення, трапляються досить часто. У такому випадку у роботодавця виникає потреба утримати із зарплати працівника “зайво” виплачені відпускні. Як це зробити законно, як правильно порахувати суму та що обов’язково відобразити в податковій звітності – розбираємося покроково.

Чи можна утримувати надміру виплачені відпускні?

Так, можна. І це прямо передбачено законодавством. Відповідно до ст. 127 КЗпП, роботодавець має право утримати з працівника суму, виплачену за дні відпустки, які не були ним “зароблені” станом на день звільнення.

Проте утримання можливе лише в межах, передбачених законом. Його розмір не може перевищувати 20% від суми, що належить працівнику до виплати (якщо не було судового рішення про інше). Винятки – коли утримання здійснюється одночасно з останньою виплатою, наприклад, при остаточному розрахунку в день звільнення.

Коли відрахування не проводиться

Є виняткові випадки, коли утримання зайво використаних відпускних при звільненні не проводять. Вони перелічені у статті 22 Закону про відпустки.

Наприклад, у разі звільнення через зміни в організації виробництва та праці, в тому числі ліквідація, реорганізація або перепрофілювання підприємства, скорочення чисельності або штату працівників.

📖 Детальніше – у статті 10 випадків, коли не треба повертати зайві відпускні при звільненні

Існує перелік підстав для звільнення, за яких відрахування не допускається, навіть якщо працівник скористався відпусткою авансом:

• Призов або вступ на військову службу;
• Перехід на виборну посаду чи переведення на інше підприємство;
• Відмова від переїзду з підприємством до іншої місцевості;
• Ліквідація або реорганізація підприємства, скорочення штату;
• Виявлення невідповідності займаній посаді;
• Відсутність понад чотири місяці через хворобу;
• Поновлення на роботі іншого працівника;
• Направлення на навчання;
• Вихід на пенсію;
• Смерть працівника.

🔔 У цих випадках, навіть якщо працівник використав більше днів відпустки, ніж “заробив”, ніяких утримань роботодавець не проводить.

📘 Приклад із практики

Працівник: був прийнятий на роботу 1 листопада 2024 року.

Надається відпустка: 24 календарні дні у березні 2025 року — це повна тривалість.

Звільнення: 1 травня 2025 року — у зв’язку зі скороченням штату (ч. 1 ст. 40 КЗпП).

Висновок: попри те, що працівник не відпрацював повний робочий рік і частина відпустки була надана “авансом”, у цьому випадку — через звільнення з поважної причини — відрахування не проводиться.

Відрахування стосується лише щорічних основних та додаткових відпусток. Не можна утримувати кошти за:

⛔ навчальні,
⛔ творчі,
⛔ чорнобильські,
⛔ відпустки для УБД,
⛔ відпустки на дітей тощо.

Як розрахувати дні відпустки, на які має право працівник?

✅ Крок 1. Визначаємо норму відпустки на 1 календарний день

Для цього ділимо кількість днів щорічної відпустки на кількість календарних днів робочого року, виключаючи святкові дні (вони не враховуються в обчислення, бо не входять до тривалості щорічної відпустки згідно з КЗпП).

Формула: Норма відпустки на 1 календарний день = Кількість днів відпустки / (365 – святкові дні)

✅ Крок 2. Визначаємо кількість календарних днів стажу до дня звільнення

Це – повні календарні дні, за які зберігається право на щорічну відпустку. Враховуються лише ті дні, які входять до відпускного стажу відповідно до Закону «Про відпустки».

✅ Крок 3. Обчислюємо належну кількість днів відпустки

Формула: Належна кількість днів = Норма відпустки × Кількість календарних днів у відпускному стажі

🧮 Приклад розрахунку

Ситуація: Працівник прийнятий на роботу 01.11.2024. Йому надавалась щорічна основна відпустка на 24 дні. Звільняється за власним бажанням 25.04.2025. Фактично вже використав усі 24 дні.

➤ Крок 1

Святкові дні в робочому році (01.11.2024 – 31.10.2025):

• 24 серпня (День Незалежності)
• 1 жовтня (День захисників і захисниць України)

🚨 На сьогодні воєнний стан продовжено до 7 серпня 2025 року 👉 Воєнний стан в Україні – 2025: продовжено до 7 серпня 2025. Тому святкові / неробочі дні зі ст. 73 КЗпП, які ще не покриті воєнним станом, виключаються. Хоча загалом під час воєнного стану такі дні є звичайними календарними і з розрахунку не виключаються.

Норма: 24 : (365 – 2) = 24 : 363 = 0,0661

➤ Крок 2

Календарні дні від 01.11.2024 до 30.04.2025 включно: Листопад – 30, Грудень – 31, Січень – 31, Лютий – 28, Березень – 31, Квітень – 25. Разом: 176 день

➤ Крок 3

176 х 0,0661 = 11,6336 = 12 к. днів.

Працівник заробив 12 днів, але використав 24 дні, тобто перевикористав 12 днів.

🔻 Результат: роботодавець має відрахувати з остаточного розрахунку вартість 12 днів відпустки.

Основні правила обчислення суми для утримання

1. Нова середня зарплата не обчислюється — для розрахунку застосовується саме та середня заробітна плата, яка була визначена на момент надання відпустки.
2. Утриманню підлягає лише частина, що була виплачена за невідпрацьовану частину робочого року.
3. Утримання проводиться лише при звільненні працівника.

📖 Перевикористані дні щорічної відпустки: чи можна утримати без звільнення?

📌 Алгоритм визначення суми відрахування

1. Визначаємо середню заробітну плату, яка була застосована при нарахуванні відпускних (розрахунок згідно з Порядком № 100).
2. Множимо її на кількість перевикористаних днів відпустки.
3. Результат відображаємо в обліку зі знаком мінус (сторно).

🧮 Приклад. У березні 2025 року працівнику надана щорічна відпустка – 24 календарні дні. Працівник звільняється 25.04.2025. Під час остаточного розрахунку встановлено, що 12 днів цієї відпустки надано в рахунок невідпрацьованої частини. Зарплата за розрахунковий період (безень 2024 – лютий 2025): 175 500 грн. Кількість днів у періоді: 365 (враховуємо високосний рік).

➤ Обчислюємо середню зарплату: 175500 : 365 = 480,82 грн.

➤ Сума відпускних за невідпрацьовані дні: 480,82 грн х 12 к. дн. = 5769,84 грн.