Перехід на електронний військово-обліковий документ (е-ВОД), який у практичному користуванні часто називають «Резерв ID», істотно змінює порядок ведення військового обліку за місцем роботи. Починаючи з 16.12.2025, роботодавці дедалі частіше стикаються з ситуаціями, коли паперові військово-облікові документи працівників фактично виводяться з обігу, а під час звірянь або перевірок виникають розбіжності між паперовим ВОД і даними Єдиного державного реєстру «Оберіг». У матеріалі системно роз’яснюється, як роботодавцю діяти під час прийняття на роботу, як вести списки персонального військового обліку (додаток 5), коли та як подавати повідомлення до ТЦК (додаток 4), що робити при невідповідності даних та як правильно фіксувати результати звіряння з ТЦК (журнал, додаток 9).

1. Нормативні підстави: які постанови змінили порядок оформлення ВОД з 16.12.2025

З 16 грудня 2025 року діють зміни, внесені постановою КМУ від 10.12.2025 №1644 «Про внесення змін до деяких постанов Кабінету Міністрів України щодо удосконалення процедур оформлення військово-облікових документів». Вказаними змінами оновлено норми постанови КМУ від 16.05.2024 №559 (далі — Постанова №559) та постанови КМУ від 30.12.2022 №1487.

Саме ці нормативні акти визначають, які документи приймаються як військово-облікові, коли паперові ВОД визнаються недійсними та який алгоритм взаємодії із ТЦК та СП необхідно застосовувати роботодавцю у 2025–2026 роках.

2. Що означає «скасування» паперових ВОД з 16.12.2025 і які винятки діють

Починаючи з 16.12.2025, громадянам, які перебувають на обліку в ТЦК, паперові військово-облікові документи більше не видають, а також зміни до раніше виданих паперових ВОД не вносять. Військово-обліковий документ можна сформувати лише в електронній формі, тобто як е-ВОД («Резерв ID»).

Виняток з цього правила встановлений для військовозобов’язаних та резервістів СБУ, розвідувальних органів, а також для громадян України, звільнених з військової служби у відставку із зазначених органів. Для цих категорій застосовується окремий режим, і паперова форма документів не виключається.

3. Як працівник може отримати е-ВОД («Резерв ID») і що робити, якщо немає «Резерв+» або Дії

Призовники, військовозобов’язані та резервісти можуть самостійно сформувати е-ВОД («Резерв ID»):

• через застосунок «Резерв+»; або
• через портал Дія.

Якщо особа не має застосунку «Резерв+» або не може самостійно сформувати е-ВОД через Дію, передбачена можливість отримати роздруківку «Резерв ID» безпосередньо в ТЦК. Ця роздруківка є практичним способом надати роботодавцю документ у паперовій формі, хоча за суттю це вже електронний ВОД, сформований у реєстрі.

4. Коли «старі» паперові ВОД залишаються чинними і коли стають недійсними через «Оберіг»

Старі паперові документи, зокрема військові квитки, тимчасові посвідчення військовозобов’язаних, посвідчення про приписку, продовжують діяти до видачі або оформлення нових документів, що прямо передбачено пунктом 2 Постанови №559.

Водночас з 16.12.2025 діє норма, за якою, якщо відомості, зазначені у паперовому ВОД, не відповідають відомостям реєстру «Оберіг», власник такого документа зобов’язаний сформувати е-ВОД («Резерв ID»). У таких ситуаціях:

• зміни до паперового документа вноситися не будуть;
• паперовий ВОД, який містить невідповідність, вважається недійсним;
• виняток становлять лише випадки, коли йдеться про осіб, які перебувають на обліку в СБУ або розвідувальних органах.

5. Дії роботодавця у разі (не)подання «Резерв ID»: практичні ситуації

Нижче наведено узагальнений алгоритм дій роботодавця (кадровика/бухгалтера/відповідального за військовий облік) у типових ситуаціях, з урахуванням строків подання інформації до ТЦК та правил заповнення списків.

Таблиця: «Резерв ID» у працівника — що робити роботодавцю (прийняття, облік, звіряння)

Увага: у таблиці збережено ключові строки: 7 днів на подання до ТЦК додатку 4, 5 днів на внесення даних до списків персонального військового обліку (додаток 5), а також правило повідомлення про зміни облікових даних до 5 числа (за наявності змін згідно з п. 34 Порядку №1487).

№	Ситуація	Дії роботодавця / взаємодія з працівником	Взаємодія з ТЦК	Заповнення списків (додаток 5)	Примітки
1	Приймаємо нового працівника, який надає «Резерв ID»	Роботодавець бере у працівника роздруківку «Резерв ID». Рекомендується, щоб «Резерв ID» був сформований після 16.12.2025, і паперовий ВОД можна не вимагати.	Роботодавець надсилає до ТЦК протягом 7 днів з моменту видання наказу додаток 4 із відомостями з «Резерв ID».	Роботодавець вносить відомості з «Резерв ID» до списку протягом 5 днів.	Списки заповнюються на підставі паспорта і наявного ВОД. Якщо немає даних для граф 3, 8, 13–16, роботодавець повідомляє про це ТЦК разом із додатком 4.
2	Приймаємо нового працівника, який надає паперовий ВОД	Роботодавець просить працівника надати «Резерв ID», сформований після 16.12.2025, як пріоритетний документ. Якщо працівник надає — дії як у рядку 1. Якщо працівник не надає, працівника оформлюють за наявним паперовим ВОД.	Роботодавець надсилає до ТЦК протягом 7 днів додаток 4 за даними паперового ВОД.	Дані вносять зі старого ВОД, але якщо працівник надав «Резерв ID», то пріоритетними є дані з «Резерв ID», а відсутні реквізити доповнюються з паперового ВОД.	Роботодавцю важливо звірити відомості в паперовому ВОД і «Резерв ID». Якщо вони не збігаються, паперовий ВОД вважають недійсним.

№	Ситуація	Дії роботодавця	Взаємодія з ТЦК	Заповнення списків	Примітки
3	Працівника приймали за паперовим ВОД, але згодом він надає «Резерв ID» (після 16.12.2025)	Роботодавець приймає «Резерв ID» та звіряє дані з паперовим ВОД.	Подання «Резерв ID» як такого не потребує повідомлення ТЦК, оскільки це не є зміною облікових даних. Однак якщо фактично змінилися облікові дані, визначені п. 34 Порядку №1487, роботодавець повідомляє ТЦК до 5 числа.	Роботодавець коригує дані у списку на підставі «Резерв ID». Якщо відомості паперового ВОД відрізняються, у списках використовують виключно «Резерв ID».	Старі копії ВОД та е-ВОД роботодавець зберігає на підприємстві протягом 3 років.
4	Працівник надав старий ВОД і е-ВОД, сформований до 16.12.2025	Роботодавець просить надати «Резерв ID», сформований після 16.12.2025.	—	—	Це потрібно, щоб мінімізувати ризик роботи з документом, сформованим до дати змін у процедурі.
5	Працівник надав паперовий ВОД із відміткою про виключення з обліку за станом здоров’я	Роботодавець рекомендує працівнику перевірити дані в «Резерв+» і за потреби звернутися до ТЦК для внесення інформації до «Оберіг», щоб «Резерв ID» теж містив відомості про виключення.	—	Списки не змінюють, оскільки працівник має документ про виключення з обліку та не відображається у списках.	На практиці після звернення до ТЦК інформацію не завжди вносять належним чином. У такому разі працівнику може знадобитися звернення до суду.

№	Ситуація	Дії роботодавця	Взаємодія з ТЦК	Списки	Примітки
6	За результатами звіряння з ТЦК є розбіжності між даними ВОД у роботодавця і даними реєстру «Оберіг»	Роботодавець просить працівника надати «Резерв ID». За необхідності роботодавець вручає працівнику під підпис письмове повідомлення про необхідність подання «Резерв ID».	Якщо працівник надає «Резерв ID», роботодавець діє як у ситуації №3. Якщо працівник відмовляється надавати «Резерв ID», роботодавець інформує ТЦК про порушення правил військового обліку.	Якщо працівник надав «Резерв ID», дані коригують за ним. Якщо не надав, списки не змінюють.	Результати звіряння потрібно внести до Журналу (додаток 9) і згодом зробити відмітку про усунення недоліків, якщо вони були виявлені.

Прикладами розбіжностей можуть бути: інше військове звання, інша ВОС, відсутність відомостей про відстрочку або бронювання, інший ТЦК та СП тощо.

Висновки

1. Починаючи з 16.12.2025, е-ВОД «Резерв ID» є пріоритетним військово-обліковим документом, а під час ведення військового обліку за місцем роботи роботодавець повинен орієнтуватися насамперед на дані, відображені у «Резерв ID», особливо якщо виникають розбіжності з паперовими документами.
2. Паперові ВОД продовжують діяти до видачі або оформлення нових документів відповідно до п. 2 Постанови №559, однак якщо їхні відомості не відповідають даним реєстру «Оберіг», такі паперові документи вважаються недійсними, а працівник зобов’язаний сформувати е-ВОД («Резерв ID»), при цьому внесення змін у паперовий ВОД не здійснюється.
3. Під час прийняття на роботу роботодавець може оформлювати працівника за «Резерв ID», а при наявності лише паперового ВОД доцільно запросити «Резерв ID», сформований після 16.12.2025, і за необхідності проводити звірку даних, оскільки за наявності невідповідностей паперовий ВОД має вважатися недійсним.
4. Роботодавець зобов’язаний дотримуватися строків взаємодії з ТЦК, зокрема подавати додаток 4 протягом 7 днів з моменту видання наказу про прийняття на роботу та вносити дані до списків персонального військового обліку (додаток 5) протягом 5 днів, а також повідомляти про зміни облікових даних, передбачені п. 34 Порядку №1487, до 5 числа відповідного місяця.
5. Якщо роботодавець під час звіряння з ТЦК або перевірки отримує інформацію про розбіжності між документами працівника і даними реєстру «Оберіг», роботодавцю доцільно офіційно запросити у працівника «Резерв ID», а у разі відмови працівника надати документ роботодавець має інформувати ТЦК про порушення правил військового обліку та фіксувати результати звіряння в Журналі (додаток 9) з подальшою відміткою про усунення недоліків.

Шаблони та зразки документів

• Списки персонального військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів — додаток 5 (у редакції постанови КМУ від 30.07.2025 №916)
• Повідомлення про зміну облікових даних військовозобов’язаних працівників — додаток 4 (у редакції Постанови КМУ №1644 від 10.12.2025).
• Журнал обліку результатів перевірки стану військового обліку — додаток 9.