Період «НЗ» при розрахунку відпускної компенсації

Звільнення через відсутність понад 4 місяці

Відсутність працівника на роботі та інформації про причини такої відсутності понад чотири місяці поспіль є підставою для припинення з ним трудового договору відповідно (п. 8³ ч. 1 ст. 36 КЗпП). Поряд з цим звільнення за цією підставою вимагає купу обґрунтувань (намагання зв’язатися з працівником, доповідні записки, акти про відсутність, відповідні відмітки в табелі обліку робочого часу тощо). До речі, що потрібно урахувати роботодавцю в такій ситуації ви можете прочитати у статті «Працівник не виходить на зв’язок: звільняємо чи чекаємо?» // «Оплата праці», 2022, № 22.

Також для звільнення за цією підставою роботодавець має бути впевненим, що працівник не має статусу особи, зниклої безвісти за особливих обставин. Тому що відповідно до ч. 5 ст. 8 Закону № 2505* за такою особою зберігаються місце роботи та займана посада до моменту визнання її безвісно відсутньою чи оголошення померлою у порядку, встановленому законодавством. І звільнити її на підставі п. 8³ ч. 1 ст. 36 КЗпП не можна.

* Закон України «Про правовий статус осіб, зниклих безвісти за особливих обставин» від 12.07.2018 № 2505-VIII.

Особа набуває статусу такої, що зникла безвісти за особливих обставин, з моменту внесення про неї відомостей, що містяться у заяві про факт зникнення, до Єдиного реєстру осіб, зниклих безвісти за особливих обставин (ч. 1 ст. 4 Закону № 2505). Детально, як у такому разі діяти роботодавцю, ви можете прочитати у статті «Смерть працівника: сумні запитання і відповіді» // «Оплата праці», 2022, № 20.

Отже, якщо працівник фактично відсутній на робочому місці протягом 4 місяців поспіль (без будь-яких явок на роботу чи контактів із працівником) одночасно з відсутністю інформації у роботодавця про причини неявок цього працівника, то його можна звільняти за п. 8³ ч. 1 ст. 36 КЗпП.

Зверніть увагу, законодавство дає право, а не зобов’язує роботодавця здійснювати звільнення працівника, який відсутній тривалий час.

Пам’ятайте, що в день звільнення роботодавець зобов’язаний, серед іншого, провести з працівником розрахунок (виплатити борги по зарплаті в разі наявності, а також компенсацію за невикористані дні відпустки). Адже відповідно до ст. 116 КЗпП при звільненні працівника виплата всіх сум, що належать йому від установи, провадиться в день звільнення. Якщо працівник у день звільнення не працював, то зазначені суми мають бути виплачені не пізніше наступного дня після пред’явлення звільненим працівником вимоги про розрахунок.

Що ж тоді робити роботодавцю, якщо працівник не з’явився за остаточним розрахунком? Якщо виплата зарплати здійснюється працівнику на банківську картку — у день звільнення перерахувати на неї належні працівнику суми остаточного розрахунку зі сплатою податків до бюджету. Якщо виплата зарплати відбувається готівкою, то підготувати належні працівнику суми (нарахувати, сплатити податки, підготувати платіжну відомість, отримати кошти з банку), повідомити його про це (листом, будь-яким електронними засобами зв’язку), якщо він не з’явиться — суму його зарплати депонувати у строки, встановлені законодавством.

Також роботодавцю треба потурбуватися про видачу трудової книжки працівника, якщо вона знаходиться у роботодавця, про надання копії наказу про звільнення та про письмове повідомлення про їх нарахування. Проте навряд чи у наведеній ситуації працівник прийде в день звільнення до роботодавця, щоб поставити свій розчерк у необхідних документах, отримати трудову книжку, наказ, повідомлення про нараховані йому суми тощо. І в такому разі треба надіслати працівнику в день звільнення поштове повідомлення (електронними засобами зв’язку) із зазначенням необхідності отримання цих документів.

Кількість днів відпускної компенсації

Компенсацію за невикористані дні відпустки (якщо такі є) маємо виплатити працівнику при звільненні в обов’язковому порядку незалежно від підстави звільнення. На її виплату також не впливає факт затяжної відсутності працівника з нез’ясованих причин.

Кількість днів щорічної основної відпустки, які маємо компенсувати, визначаємо шляхом розрахунку. У період дії воєнного стану маємо безліч ситуацій, які раніше мало зустрічалися або не зустрічалися взагалі, але тепер маємо їх ураховувати.

Перше, що нам потрібно для визначення кількості днів відпускної компенсації, то порахувати, скільки в кожному робочому році він заробив відпустки, скільки використав і скільки залишилося. Як правило, останній робочий рік, в якому звільняється працівник, відпрацьований не повністю, тому і кількість днів відпускної компенсації буде враховуватися пропорційно відпрацьованому часу, який зараховується до відпускного стажу. Формулу для обчислення кількості календарних днів невикористаної відпустки ви можете знайти у статті «Відпускна компенсація: тонкощі розрахунку під час війни» цього номера.

Найкраще проявляються всі нюанси на прикладі. Тож наведемо його.

Приклад 1. Припустимо, що робочий рік працівника відлічується з 29 листопада (дата прийняття на роботу). За робочий рік 29.11.2021 — 28.11.2022 та за останній робочий рік, в якому працівника звільнено (29.11.2022 — 28.11.2023), щорічна основна відпустка не надавалася, за всі попередні роки повністю використана. Повна тривалість щорічної основної відпустки становить 24 календарних дні. На інші щорічні відпустки і додаткову відпустку на дітей працівник права не має. При цьому з 29.11.2021 по 28.02.2022 працівник увесь час працював, далі весь березень і квітень 2022 року працівник перебував у простої (не зі своєї вини) з оплатою 2/3 окладу. А починаючи з травня 2022 року і по день звільнення (19.01.2023) був відсутній з нез’ясованих причин, на зв’язок не виходив.

Розрахуємо кількість днів «заробленої» щорічної відпустки за робочий рік 29.11.2021 — 28.11.2022. Для цього нам потрібно підготувати наступні вихідні дані:

— кількість календарних днів повної щорічної основної відпустки — 24;

— кількість календарних днів цього робочого року, які зараховуються до стажу роботи, що дає право на щорічну основну відпустку. Сюди зарахуємо період роботи з 29.11.2021 по 28.02.2022 + період простою з 01.03.2022 по 30.04.2022 і все. Період, коли працівник був відсутній на роботі з нез’ясованих причин, до відпускного стажу не потрапить. У результаті маємо 153 календарних дні;

— святкові і неробочі дні цього робочого року. Це 4 дні (25 грудня 2021 року, 1 і 7 січня та 8 березня 2022 року). Нагадаємо, що з 24 березня 2022 року на період дії воєнного стану дія ст. 73 КЗпП, яка визначає святкові і неробочі дні, призупинена, тому і свят після 24.03.2022 у цьому робочому році не маємо;

— загальна кількість календарних днів у робочому році — 365.

Маючи всі вихідні дані, обчислимо кількість днів щорічної основної відпустки за робочий рік 29.11.2021 — 28.11.2022:

24 х ((153 – 4) : (365 – 4)) = 9,824175824 ≈ 10.

Отже, за робочий рік з 29.11.2021 по 28.11.2022 працівник заробив і не відгуляв 10 днів основної щорічної відпустки.

Тепер розрахуємо кількість днів заробленої відпустки в останньому робочому році 29.11.2022 — 19.01.2023.

Результат обчислення кількості календарних днів останнього робочого року, які зараховуються до стажу роботи, що дає право на щорічну основну відпустку, дав нам «0». Адже усі календарні дні останнього робочого року, включаючи день звільнення, працівник був відсутнім з нез’ясованих причин. А вони не зараховуються до відпускного стажу.

Отже, і решту показників для обчислення кількості днів заробленої відпустки в останньому робочому році розраховувати немає сенсу. Якими б вони не були, а показник «0» при помноженні його на решту показників у формулі розрахунку в кінцевому результаті дасть «0». Звідси робимо висновок, що в останньому робочому році працівник не заробив жодного дня щорічної основної відпустки.

Тоді при звільненні компенсувати будемо йому тільки 10 календарних днів відпустки за робочий рік 29.11.2021 — 28.11.2022.

Сума відпускної компенсації

При розрахунку відпускної компенсації керуємося правилами Порядку № 100*.

* Порядок обчислення середньої заробітної плати, затверджений постановою КМУ від 08.02.95 № 100.

Сума відпускної компенсації розраховується множенням кількості календарних днів невідгуляної відпустки на середньоденну зарплату.

Розрахуємо середньоденну зарплату, в загальному випадку, виходячи з 12-місячного розрахункового періоду, який передує місяцю її нарахування і виплати. І для її обчислення суму нарахованої зарплати розрахункового періоду ділимо на кількість календарних днів цього періоду без урахування святкових і неробочих днів, а також днів, не відпрацьованих з поважних причин. Про актуальні нюанси розрахунку відпускної середньої ви можете почитати у статті «Відпускна компенсація: періоди, які не враховуємо при розрахунку середньої» цього номера. Для наочності продовжимо попередній приклад.

Приклад 2. Працівнику, якого звільняємо 19.01.2023, треба компенсувати 10 днів невикористаної щорічної основної відпустки. У розрахунковому періоді січень — грудень 2022 року йому нарахована зарплата у січні і лютому 2022 року по 8500 грн за повністю відпрацьований час у кожному з цих місяців. У березні і квітні працівник був у простої, який оплачений виходячи з 2/3 окладу. З травня по грудень — працівник був відсутнім з нез’ясованих причин.

Обчислимо кількість календарних днів, які беруть участь у розрахунку:

365 – 3 – 60 = 302,

де 365 — повна кількість календарних днів у розрахунковому періоді січень — грудень 2022 року;

3 — святкові і неробочі дні (1, 7 січня та 8 березня);

60 — кількість календарних днів, які припали на період простою, оплаченого з розрахунку 2/3 окладу (30 днів у березні без урахування вже змінусованого святкового дня 8 березня + 30 днів у квітні).

Зверніть увагу, час простою, який оплачений частково (у наведеному випадку з розрахунку 2/3 окладу) виключається з розрахункового періоду (абз. 6 п. 2 Порядку № 100).

А от час, коли працівник був відсутнім на роботі з нез’ясованих причин, з розрахунку не виключаємо, оскільки підстави для цього відсутні.

Розрахуємо середньоденну зарплату:

(8500 +8500) : 302 = 56,29 (грн).

Розрахуємо суму відпускної компенсації:

10 х 56,29 = 562,90 (грн).

Отже, підсумуємо.

Висновки

• Якщо працівника звільнено, то незважаючи на причину звільнення, треба обчислити кількість днів невикористаних ним щорічних відпусток, а також додаткової відпустки на дітей і, в разі їх наявності, обов’язково виплатити за них відпускну компенсацію.
• При розрахунку кількості днів заробленої відпустки проаналізуйте кожен робочий рік, приділяючи увагу періодам роботи, які зараховуються/не зараховуються до відпускного стажу.
• При обчисленні суми відпускної компенсації керуйтеся правилами Порядку № 100 і також пам’ятайте про періоди, які виключаються з розрахунку.
• У статті «Відпускний стаж VS розрахунковий період для середньої» цього випуску ви знайдете інформацію про те, як ураховувати різні ситуації при обчисленні відпускної компенсації.