Первинний документ без печатки: чи можна так?

Постачальник надав нам документи на товар. Але є тільки його підпис. Без печатки. ЧИ правомірно це? Як тоді переконатись у справжності підпису на документах?

Відповідь

Так, оформлення первинних документів без печатки є правомірним. Законодавство України не вимагає обов’язкового проставляння печатки на первинних документах. І наділ наведу пояснення.

Необов’язкова печатка

Перелік обов’язкових реквізитів первинних документів визначений у:

– ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні» № 996-XIV;

– п. 2.3 Положення про документальне забезпечення записів бухгалтерського обліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.1995 № 88.

У цих нормативно-правових актах печатка не зазначена як обов’язковий реквізит.

Вона може бути як додатковий реквізит, який можна включити до документів залежно від характеру операції або технології обробки даних, але це є правом, а не обов’язком.

Ба більше, уже досить давно Закон від 15.04.2014 № 1206-VII скасував обов’язковість використання печатки.

А Закон від 23.03.2017 № 1982-VIII вніс уточнення до ст. 58¹ Господарського кодексу України. Таким чином суб’єкт господарювання має право (а не обов’язок!) використовувати печатку. І відбиток печатки не може бути обов’язковим реквізитом жодного документа.

Не буде проблем і з податкової точки хору. От взяти хоча б індивідуальні податкові консультації (зокрема, ІПК від 11.06.2019 р. № 2658/6/99-99-15-02-02-15/ІПК) та інші роз’яснення (наприклад, на сайті ДПС у Тернопільській області). Тут підтверджено, що наявність або відсутність печатки на документі не впливає на його юридичну силу.

Дійсність підпису

Інша справа, як перевірити дійсність підпису на документах? Щоб переконатися, що підпис на документі належить представнику контрагента, можна вжити такі заходи:

1. Додаток до договору. Передбачте у договорі список осіб, уповноважених підписувати документи (із зразками їх підписів).
2. Довіреність. Вимагайте від представника покупця довіреність на отримання товарів (ТМЦ).
3. Перевірка документів. Перевіряйте документи, що посвідчують особу представника покупця, та документи, які підтверджують його повноваження.

ВИСНОВКИ

1. Первинні документи без печатки є цілком законними, якщо вони містять усі обов’язкові реквізити, передбачені законодавством.
2. Проставлення печатки — це лише право, а не обов’язок суб’єкта господарювання.
3. Для уникнення можливих спірних ситуацій доцільно заздалегідь врегулювати порядок підписання документів у договорі з контрагентом.