ПФУ змінив форми лікарняних, але портал не оновився: як подати заяву-розрахунок без ризику штрафів
Після набрання чинності постановою ПФУ №28-1 виникла практична проблема: на порталі ПФУ страхувальники (роботодавці) продовжують бачити старі форми заяви-розрахунку та повідомлення про виплату коштів застрахованій особі, хоча нормативно вже затверджено нові форми. Бухгалтерів із зарплати та соцстрахування особливо цікавить, чи вже прийнята постанова, чи потрібно подавати документи за новими зразками, де брати актуальні XML-файли та з якого моменту фонд почне приймати оновлені файли. Далі пояснюємо, що робити станом на 29.12.2025, як правильно подати лікарняні через портал ПФУ та що робити тим, хто подає документи у паперовій формі.
Постанова ПФУ №28-1: з якої дати діє та що саме змінилося
Постанова ПФУ №28-1, якою затверджено новий Порядок фінансування страхувальників для надання страхових виплат за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням, набрала чинності з 07.11.2025.
Цією постановою, зокрема, затверджено:
- нові форми заяви-розрахунку для фінансування лікарняних за рахунок ПФУ;
- нові форми повідомлення про виплату коштів застрахованій особі.
Як можна подати заяву-розрахунок і повідомлення: електронно або паперово
Новий Порядок передбачає можливість подання заяви-розрахунку та повідомлення:
✅ в електронній формі через портал ПФУ;
✅ у паперовій формі шляхом:
- особистого звернення до найближчого центру обслуговування ПФУ; або
- надсилання документів поштовим відправленням.
Проблема на порталі ПФУ: старі форми замість нових (станом на 29.12.2025)
Станом на 29.12.2025 при формуванні заяви-розрахунку та повідомлення на порталі ПФУ, після заповнення даних і перед відправкою, портал формує форми документів старого зразка для перегляду.
Це пов’язано з тим, що ПФУ ще не провів налаштування оновлених форм на порталі, хоча постанова №28-1 вже діє з 07.11.2025.
Чи потрібно чекати оновлення форм на порталі: позиція для бухгалтера
Оскільки страхувальник (роботодавець) не має можливості вплинути на форму документів, що генерується порталом, вважаємо, що подавати заяви-розрахунки та повідомлення необхідно вже зараз, не очікуючи технічного оновлення.
Це важливо, оскільки:
- ПФУ приймає такі форми без зауважень;
- подання документів за допомогою функціоналу порталу не створює для страхувальника ризику штрафних санкцій, адже форми формуються саме системою ПФУ.
XML-файли заяви-розрахунку та повідомлення: чому їх немає і де взяти
Щодо нових XML-форм заяви-розрахунку і повідомлення ситуація наразі аналогічна.
Поки ПФУ не оновить форми документів на порталі, страхувальник:
- не може завантажити;
- не може витягнути;
- не може сформувати документи у новому XML-форматі.
Тобто, станом на 29.12.2025 на порталі об’єктивно немає доступу до оновлених XML-файлів.
Коли ПФУ оновить форми: офіційних строків немає
Наразі ПФУ не дає коментарів щодо строків оновлення форм на порталі. Проте як тільки фонд оновить функціонал, це буде окремо повідомлено в новинах на платформі.
Якщо подаєте документи у паперовій формі — потрібні саме нові форми
Якщо страхувальник обирає подання заяви-розрахунку та/або повідомлення у паперовій формі, ці документи необхідно подавати за новими формами, які затверджені постановою ПФУ №28-1.
Якщо у страхувальника немає можливості сформувати заяву-розрахунок і подати її через електронний кабінет страхувальника, він повинен скласти її та подати саме в паперовій формі.
аблиця: як подавати лікарняні зараз (станом на 29.12.2025)
| Спосіб подання | Яка форма фактично подається | Чи потрібно чекати оновлення | Чи є ризики для страхувальника |
|---|---|---|---|
| Через портал ПФУ (електронно) | Портал формує старий зразок для перегляду | Ні, подавати можна вже зараз | Ні, ПФУ приймає без зауважень |
| Завантаження/витяг XML | Нові XML-файли поки недоступні | Так, доки ПФУ не оновить портал | Залежить від можливості подання іншим способом |
| Паперова форма (особисто/поштою) | Потрібно подавати нові форми | Ні | Важливо подати саме новий зразок |
Висновки
Постанова ПФУ №28-1 набрала чинності 07.11.2025 і затвердила, зокрема, нові форми заяви-розрахунку для фінансування лікарняних та повідомлення про виплату коштів застрахованій особі.
Станом на 29.12.2025 портал ПФУ після заповнення даних формує для перегляду старі зразки форм, оскільки ПФУ ще не налаштував нові форми на порталі.
Оскільки страхувальник не може змінити форму, яку генерує портал, заяви-розрахунки та повідомлення слід подавати вже зараз, не очікуючи оновлення, і без ризику штрафних санкцій, адже ПФУ приймає такі документи без зауважень.
Нові форми в XML-форматі поки що неможливо завантажити або витягнути, доки ПФУ не оновить функціонал порталу, а фонд наразі не озвучує строків оновлення.
Якщо страхувальник подає документи у паперовій формі (особисто або поштою), заяву-розрахунок та повідомлення необхідно оформлювати за новими формами, затвердженими постановою ПФУ №28-1.
Також вас може зацікавити:
Заява-розрахунок і Повідомлення про виплату лікарняних: нові правила від ПФУ вже діють!