Підтвердження відрядження за кордон

Для підтвердження закордонного відрядження необхідно мати відповідні документи. Тут слід орієнтуватись на норми Інструкції про службові відрядження № 59 та ПКУ.

Згідно з п. 7 розд. ІІІ Інструкції про службові відрядження № 59 витрати на відрядження відшкодовуються лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість цих витрат.

📜Такими документами є:

• транспортні квитки або транспортні рахунки (багажні квитанції), у тому числі електронні квитки за наявності посадкового талона, якщо його обов’язковість передбачена правилами перевезення на відповідному виді транспорту;
• розрахункові документи або документи, що підтверджують здійснення платіжної операції з їх придбання у готівковій чи безготівковій формі за всіма видами транспорту, в тому числі на чартерні рейси;
• рахунки, отримані із готелів (мотелів) або від інших осіб, що надають послуги з розміщення та проживання відрядженого працівника, в тому числі бронювання місць у місцях проживання;
• страхові поліси.

Водночас, положення Інструкції про службові відрядження № 59 є обов’язковими лише для бюджетних роботодавців.

При цьому важливим є правила оподаткування понесених у відрядженні витрат. А точніше – умови їх НЕоподаткування (ПДФО та військовим збором). Тому слід прислухатись до норм ПКУ.

📋 Відповідно до положень Податкового кодексу України, до документів, які підтверджують закордонне відрядження, належать:

1. Відмітки прикордонних служб про перетин кордону. Це можуть бути штампи у паспорті або довідка Головного центру обробки спеціальної інформації Держприкордонслужби України.
2. Проїзні документи (транспортні квитки або транспортні рахунки і багажні квитанції). Вони мають містити інформацію про вартість поїздки.
3. Рахунки на проживання від готелів або інших осіб, які надають послуги проживання. Важливо, щоб ці документи містили інформацію про термін проживання, види наданих послуг та їх вартість.
4. Страхові поліси та підтвердні документи про сплату страхового платежу.
5. Будь-які інші документи, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні.

Ці документи повинні бути оформлені відповідно до законодавства держави, де відбувалося відрядження. Якщо документи були складені іноземною мовою, потрібен їх автентичний переклад українською.

Якщо відрядження підтверджене згаданими документами, витрати на нього не є об’єктом оподаткування ПДФО та ВЗ.

Також вам стане у пригоді стаття Підтвердні документи на відрядження