Подарунки дітям працівників: документальне оформлення

Роботодавці готують подарунки під ялинку для дітей свої працівників. Ідею для презентів не підкажу. Зате як це правильно документально оформити – легко, чітко і структуровано. Поїхали.

Наказ про роздачу подарунків

Для організації процесу роздачі подарунків керівник видає наказ або розпорядження.
Типової форми немає, тому наказ складається у довільній формі з дотриманням загальних правил діловодства.

Що включити до наказу:

1. Доручення кадровому відділу (або іншій уповноваженій особі):
   • Скласти перелік працівників, які мають дітей (на підставі копій свідоцтв про народження або інших документів, що підтверджують опіку чи усиновлення).
   • Визначити кінцевий термін для надання цих документів, якщо їх ще не надали.
2. Встановити критерії:
   • Вік дітей (до 18 років — згідно з законодавством).
   • Кількість подарунків.
3. Рішення щодо подарунків:
   • Вид подарунків (солодощі, іграшки, книги тощо).
   • Орієнтовну вартість одного подарунка.
4. Призначити відповідальних осіб:
   • За закупівлю або формування подарунків.
   • За роздачу подарунків працівникам.
5. Терміни виконання наказу.

Перелік працівників, які мають дітей

Для визначення кількості подарунків складається перелік працівників, які мають дітей.

Інформацію збирають на основі наданих документів (копії свідоцтв тощо).

Працівників, які працюють дистанційно або перебувають за межами України, до списку не включають.

Закупівля подарунків

Закупівля подарунків оформлюється відповідними первинними документами:

• Безготівковий розрахунок: підтверджується банківською випискою.
• Готівковий розрахунок: відповідальна особа надає авансовий звіт із доданими чеками, квитанціями тощо.

Роздача подарунків

Після закупівлі подарунки роздають відповідно до затвердженого переліку:

Працівники підтверджують отримання підписами у відомості.

Якщо відомість містить усі обов’язкові реквізити, додатковий акт на списання не потрібен.

Роздача подарунків оформлюється відомістю, яка є первинним документом. Вона є має такі обов’язкові реквізити:

• Назва роботодавця.
• Дата складання відомості та період видачі подарунків.
• ПІБ працівників і кількість подарунків.
• Підписи працівників про отримання подарунків.
• ПІБ, посади й підписи осіб, які склали відомість і підтверджують її результати.

Ця відомість є підставою для списання подарунків із балансу підприємства.

Приклад такої відомості наведено на рис. нижче.

ВИСНОВКИ

1. Першим документом є наказ про роздачу подарунків.
2. Треба скласти перелік працівників, які мають дітей.
3. Закупівля подарунків оформлюється відповідними первинними документами.
4. Роздачу подарунків оформлюють відомістю. У ній працівники ставлять підпис.