Помилки в розрахунку компенсації за невикористану відпустку 2025
Грошова компенсація за невикористану відпустку у 2025 році: поширені помилки бухгалтера при звільненні працівника.
Коли і як можна виплатити грошову компенсацію за невикористану відпустку? Які найчастіші помилки допускають бухгалтери при звільненні працівника у 2025 році? Чому виплата компенсації за відпустку важлива незалежно від воєнного стану та фінансових труднощів роботодавця? У цій статті ви знайдете відповіді на ці та інші запитання, що стосуються нарахування компенсації за відпустку.
Нормативна база: на що спиратись?
Питання заміни відпустки грошовою компенсацією регулюється частинами 1 та 3 статті 83 Кодексу законів про працю України (КЗпП), а також частинами 1 та 3 статті 24 Закону України “Про відпустки” від 15.11.1996 р. № 504/96-ВР. Ці норми однозначно вказують: грошова компенсація виплачується за всі дні невикористаної щорічної відпустки та соціальної відпустки, у випадках, передбачених законом.
Помилка 1️⃣: Відмова у виплаті компенсації через відсутність коштів
Часто роботодавці вважають, що брак коштів у підприємства є підставою для невиплати компенсації. Це глибока помилка. Жоден нормативно-правовий акт не надає такого права роботодавцю. Пояснення “немає грошей” не звільняє від відповідальності.
Особливо це актуально у період дії воєнного стану. Відповідно до частини 1 статті 12 Закону України № 2136-IX від 15.03.2022 “Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану”, навіть у таких умовах працівнику при звільненні має бути виплачена грошова компенсація за невикористану відпустку згідно з вимогами статті 24 Закону про відпустки.
Помилка 2️⃣: Компенсація тільки за поточний рік
Частина бухгалтерів допускає помилку, виплачуючи компенсацію лише за відпустку поточного робочого року. Це порушення. Працівнику при звільненні має бути компенсовано всі невикористані дні щорічної основної та додаткової відпустки, що були накопичені за всі роки трудових відносин. А також додаткової соціальної відпустки на дітей. Це прямо передбачено частиною 1 статті 24 Закону про відпустки.
Встановлювати в колективному договорі чи внутрішньому локальному акті норму, за якою виплачується компенсація лише за поточний рік, заборонено. Такий підхід є обмеженням трудових прав працівника. Стаття 9 КЗпП визначає, що умови трудових договорів, які погіршують становище працівника порівняно з чинним законодавством, вважаються недійсними.
Помилка 3️⃣: Не виплатили компенсацію через відсутність заяви
Ще одна розповсюджена помилка — вимагати від працівника заяву для нарахування компенсації при звільненні. Важливо пам’ятати, що така заява потрібна лише у випадках, коли працівник просить про грошову компенсацію під час дії трудових відносин (наприклад, у разі мобілізації чи часткової компенсації відпустки).
А от при звільненні компенсація виплачується автоматично. Наявність чи відсутність заяви не впливає на обов’язок роботодавця здійснити відповідну виплату.
Якщо мова йде про компенсацію соціальної відпустки на дітей, то тут слід надати додаткові документи. Зокрема, роботодавець має отримати підтвердження, що другий з батьків не скористався цією відпусткою у відповідному році. Це може бути довідка довільної форми з місця його роботи. Хоча на нашу думку, слід виконати хоча б мінімальну необхідність – працівник має вказати в заяві, що інший з батьків не використав відпустку за відповідний рік або не отримав за неї компенсацію.
Помилка 4️⃣: Компенсація соцвідпустки під час трудових відносин
Грошова компенсація за соціальну відпустку на дітей допускається виключно у двох випадках: при звільненні працівника або за його заявою у разі мобілізації. Усі інші ситуації (наприклад, бажання отримати гроші замість використання відпустки в календарному році) є незаконними.
Приклад:
Працівниця має право на 24 календарні дні щорічної основної відпустки та 10 календарних днів соціальної відпустки як мати двох дітей до 15 років. Ці 10 днів не враховуються у межах 24 днів щорічної відпустки.
Помилковими будуть такі дії:
- Надати 24 дні щорічної відпустки днями відпочинку, а за 10 днів соціальної — виплатити компенсацію.
- Надати 14 днів щорічної відпустки + 10 днів соціальної, а решту 10 днів щорічної компенсувати грошима.
Соцвідпустка має надаватися лише днями відпочинку або повністю компенсуватись при звільненні.
Помилка 5️⃣: Часткова компенсація щорічної відпустки
Компенсація частини щорічної відпустки можлива лише тоді, коли загальна її тривалість за робочий рік перевищує 24 календарні дні. Якщо працівнику належить лише 24 к.дн., компенсувати нічого.
Приклад:
Майський В. П. має 24 дні щорічної основної відпустки — компенсація не допускається. Петраковський М.О. має 26 днів (через встановлену інвалідність). У такому разі дозволено надати 24 дні відпустки та компенсувати 2 дні за його заявою.
Помилка 6️⃣: Компенсація накопичених днів “гуртом”
Компенсувати усі накопичені дні з різних років однією сумою без деталізації — некоректно. За кожен робочий рік слід оцінювати тривалість відпустки окремо.
Приклад:
Працівник має інвалідність (3 група), йому належить по 26 днів щорічної відпустки за кожен рік. Загалом накопичено 52 дні за два роки. Потрібно надати по 24 дні днями відпочинку за кожен рік, а по 2 дні на кожен рік компенсувати за заявою працівника. Отже, загальна компенсація складе лише 4 дні.
Помилка 7️⃣: Спочатку компенсація, потім відпустка
Згідно з листом Мінсоцполітики від 07.12.2016 № 731/13/116-16, компенсація за відпустку виплачується лише після надання 24 к.дн. щорічної відпустки. Спочатку оформляється наказ на 24 дні, потім на підставі заяви працівника — компенсація за залишок.
Висновки
- Компенсація за невикористану відпустку при звільненні є обов’язковою та не потребує заяви від працівника.
- Соцвідпустка на дітей не компенсується під час трудових відносин.
- Компенсація мобілізованим можлива лише за їх письмовим бажанням.
