Посадова інструкція: практичний гід для роботодавця та працівника

Що таке посадова інструкція? Для чого вона потрібна працівнику і роботодавцю? Яка структура посадової інструкції? Чи є штрафи за її відсутність?

📩 Посадова інструкція бухгалтера

Що таке посадова інструкція

📝 Посадова інструкція – це організаційний документ, який визначає:

• коло завдань та обов’язків працівника;
• його права та межі відповідальності;
• вимоги до кваліфікації;
• службові зв’язки з іншими працівниками та підрозділами.

Вона необхідна для всіх посад, зазначених у штатному розписі, окрім керівників, функції яких визначені статутом або положенням про підприємство.

Чому інструкція потрібна

👨‍💼 Роботодавцю:

• дозволяє закріпити функціональні обов’язки;
• допомагає у випадках спорів з працівниками;
• забезпечує можливість притягнення до дисциплінарної чи матеріальної відповідальності;
• є доказом при звільненні за невідповідність чи систематичне невиконання обов’язків.

👷‍♂️ Працівнику:

• захищає від виконання роботи, яка не передбачена договором;
• дає підстави для вимоги доплати за «чужі» завдання;
• слугує аргументом у спорах із роботодавцем.

Хто складає та як оформлюється

Проєкт інструкції зазвичай готує безпосередній керівник працівника. 👉 Далі документ узгоджується з кадровою та юридичною службами. 👉 Затверджується наказом керівника. 👉 Складається у двох примірниках (кадри та керівник підрозділу), копію отримує працівник. 👉 Працівник обов’язково ознайомлюється під підпис.

📌 Важливо: у тексті використовуються імперативні формулювання («повинен», «має право», «забороняється»), а не рекомендаційні («бажано», «можна»).

Структура типової посадової інструкції

1. Загальні положення (посада, підпорядкованість, кваліфікаційні вимоги, нормативна база).
2. Завдання та обов’язки (деталізація функцій працівника).
3. Права (перелік повноважень для виконання обов’язків).
4. Відповідальність (межі та наслідки невиконання).
5. Повинен знати (необхідні знання, нормативні акти).
6. Кваліфікаційні вимоги (освіта, досвід роботи, спеціальні навички).
7. Взаємовідносини за посадою (зв’язки з іншими підрозділами, терміни подання інформації).

Внесення змін

🔄 Зміни можливі у випадках:

• зміни назви підприємства або структурного підрозділу;
• нової редакції штатного розпису;
• розширення чи уточнення кола обов’язків.

Порядок внесення змін – такий самий, як і при затвердженні.

⚠️ Якщо зміни є істотними умовами праці (наприклад, зміна обов’язків), працівника потрібно попередити за 2 місяці (ст. 32 КЗпП). Під час воєнного стану – не пізніше дати запровадження (Закон № 2136).

Відповідальність за відсутність інструкції

⛔ Максимальний штраф – 1 МЗП (за результатами перевірки Держпраці).

Під час воєнного стану – штраф не застосовується, якщо усунути порушення після припису.

Але основний ризик – судові спори з працівниками через нечітке визначення функцій.

Посадова інструкція vs трудовий договір

Критерій	Трудовий договір	Посадова інструкція
Сутність	Угода між працівником і роботодавцем	Визначає функціональні обов’язки
Зміст	Умови праці, час, оплата, гарантії	Завдання, обов’язки, відповідальність
Юридичний статус	Має силу договору	Доказ у спорах, локальний акт
Хто підписує	Обидві сторони	Затверджує керівник, працівник ознайомлюється
Зміна	Лише за згодою сторін	За рішенням роботодавця (з повідомленням працівника)