Повідомлення про зміну облікових даних: подаємо вчасно

Щомісяця до 5 числа роботдавці мають повідомляти ТЦК про зміни в облікових даних працівників – військовозобов’язаних, резервістів чи призовників. Хто, про що, коли, куди та за якою формою має повідомляти? По все по-порядку.

Хто повідомляє?

Підприємства, установи, організації та інші суб’єкти господарювання зобов’язані повідомляти територіальні центри комплектування (ТЦК) про зміни облікових даних працівників, які є військовозобов’язаними, резервістами чи призовниками. Це регламентовано пунктом 34 Порядку організації та ведення військового обліку № 1487.

Що роблять?

• У п’ятиденний строк з моменту отримання документів від працівника або їх відображення в електронній формі через мобільний додаток «Дія» вносять зміни до списків персонального військового обліку.
• Щомісяця до 5 числа подають до відповідного ТЦК Повідомлення про зміну облікових даних (додаток 4 до Порядку № 1487 – рис. нижче).

Які дані треба повідомляти?

Подають Повідомлення про зміни в таких даних:

• Прізвище, ім’я, по батькові
• Паспортні дані громадянина України або для виїзду за кордон
• Адреса задекларованого чи зареєстрованого місця проживання
• Фактична адреса проживання
• Сімейний стан
• Освіта
• Місце роботи
• Посада

Також слід подати Повідомлення у разі таких робочих змін:

• переведення на іншу посаду;
  • переведення на інше місце роботи;
  • зміна назви посади відповідно до оновлення Класифікатора професій.

Коли подають?

Повідомлення подають щомісяця до 5 числа після того, як:

1. Працівник надав документи про зміну облікових даних.
2. Роботодавець провів зміни в документах.
3. Було виявлено розбіжності під час внутрішнього звіряння списків обліку.

Примітка: якщо 5 число припадає на вихідний, перенесення строку не передбачене. Рекомендується подавати повідомлення заздалегідь.

Як виявляють зміни облікових даних?

Роботодавці проводять внутрішнє звіряння, під час якого перевіряють наявність змін у даних працівників. У п’ятиденний строк після звіряння вносять зміни до списків обліку та подають відповідні повідомлення до ТЦК.

Якщо працівник подає документи із запізненням?

1. Повідомлення подають до ТЦК, орієнтуючись на дату, коли працівник надав документи, а не на дату фактичної зміни облікових даних.
2. Для підтвердження часу отримання документів:
   • Працівник ставить підпис на копії документа із зазначенням дати.
   • Працівник надає заяву з проханням долучити документи до облікових даних.

Куди подають?

Повідомлення за додатком 4 Порядку №1487 надсилають до ТЦК, де працівник перебуває на військовому обліку.

Яка відповідальність за порушення?

Невиконання вимог щодо військового обліку карається відповідно до ст. 210¹ КУпАП. З 19.05.2024 застосовуються нові штрафні санкції:

• За перше порушення: штраф від 17000 до 25500 грн.
• Повторне порушення: штраф від 25500 до 34000 грн.
• У воєнний стан: штраф від 3 000 до 59500 грн.

Адміністративні штрафи накладають керівники ТЦК. При цьому враховують всі виявлені порушення, а не кожне окремо.

Як заповнюють Повідомлення?

Форма заповнюється:

1. Друковано або від руки.
2. У реквізитах зазначають:
   • Назву ТЦК.
   • Особисті дані працівника.
   • «VIN-код» працівника з військово-облікового документа.
   • Підставу для зміни облікових даних (наприклад, зміна прізвища чи місця проживання).
   • Реквізити підтвердних документів.

Як подають Повідомлення?

1. Відправляють поштою рекомендованим листом з описом вкладення.
2. Наразі подання через електронні сервіси не передбачене.

ВИСНОВКИ

1. Повідомлення про зміну облікових даних подають за формою додатка 4 до Порядку № 1487.
2. Документи подають до ТЦК, де працівник перебуває на військовому обліку.
3. Додаткові підтвердні документи не додаються до повідомлення.
4. Відповідальність за несвоєчасне подання несе роботодавець.